|
Kaupunginhallitus |
§ 251 |
12.06.2017 |
Sopimus ProEconomica-sovelluksen päivittämisestä Premium-versioksi
479/02.07.00/2017
Kaupunginhallitus 27.2.2017 § 57
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Kaupunginhallitus hyväksyi 23.1.2017 valmistelun käynnistämisen otsikkoasiassa ja edellytti, että erityistä huomiota kiinnitetään ProEconomican päivitystä koskevien sopimusten huolelliseen valmisteluun ja selkeyteen ja että sopimukset tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.
CGI on 17.2.2017 toimittanut sähköpostitse virallisen tarjouksen liitteineen, yhteensä 7 dokumenttia valmistelijalle. Tarjouksessa oleva hankekalenteri, hinnoittelu ja aikataulu vastaavat aiemmin esiteltyä materiaalia.
Oheismateriaali (ei julkinen):
-
Tarjousasiakirja liitteineen
CGI aloittaa tuotantoympäristön rakentamisen vasta, kun he ovat saaneet virallisen tilauksen eikä sitä voida tehdä ennen kuin kaupunginhallitus on hyväksynyt sopimuksen. Hankekalenterin mukainen ensimmäinen projektinohjaustapaaminen on sovittu pidettäväksi 9.3.2017 ja olisi toivottavaa, että sopimus olisi hyväksytty ennen ao. päivämäärää.
Tarjousasiakirja liitteineen on toimitettu rahatoimen henkilökunnan lisäksi kommentoitavaksi tietohallintopäällikölle, kaupunginlakimiehelle ja controllerille.
CGI:n yhteyshenkilöille on toimitettu lista asioista, joihin halutaan sisällöllistä lisäselvitystä.
Oheismateriaali (ei julkinen):
-
Selvityspyyntö
Ehdotan, että kaupunginhallitus merkitsee aineiston tässä vaiheessa tiedoksi ja että asia otetaan kaupunginhallituksen käsittelyyn kokouksessa 6.3.2017, kun vastaukset selvityspyyntöihin ja kaupunginlakimiehen lausunto on saatu.
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus merkitsee aineiston tässä vaiheessa tiedoksi. Asia otetaan käsittelyyn kaupunginhallituksen seuraavassa kokouksessa 6.3.2017.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen oli läsnä kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.
Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginhallitus 06.03.2017 § 73
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Kirjanpitopäällikön ja tietohallintopäällikön kanssa yhteistyössä on esitetty CGI:lle kysymyksiä ja havaintoja vastattavaksi ja kommentoitavaksi. Viime kädessä kohteena olevaan SaaS-palveluun liittyvät tärkeimmät kysymykset ja tarkennuspyynnöt liittyvät seuraaviin näkökulmiin:
-
Jatkuvuudenhallinta
Olemme pyytäneet tarkempaa kuvausta ja selvitystä siitä, miten palvelu on käytettävissä ja siitä mikä on toimintaympäristön tekninen ratkaisu (esim. kahdennus).
-
Palautuminen
Olemme pyytäneet tarkempaa toimintakuvausta siitä, miten mahdollisista vikatilanteista palaudutaan.
-
Tietoliikenne
Olemme pyytäneet arviota siitä, minkälainen tietoliikennekapasiteetti tarvitaan yhteyksien hoitamiseen, koska sillä voi olla suuri merkitys tietoliikenteen aiheuttamiin lisääntyviin kustannuksiin.
Näihin asioihin emme ole toistaiseksi saaneet meitä tyydyttäviä selvityksiä. Mikäli tyydyttävät selvitykset saadaan ennen kokousta, voidaan CGI:n sopimusehdotus ehdottaa hyväksyttäväksi kokouksessa 6.3.2017. Mikäli niitä ei kokoukseen mennessä saada, on asian käsittely siirrettävä kaupunginhallituksen kokoukseen 20.3.2017. Tähän kokoukseen tarkastellaan myös sitä vaihtoehtoa, että sovellus asennettaisiin sittenkin kaupungin nyt käytössä oleville palvelimille, mikäli selvitykset eivät ole meitä tyydyttäviä.
CGI:n yhteyshenkilön mukaan tavoiteaikataulu voidaan pitää ennallaan lukuun ottamatta kahta ensimmäistä sovittua päivää eli tuotannon aloittamistavoite on edelleen 1.9.2017.
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus merkitsee asian tiedoksi ja päättää siirtää sen käsittelyn kokoukseen 20.3.2017, jollei kokouksessa anneta muutettua päätösehdotusta.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen ja tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen olivat läsnä kokouksessa asiantuntijoina tämän asian käsittelyn ajan.
Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginhallitus 20.03.2017 § 85
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Asian johdosta pidettiin etäneuvottelu 15.3.2017 klo 15 - 15.40. Neuvotteluun osallistuivat kaupungin puolella tietohallintopäällikkö ja kaupunginkamreeri sekä CGI:n puolella Matti Bodmann, Senni Alho, Arja Rahkonen ja Juha Laitinen. Avoimet kysymykset ja lyhyet muistiinpanot ovat oheisaineistossa.
Neuvottelussa saatiin avoimiin kysymyksiin tyydyttävät vastaukset.
Oheismateriaali:
-
Kaupunginkamreerin muistiinpanot neuvottelusta 15.3.2017
-
Tietohallintopäällikön näkemys
CGI toimittaa 15.3.2017 neuvottelun muistion kirjallisena. Varsinaisesta SaaS-sopimuksesta saamme uuden, päivitetyn version perjantaina 17.3.2017 klo 12.00 mennessä. Kirjallinen aineisto toimitetaan oheisaineistoon, kun se on saatu.
Sopimuksen tekemisen suhteen ei kaupungin puolelta ole estettä, mutta itse hankkeen kannalta oleellinen asia on sitovan tilauksen tekeminen ensi tiistaihin klo 12.00 mennessä - tällöin voimme varmistaa, että suunniteltu hankeaikataulu pysyy entisellään eikä siirry eteenpäin. Sopimus itsessään on käytävä läpi, jotta voimme varmistua sen päivitysten oikeellisuudesta ja se tuodaan erikseen hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen. Sopimuksen sisältö on aikaisemmin käyty läpi eikä sen sisällön suhteen ole ongelmia - tarkistamisen tarkoitus on varmistua siitä, että luvatut muutokset sen sisältöön on tullut päivitettyä.
Ehdotukseni on, että kaupunginhallitus
-
antaa rahatoimelle oikeuden tehdä sitova tilaus Pro Economican päivityksestä Premium-versioksi SaaS-palveluna välittömästi ja tämän varmistamiseksi tarkastaa tämän pykälän kokouksessa, jotta voidaan varmistaa suunnitellun aikataulun pitävyys
-
toteaa, että sopimuksen päivitysten takia varsinainen sopimus käsitellään seuraavassa kokouksessa.
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus päättää antaa rahatoimelle oikeuden tehdä sitova tilaus Pro Economican päivityksestä Premium-versioksi SaaS-palveluna välittömästi. Tämän varmistamiseksi pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta heti kokouksessa.
Kaupunginhallitus toteaa, että sopimuksen päivitysten takia varsinainen sopimus käsitellään seuraavassa kokouksessa.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että CGI Suomi Oy:n 17.3.2017 päivätty tarjous ProEconomica Premium SaaS-ratkaisusta toimitettiin kaupunginhallitukselle 17.3.2017.
Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju ja kaupunginkamreeri Juha Heinonen olivat läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastettiin heti kokouksessa.
Kaupunginhallitus 27.03.2017 § 109
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Liitteenä on Pro Economica Premium-päivityksen 21.3.2017 päivätty tarjous, joka liitteineen sisällöllisesti vastaa käytyjä neuvotteluja ja niissä esitettyjä tarkennuksia.
LIITE AA1, KH 27.3.2017 (salainen JulkL 24 §:n kohdan 20 nojalla)
Liitteenä on CGI:n standardisopimus, jota täydennetään liitteillä viimeistään perjantaina 24.3.2017. Standardisopimuksella tarkoitetaan vakiosisältöistä sopimuspohjaa, jota muokataan tarpeellisilta osin niin, että siitä muodostuu Naantalin kaupungin ja CGI:n välinen sopimus.
LIITE AA2, KH 27.3.2017 (salainen JulkL 24 §:n kohdan 20 nojalla)
Ehdotan, että kaupunginhallitus hyväksyy sopimuksen.
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus hyväksyy Pro Economica Premium-päivitystä ja sen käyttöä koskevan tarjouksen ja sopimuksen.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että Arja Hentonen poistui kokouksesta ennen tämän asian käsittelyn alkua kello 18.33 sekä että hänen tilalleen kokoukseen saapui varajäsen Hannele Vienonen.
Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen oli läsnä kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.
Kaupunginhallitus 29.05.2017 § 228
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Edellisen käsittelyn jälkeen CGI toimitti sopimusasiakirjat tarkastettavaksi ja allekirjoitusta varten.
Tarkastuksessa havaittiin sopimuksessa kohta, jota emme voi allekirjoittaa. Tästä syystä olen pyytänyt CGI:ltä selvitystä asiaan.
CGI on toimittanut uudet dokumentit, joissa aiempi sopimus jaettiin kahteen osaan, palvelusopimukseen ja toimitussopimukseen.
Keskeisin kritiikkimme on kohdistunut ohjelmiston ylläpitopalvelua koskevaan sopimuskohtaan, jonka mukaan ohjelman häiriötilanteiden korjaus ja virheiden kiertäminen ei sisältyisi kuukausimaksuun. Uusimmassa palvelusopimusversiossa ne kuuluvat sopimukseen. Edelleen kritiikkiä on esitetty samaan kohtaan palautettuun Takuuaika-käsitteeseen. Uusimmassa sopimuksessa tähän Takuuaika-käsitteeseen on lisätty selvennys, jonka voimme hyväksyä.
Sekä toimitus- että palvelusopimuksen kaikki dokumentit ovat esityslistan liitteinä sen mukaisina kuin ne on saatu CGI:ltä 22.5.2017. Hyväksymisen jälkeen on helppo verrata allekirjoitettavat dokumentit suoraan yhdellä kertaa hyväksyttyyn kokonaisuuteen (KH 29.5.2017, esityslistan liitteet salaisia JulkL 24 §:n kohdan 20 nojalla).
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Pro Economica Premium -sovelluksen 22.5.2017 neuvotellut toimitus- ja palvelusopimukset liitteiden mukaisina.
KAUPUNGINHALLITUS:
Hannu Aallon esityksestä asia päätettiin jättää pöydälle.
Kaupunginhallitus 12.06.2017 § 251
Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:
Vastauksena Hannu Aallon esittämään kysymykseen Premium-projektin kustannuksista totean seuraavaa:
CGI:n arvio kustannuksista tarjouksen mukaan
-
vuodelle 2017 arvioitu 47,5 päivää ja 60 163 euroa, tähän ei ole toimittajan puolelta toistaiseksi esitetty lisäkuluja
-
SaaS-palvelun käyttöönotto edellyttää yhteyden rakentamista, mikä toteutetaan Kuntaverkkojen kautta. Kertakustannus arviolta 5 500 euroa ja käyttökustannus 300 euroa/kk
Kaupungin osuus
-
tähän asti on tehty päätös noin 16 tilapäistyökuukauden käyttämisestä
-
työ edellyttää merkittävästi ylityötuntien käyttämistä
-
henkilöstömenoja tullaan käyttämään 50 000 - 60 000 euroa.
ProEconomica Premius - sovelluksen toimitus ja palvelusopimukset oheistetaan.
LIITTEET AA1 - AA2, KH 12.6.2017 (salaisia JulkL 24 §:n kohdan 20 nojalla)
VS. KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä ProEconomica Premium -sovelluksen 22.5.2017 neuvotellut toimitus- ja palvelusopimukset liitteiden mukaisina.
KOKOUSKÄSITTELY:
Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.
Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen oli läsnä kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.
Vs. kaupunginjohtaja muutti kokouksessa ehdotuksensa kuulumaan seuraavasti:
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä ProEconomica Premium -sovelluksen 22.5.2017 neuvotellut toimitus- ja palvelusopimukset liitteiden mukaisina.
Sovellusprojektin päätyttyä hankkeen kustannukset tuodaan tiedoksi kaupunginhallitukselle.
KAUPUNGINHALLITUS:
Kaupunginhallitus päätti vs. kaupunginjohtajan muutetun ehdotuksen mukaisesti hyväksyä ProEconomica Premium -sovelluksen 22.5.2017 neuvotellut toimitus- ja palvelusopimukset liitteiden mukaisina.
Sovellusprojektin päätyttyä hankkeen kustannukset tuodaan tiedoksi kaupunginhallitukselle.