Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 199

Kaupunginhallitus 19.06.2023 § 199      

504/02.08.00/2023    

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Naantalin kaupungille käyttäjäystävällinen sähköinen työajanseurantajärjestelmä SaaS-palveluna. Työajanseurantajärjestelmä tulee toimia mobiililaitteella sekä työasemasovelluksella. Järjestelmän tulee tulkita ja laskea kunta-alan työ- ja virkaehtosopimusten työaikajärjestelmien työaikaa. Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton tavoiteajankohdaksi on asetettu 1.8.2023 tai erikseen sovitusti.

2023 talousarvion investointiosassa hankinnalle on varattu rahoitus kuluvalle vuodelle.

Tarjouskilpailu

Työajanseurantajärjestelmän hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä seutuhankintana Paimion kaupungin kanssa. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 22.5.2023 ja tätä on tarkennettu 23.5.2023. Tarjouspyyntö on ollut nähtävänä sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi.

Tarjouspyyntö liitteenä

Liite 1, Kh 19.6.2023

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.6.2023 kello 16.00. Määräaikaan mennessä saapui yhdeksän (9) tarjousta:

• BLC Turva Oy
• Devnet Oy
• Hailer Oy
• Linkity Oy
• Lounea Yritysratkaisut Oy
• Navicom Oy
• Saarni Nepton Oy
• Sebitti Oy
• Wizard Cow Oy

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville palveluille kriteerit, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, mutta tarjoajille on lähetetty tarkentavat kysymykset vähimmäisvaatimuksista:  tarjottavan työajanseurantajärjestelmän nimi ja palvelukuvaus tarjotusta työajanseurantajärjestelmästä sekä käyttöönottokokemus kunta-alalta. Tarjouspyynnön mukaisuus tarkistettiin Hailer Oy:lta, Wizard Cow Oy:ltä ja Lounea Yritysratkaisut Oy:lta. Täsmennetyn tarjouksen jälkeen Hailer Oy vetäytyi hankinnasta ja Wizard Cow Oy ei täyttänyt vähimmäisvaatimuksia.

Valintakriteeriksi tarjouspyynnön täyttäville tarjouksille on määrätty halvin kokonaishinta.

Kokonaishinnan painoarvot olivat seuraavat:

• Käyttöönotto 15 pistettä
• Ylläpitokustannus ja käyttöönoton tuki  80 pistettä
• AD-integraation kustannukset 5 pistettä

Tarjousten vertailu liitteenä.

Naantalin kaupunki päättää valita kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Lounea Yritysratkaisut Oy:n  työajanseurantajärjestelmän palveluntuottajaksi. Palveluntuottaja tarjoaa Nepton-järjestelmää.

Lounea Yritysratkaisut Oy:n kokonaishinta koostuu seuraavista osista:

• Käyttöönotto 5630 €
• Ylläpitokustannus ja käyttöönoton tuki  753 € /kk
• AD-integraation kustannukset 270 €

Vertailutaulukko on oheismateriaalina.

Oheismateriaali

-          vertailutaulukko

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Lounea Yritysratkaisut Oy:n tarjouksen neljäksi (4) vuodeksi. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan heti kokouksessa.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstön edustaja Juha Ovaska oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.