Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 16.05.2022/Pykälä 153

Kaupunginhallitus 16.05.2022 § 153      

240/02.08.00/2022    

 

Valmistelija tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Naantalin kaupungille käyttäjäystävällinen sähköisten tietojen pitkäaikaissäilytykseen sopiva säilytysjärjestelmä SaaS-palveluna. Säilytysjärjestelmä täyttää tiedonhallintalain, SÄHKE2-normin ja muun lainsäädännön ja normien mukaiset vaatimukset tietojen käsittelylle, säilytykselle ja hävittämiselle koko tiedon elinkaaren ajalla. Hankinta sisältää myös kolme järjestelmäintegraatiota kaupungin TIA-integraatioalustaa hyödyntäen. Säilytysjärjestelmän käyttöönoton tavoiteajankohdaksi on asetettu vuoden 2023 alku.

2022 talousarvion investointiosassa hankinnalle on varattu rahoitus kuluvalle sekä kolmelle seuraavalle vuodelle.

Sähköinen säilytysjärjestelmä mahdollistaa sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen asianhallintajärjestelmien ja operatiivisten järjestelmien tietoaineistoille, digitoitavalle paperiaineistolle sekä levyasemilla sijaitseville dokumenteille.

Valmistelu

Sähköisen säilytysjärjestelmän hankintaprosessi aloitettiin markkinavuoropuhelulla marraskuussa 2021. Tällä pyrittiin tutustumaan siihen, mitä toimijoita alalla tällä hetkellä toimii ja minkälaisia säilytysjärjestelmiä heillä on tarjota. Lisäksi halukkaiden palveluntarjoajien kanssa järjestettiin markkinakartoituksen kahdenkeskiset keskustelut. Näiden aikana saatiin määriteltyä yhä tarkemmin se, mitä kaupunki tulevalta säilytysjärjestelmästä tarvitsee ja mitä siihen ei kaivata.

Lisäksi tarjouspyyntöä valmisteltaessa tutustuttiin muiden kuntien

vastaaviin tarjouspyyntöihin, jotta saataisiin myös kuva kuntakentällä vallitsevasta kokonaistarpeesta. Muutama kunta oli jo hankkimassa toista sähköistä järjestelmää vanhan ongelmallisen järjestelmän korvaajaksi. Nämä kokemukset olivat erityisen hyödyllisiä määriteltäessä järjestelmän toiminnallisuuksia ja vaatimuksia.

Markkinavuoropuhelun ja muiden kuntien kokemusten perusteella  päätettiin sisällyttää kolmen järjestelmän integraatio säilytysjärjestelmän hankinta-asiakirjoihin. Tällä pyritään turvaamaan järjestelmän monipuolista hyödynnettävyyttä ja toiminnallisuuksien takaamista tulevaisuudessa. Integroitavat järjestelmät ovat nykyinen asianhallintajärjestelmä (Dynasty 10), passiivinen asianhallintajärjestelmä (Dynasty 6) sekä palkka- ja henkilöstöhallinnon Status-tietokanta. Kahden jälkimmäisen järjestelmän tiedot migroidaan säilytysjärjestelmään eli jatkuvaa järjestelmien välistä yhteyttä ei luoda.

Tarjouspyyntö valmisteltiin lisäksi sellaiseen muotoon, että tuleva sähköinen säilytysjärjestelmä mahdollistaa tiedon siirtämisen Kansallisarkiston kansalliseen sähköiseen arkistoon (SAPA), jonne tulevaisuudessa kuntien pysyvästi säilytettävä tieto tullaan siirtämään.

Tarjouskilpailu

Tarjouspyyntöä sekä sen liitteitä valmistelivat tiedonhallinnan asiantuntija, määräaikainen projektisuunnittelija, tietohallintopäällikkö, tietohallinnon it-suunnittelija ja hankintapäällikkö. Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia-hankintajärjestelmän kautta sähköisessä julkisten hankintojen ilmoituskanavassa, Hilmassa 11.3.2022. Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 19.4.2022 klo 11.30.

Tarjouskilpailun valintakriteeriksi oli asetettu kokonaispisteytys, joka muodostui laatupisteytyksestä sekä kokonaishinnasta. Kokonaishinta sisältää säilytysjärjestelmän ja sen testiympäristön käyttöönoton, käyttö- ja ylläpitokustannukset sekä tuen, kahdennetun tuotantoympäristön ja integraatiot.
 

Oheismateriaali:

Tarjouspyyntökirje ja vertailutaulukko

Tarjouksia saapui neljä (4) kappaletta. Tarjousten avaustilaisuus pidettiin 19.4. klo 11.30 Naantalin kaupungintalolla. Tarjouksen jättivät CGI Suomi Oy, Disec Oy, Innofactor Software Oy, Visma Consulting Oy. Korkeimmat pisteet antoin Disec Oy (174,3). Muut tarjoajat saivat pisteitä seuraavasti: Visma Consulting Oy (166,3), Innofactor Software Oy (160,2), CGI Suomi Oy (154,9).

Disec Oy:n tarjouksen kokonaishinnaksi sopimuskauden ajalle muodostui 166 000,00 €, kun hintaan otettiin mukaan optiona pyydetty kahdennettu tuotantoympäristö. Hinta ei sisällä arvonlisäveroa.

Kokonaishinta koostuu seuraavista osista:

-          Käyttöönotto 16 000,00 €

-          Vaiheittain toteutettavat integraatiot yhteensä 30 000,00 €

-          Ylläpitokustannus kahdennetussa tuotantoympäristössä 30 000,00 € per vuosi

Sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnan sopimusluonnos on liitteenä.

Liite A8, KH 16.5.2022

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää valita Naantalin kaupungin sähköisen säilytysjärjestelmän palveluntarjoajaksi Disec Oy:n hinnalla 166 000,00 (ALV 0%).

Sopimus tehdään 48 kuukaudeksi, jonka jälkeen se on voimassa toistaiseksi.

Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan tekemään sopimusluonnokseen tarvittavia muutoksia.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.