Koulutuslautakunta
Pöytäkirja 28.03.2023/Pykälä 33

Koulutuslautakunta 28.02.2023 § 22     

Valmistelija Talouspäällikkö Timo Saario

Luonnonmaan perhetalo otetaan käyttöön 1.8.2023. Sen irtaimistohankintoihin on koulutuslautakunnan vuoden 2023 talousarvion investointiosassa varattu yhteensä 1 000 000 euroa.

Naantalin sivistyspalvelut on yhdessä hankintapalvelujen kanssa pyytänyt tarjoukset Luonnonmaan perhetalon varhaiskasvatuksen kalusteista. Tarjouksensa määräaikaan mennessä jättivät:

1. Kuopion Woodi Oy

2. Toika Oy

Tarjouspyyntö ja tarjousten avauspöytäkirja ovat liitteinä.

Liite 1, Koulutuslautakunta 28.2.2023

Liite 2, Koulutuslautakunta 28.2.2023

Tarjouksista Toika Oy:n tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia seuraavasti:

- Avohyllykkö: kriteereissä pyydetty 2-osastoinen, Toikalla ei osastoja.

- Matala avohyllykkö: kriteereissä pyydetty 3-osastoinen, Toikalla ei osastoja.

- Laatikkohylly: pyydetty laatikot korkeapainelaminaatista, Toikalla vain etusarja korkeapainelaminaattia.

- Pyydetty myös hyllyköihin pyörät, joista etummaiset lukittavat. Toikalla ei pyöriä mainita tuotekorteissa.

Esittelijä Sivistysjohtaja

Päätösehdotus Koulutuslautakunta päättää hylätä Toika Oy:n tarjouksen. Peruste: Tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia.

Koulutuslautakunta päättää valita Luonnonmaan perhetalon varhaiskasvatuksen kalusteiden toimittajaksi Woodi Oy:n.

Päätös Sivistysjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

Koulutuslautakunta 28.03.2023 § 33      

196/02.08.00/2023    

 

Valmistelija Talouspäällikkö Timo Saario

Toika Oy on valitusajan aikana tehnyt hankinnasta oikaisuvaatimuksen.

Hankintaoikaisuvaatimus on liitteenä.

Liite 1, Koulutuslautakunta 28.3.2023

Toika Oy vaatii, että toimittajaksi valitaan kokonaisedullisimman tarjouksen antaja Toika Oy, koska koulutuslautakunnan päätös hylätä Toika Oy:n tarjous perusteella "Tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia" perustuu virheeseen, joka johtuu tarjouspyynnön tuotemääritelmien tulkinnanvaraisuudesta. Toika Oy:n mukaan heidän tuotteensa täyttävät tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset.

Sivistyspalvelut on yhdessä hankintatoimen kanssa käynyt läpi Toika Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen.

Toika Oy perustelee hankintaoikaisuvaatimustaan tarjouspyynnön tuotemääritelmien tulkinnanvaraisuudella.

Hankinta toteutettiin sähköisellä Cloudia-hankintajärjestelmällä. Järjestelmä sisältää lisätietokysymys osion. Tarjouspyynnön mukaan kysymykset tuli lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. Muilla tavoilla esitettyihin kysymyksiin ja tiedusteluihin ei tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi voida vastata. Tarjoajan oli tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset (ml. kysymykset ja vastaukset) tarjouspyyntöasiakirjoihin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista ennen tarjouksen jättämistä. Tarjouspyyntöön mahdollisesti tehtävät muutokset ja tarkennukset saattavat kumota jo lähetetyt ja vielä keskeneräiset tarjoukset toimittajaportaalissa, jolloin tarjous tuli tehdä uudelleen.

Lisätietokysymykset oli lähetettävä 15.2.2023 klo 11:00 mennessä. Toika Oy ei tehnyt ainoatakaan lisäkysymystä. Toika Oy ei myöskään huomioinut portaalissa esitettyä kysymystä "Jotta tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuus voidaan todentaa, sopiihan että Excel tiedostossa viitataan tuotekortteihin, jotka ladataan liitteenä TUOTEKORTIT." Kysymykseen annettiin vastaus, jossa se hyväksyttiin.

Toika Oy:llä olisi näin ollut mahdollisuus lisäkysymyksin selvittää havaitsemansa tuotemääritelmien tulkinnanvaraisuudet.

Toika Oy perustelee oikaisuvaatimustaan myös seuraavasti:

"Tarjousten tasapuolinen käsittely edellyttää, että hankintayksikön on myös pidettävä kiinni asettamistaan vaatimuksista ja vertailuperusteista. Hankintayksikkö ei saa tarjousten jättämisen jälkeen lisätä tai poistaa hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Myöskään uusia vertailuperusteita ei saa lisätä tai jättää ilmoitettuja vertailuperusteita soveltamatta."

Toika Oy:n alkuperäisessä tarjouksessa oli vain maininnat tuotteiden koodeista esim. TK754-LLA työpöytä. Tiedoissa ei ollut mainintaa tuotteiden ominaisuuksista, koosta tai materiaaleista. Näin ollen tuotteista oli mahdotonta tietää, olivatko ne tarjouspyynnössä määriteltyjen kriteerien mukaisia. Toika Oy:n verkkosivuilta ei myöskään tuotteiden tuotekortteja, eikä muutakaan tietoa tuotteista. Toika Oy:ltä pyydettiin puhelimitse tiedot tuotteista, jotka he lupasivat lähettää sähköpostilla, koska verkkosivuilta ei niitä ollut.

Pyyntö tehtiin, jotta tarjousten vertailtavuus olisi mahdollista. Jotta syrjimättömyys vertailussa säilyisi, hankintayksikkö muuttanut tarjouspyyntöään tai antanut siitä sisätietoja pyynnön yhteydessä

Vertailtaessa lähetetyn tiedoston tuotteita tarjouspyynnössä määriteltyihin kriteereihin ja esimerkkituotteisiin, todettiin seuraavat puutteet:

- VTYÖ, ei mainintaa kaapiston materiaalista

- VP1, ei mainintaa huopanastoista

- VP2 ei mainintaa kannen materiaalista

- VP3, ei mainintaa huopanastoista

- VOP1, ei mainintaa huopanastoista

- RAK1, pyydetty muovisia laatikoita ja korkeus 350 mm. Kuvassa laatikot puisia ja etusarjat korkeapainelaminaattia, ei tarpeeksi laatikoita ja korkeus 400 mm

- T1, ei mainittu tuolin korkeutta, eikä huopanastoja

- T2, ei mainittu huopanastoja

- PP, mitat väärät: pyydetty 600x400x170/260, tarjottu 350x300x420

- VL1/VO2, ei mainintaa lukittavista pyöristä

- AVO6 avohyllykkö, ei osastoja, ei mainintaa pyöristä, eikä niiden lukittavuudesta

- AVOM6, ei osastoja, eikä mainintaa lukittavista pyöristä

- l/IL9, pyydetty koko laatikko korkeapainelaminaattia, tarjottu etusarja korkeapainelaminaatilla

- P/TL3 penkki ei vastaa ulkonäöllisesti esimerkkituotetta, penkissä ei näy pehmustetta, korkeus pyydetty 400-450, tarjottu 490

- MV, ei vastaa esimerkkituotetta: kuivaustasot ylös asti ja samaa väriä kuin vaunu, ei mainintaa lukittavista pyöristä

- MUSV1 ei mainintaa lukittavista pyöristä

- TyV, ei mainintaa lukittavista pyöristä

- TKI224992, pyydetty kangas nylon, tarjottu pure

- VNT nojatuoli, esimerkkituote iskun Big Hug, tarjottu tuote ei vastaa ulkonäöltään esimerkkituotetta

- TK2802 lukumaja, pyydetty talomainen lukumaja, tarjottu laatikon mallinen

- TK2804 peili, ei mainintaa turvalasista

- TKL117561peilitalo, pyydetty turvalasipeilit, tarjottu akryylipeilit

- Lkeittiö, ei mainintaa lukittavista pyöristä eikä kannen materiaalista

- VP pöytä, ei mainintaa koosta eikä huopanastoista

- VOP2 oppilaspöytä, ei mainintaa koosta eikä huopanastoista

- KOP1 oppilaspöytä, ei mainintaa koosta eikä huopanastoista

- TK294 kasvivaunu, ei mainintaa säädettävistä hyllyistä

Lisäksi toimitetuista kalustekuvista puuttui kokonaan:

- FT oppilastuoli

- KS kulmasohva

- PNT pieni nojatuoli
- RAK3 rakentelupöytä

Näiden tuotteiden osalta ei voitu arvioida, vastaavatko tuotteet tarjouspyynnön vaatimuksia.

Esittelijä Sivistysjohtaja

Päätösehdotus Koulutuslautakunta päättää hylätä Toika Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana.

Päätös Sivistysjohtajan ehdotus hyväksyttiin.