Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.05.2019/Pykälä 167

Kaupunginhallitus

§ 167

20.05.2019

 

Luvan antaminen teknisten palvelujen palvelukeskuksen toimistosihteerin toimen täyttämiseen

 

350/01.02.00/2019

 

Kaupunginhallitus 20.05.2019 § 167

 

Talouspäällikkö Pirjo Kankaristo:

 

Palvelukeskuksen toimistopalveluyksikön vastaa teknisen palveluiden toimisto- ja taloushallinnon palveluista talouspäällikön, teknisen toimen sihteerin ja kahdeksan toimistosihteerin työpanoksella.

 

Toimistosihteerien vakansseista on yksi ollut täyttämättä vakinaisesti (vakanssi nro 1710105) 1.1.2019 alkaen.

 

Ennen kuin vakanssille on haettu täyttölupaa, on toimistohenkilöstön työtehtäviä ja tehtävien painotuksia käyty lävitse ja toteutettavissa olleet tehtävien uudelleenjärjestelyt on suoritettu. Selvittelyn aikana on yksikössä ollut palkattuna määräaikainen työntekijä tasaamassa yksikön työpaineita ajalla helmikuu - kesäkuu 2019.

 

Tehtävien uudelleen organisoinnin jälkeen täytettävän vakanssin keskeiseksi tehtävänkuvaukseksi on määritelty ensisijaisesti viranomaistoimintojen (ympäristönsuojelu ja rakennusvalvonta) toimistopalvelut.

 

Rakennusvalvonnan arkistojen digitointi, siirtyminen sähköiseen lupahakemusten vastaanottoon ja arkistointisuunnitelmien päivittäminen on lisännyt ja tulee edelleen lisäämään rakennusvalvonnan toimistotyön resurssitarvetta.

 

Oheismateriaali:

• Täytettävän vakanssin tehtävänkuvaus

• Palvelukeskuksen organisaatiokaavio

 

Toimistohenkilöstön toimien pätevyysvaatimuksena on toimistoalan ammattikorkeakoulu- tai opistoasteinen ammatillinen tutkinto ja hyvä perehtyneisyys vakanssin hoitoon liittyviin tehtäviin.

 

Tehtävän hoitamisen vaihtoehtojen tarkastelu:

 

Palvelu hankitaan ulkopuoliselta palvelun tuottajalta

 

Täytettävän vakanssin tehtävissä on merkittävästi tulosalueilta tulevien vaihtelevien työtehtävien hoitamista, kaupungin eri tietojärjestelmien käyttöä sekä luottamuksellisten tietojen käsittelyä. Näiden palveluiden ostoa ulkopuoliselta palveluntuottajalta ei tästä syystä voida pitää perusteltuna toimintamallina.

Tehtävä täytetään sisäisillä järjestelyillä

 

Toimistohenkilöstön työtehtäviä ja tehtävien painotuksia on selvitetty syksyn 2018 ja kevään 2019 aikana ja toimistoresurssitarpeita on arvioitu yhdessä tulosalueiden kanssa. Toteutettavissa olleet tehtävien uudelleen järjestelyt on suoritettu. Tämä ei ole kuitenkaan poistanut vakanssin täyttötarvetta.

 

Tehtävän täyttämättä jättäminen

 

Teknisten palveluiden eri yksiköiden toimistopalveluiden luotettava järjestäminen edellyttää, että palvelukeskuksen toimistopalveluyksikössä on käytettävissä riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstöresurssi. Vakanssin täyttämättä jättäminen heijastuu välittömästi eri yksiköiden palveluiden tuottamiseen heikentävästi.

 

Tehtävä täytetään toistaiseksi

 

Palvelukeskuksen toimistoyksikön toiminnan kannalta toimistosihteerin vakanssien hoitaminen vakituisessa työsuhteessa on paras vaihtoehto teknisten palveluiden eri yksikköjen toimintojen varmistamiseksi.

 

Anon lupaa toimistosihteerin toimen (vakanssi 1710105) täyttämiseen 1.8.2019 alkaen. Esitän, että tehtävän hoitajaksi valitaan toimistoyksikössä teknisen toimen sihteerin ja toimistosihteerin tehtäviä määräaikaisesti ja yhtäjaksoisesti 1.7.2017 alkaen hoitaneen yo-merkonomi Raija Sepän paikkaa auki julistamatta. Raija Seppä on hoitanut hänelle osoitetut tehtävät ammattitaitoisesti.

 

Tekninen johtaja Reima Ojala:

 

Puollan toimistosihteerin vakanssin täyttämistä ja Raija Sepän valintaa tehtävää auki julistamatta.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus antaa teknisille palveluille luvan toimistosihteerin toimen (vakanssi nro 1710105) täyttämiseen ja antaa luvan valita tehtävään yo-merkonomi Raija Sepän tehtävää auki julistamatta.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Henry Palomäki oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.