Kaupunginhallituksen konsernijaosto
Pöytäkirja 22.01.2018/Pykälä 2

Liitteet

Työsuunnitelma ja kaavio strategiatyöskentelyn etenemisestä, Naantalin strategia

Kaupunginhallituksen konsernijaosto	§ 37	30.10.2017
Kaupunginhallituksen konsernijaosto	§ 2	22.01.2018

 

Naantalin kaupunkistrategian valmistelu

 

915/00.01.02/2017

 

Kaupunginhallituksen konsernijaosto 30.10.2017 § 37

 

Kaupunginjohtaja Jouni Mutanen, viestintä- ja kehittämispäällikkö Tiina Rinne-Kylänpää:

 

Naantalin uuden kaupunkistrategian valmistelu on tarkoitus aloittaa vuoden 2018 alussa ja tavoitteena on, että valtuusto hyväksyy strategian kesäkuussa 2018.

 

Naantalin edellinen kaupunkistrategia hyväksyttiin vuonna 2015. Vuoden 2017 aikana tehdään tämän strategian arviointi.

 

Kuntalain säännökset

 

Kuntalain mukaan kunnassa on oltava kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Uusi kuntalaki on tehnyt kuntastrategiasta lakisääteisen suunnitelman.

 

Lain mukaan kuntastrategiassa tulee ottaa huomioon:

 

1) kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen;

2) palvelujen järjestäminen ja tuottaminen;

3) kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet;

4) omistajapolitiikka;

5) henkilöstöpolitiikka;

6) kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet;

7) elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen.

 

Kuntastrategian tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta.

 

Kaupunkistrategian valmistelun lähtökohdat

 

Kaupunkistrategian tehtävänä on selkeyttää yhteistä käsitystä

 

• toimintaympäristön isoista muutoksista sekä tulevaisuuden mahdollisuuksista ja haasteista

• kaupungin vahvuuksista

• asioista, joissa on välttämätöntä menestyä

• toimenpiteitä, joita strategisten tavoitteiden toteuttamiseksi tehdään.

 

Uutta strategiaa valmisteltaessa on erityisen tärkeää määritellä sitä, mitä tehtäviä ja rooleja Naantali haluaa painottaa sote- ja maakuntauudistuksen toteutuessa. Toiseksi on välttämätöntä asettaa tavoitteita ja määritellä toimenpiteitä positiivisen rakennemuutoksen hyödyntämiseksi.

 

Strategian valmisteluprosessi on erittäin tärkeä strategian toteutumisen kannalta. Hyvät osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet keskeisille tahoille tarjoava prosessi edistää sitoutumista strategian tavoitteisiin ja sen toteuttamiseen. Valmisteluprosessia suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon se, että kaupungin hyvä kehitys edellyttää kaupunkikonsernin, yritysten, kolmannen sektorin ja muiden sidosryhmien hyvää yhteistyötä ja työskentelyä yhteisten päämäärien eteen.

 

Kaupunkistrategian valmistelussa panostetaan hyviin osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksiin ja laajaan vuorovaikutukseen seuraavasti:

 

• Poliittisen johdon ja viranhaltijajohdon yhteistyö on tiivistä kaikissa keskeisissä valmisteluvaiheissa. Työmuotoina käytetään työpajoja ja seminaareja.

• Esimiehet, henkilöstö, asukkaat, nuorisovaltuusto ja sidosryhmät otetaan mukaan valmisteluun erityisesti siinä vaiheessa, kun suunnitellaan strategian päätavoitteita ja kärkitoimenpiteitä. Työmuotoina käytetään työpaja- ja seminaarityöskentelyä, sähköisiä kyselyitä ja asukkaille avointa webinaaria.

• Uuden strategian toimeenpanon varmistamiseksi järjestetään esimiesten yhteinen suunnittelutilaisuus ensimmäisen talousarviovuoden strategisten vuositavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden valmistelemiseksi.

 

Tavoitteena on innostava, selkeä ja tiivis kaupunkistrategia, joka määrittelee peruslinjaukset Naantalin kehittämiselle. Strategian ydinsisällöt on tarkoitus esittää myös visuaalisesti 1 - 2 kuvan muodossa. Lisäksi voidaan harkita strategiaviestinnän elävöittämistä animaatiolla, joka valmistuisi esimerkiksi opiskelijakilpailun tuloksena. Strategian toimeenpanon tueksi asiakirjasta painetaan myös printtiversio. Kaupungin verkkosivuilla julkaistaan seminaarien ja työtyöpajojen aineistoja.

 

Strategian perusteella asetetaan vuosittain talousarviossa strategisia vuositavoitteita, toimenpiteitä ja mittareita. Strategiset vuositavoitteet koostuvat kaupungin yhteisistä ja tulosalueiden tavoitteista. Tällä tavoin kaupunkistrategia kytketään vuosittaisen toiminnan sekä sitä koskevan raportointi- ja seurantajärjestelmän kiinteäksi osaksi. Toimintatapa varmistaa myös sen, että strategiaa toteutettaessa reagoidaan toimintaympäristön muutoksiin. Alustava työsuunnitelma liitteenä.

 

LIITE B1, KHKON 30.10.2017

 

Kaupunkistrategian rakenne

 

Strategian rakenne säilyy lähes samana kuin aikaisemmassa vuonna 2015 hyväksytyssä strategiassa. Työsuunnitelmaluonnoksessa on rakenteeseen lisätty päätavoitteet, jotka konkretisoivat menestysteemoja.

 

Uuden kaupunkistrategian suunniteltu rakenne on seuraava:

 

• Toimintaympäristön analyysi

• Visio 2030

• Arvot

• Menestysteemat (Must Win the Battle -ajattelun mukaisesti 3 - 5 teemaa) ja niitä konkretisoivat päätavoitteet

• Kärkitoimenpiteet

• Kaupungin asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet

• Seuranta

 

Strategiaa valmisteltaessa voidaan yhteisin päätöksin muuttaa suunniteltua rakennetta.

 

Asiantuntijapalveluiden käyttö

 

Kaupunkistrategian valmistelun tueksi on tarkoitus hankkia asiantuntijapalvelua. Konsultin hankintaa koskevat tarjouspyynnöt on tarkoitus lähettää marraskuun 2017 alussa.

 

Konsultin keskeisiä tehtäviä ovat:

 

• strategian työsuunnitelman täsmentäminen yhteistyössä tilaajan kanssa

• strategian valmistelussa käytettävien työpajojen, seminaarien ja muiden valmistelutilaisuuksien suunnittelu ja ohjaaminen vuorovaikutteisia menetelmiä käyttäen sekä yhteenvetojen laatiminen tilaisuuksista

• sähköisten kyselyiden suunnittelu yhteistyössä tilaajan kanssa ja yhteenvetojen laatiminen näistä kyselyistä

• kaupunginjohtajan asettaman ohjausryhmän kokousten valmistelu ja sihteeritehtävät

• strategian kirjoitustyöhön osallistuminen yhteistyössä tilaajan kanssa

• ehdotusten laatiminen strategian ydinsisällön visualisoinnista.

 

Konsultilta edellytetään vähintään 12 läsnäolopäivää tilaajan päättämässä paikassa.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Konsernijaosto hyväksyy edellä esitetyn strategiaprosessin työsuunnitelman.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että viestintä- ja kehittämispäällikkö Tiina Rinne-Kylänpää oli läsnä tämän asian käsittelyn ajan.

 

KONSERNIJAOSTO:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallituksen konsernijaosto 22.01.2018 § 2

 

Kaupunginjohtaja Jouni Mutanen, viestintä- ja kehittämispäällikkö Tiina Rinne-Kylänpää:

 

Strategiaprosessi on edennyt konsernijaoston 30.10.2017 hyväksymän työsuunnitelman mukaisesti. Strategian asiantuntijapalvelu kilpailutettiin marraskuussa 2017 ja sen toteuttajaksi valittiin Mikko Luoma Oy.

 

Mikko Luoman näkemys kaupunkistrategiasta täydentää konsernijaostossa 30.10.2017 ollutta strategianprosessin kuvausta:

 

• Strategia on tärkein yksittäinen johtamisväline ja sen merkitys korostuu tilanteessa, jossa toimintaympäristö (tai organisaation sisäinen ympäristö) on muutoksessa.

• Naantalin kaupunki tarttuu tärkeään asiaan uudistaessaan strategiaansa juuri nyt.

• Kaupungin tarjouspyynnössään esittämä tulevan strategian rakenne on selkeä ja sisältää oleelliset näkökohdat, joihin strategian tulee ottaa kantaa; pieniä täsmennyksiä rakenteeseen voidaan joutua tekemään, mutta niillä ei ole vaikutusta kokonaistuotokseen.

• Suositeltavaa on, että syntyvä kaupunkistrategia on enemmän toiminnallinen kuin julistuksellinen.

• Strategiatyöskentelyn alussa kiinnitetään huomiota ns. tilannekuvan selkeyttämiseen; on tärkeää, että kaikilla strategiatyöhön osallistuvilla on riittävän selkeä ja yhtenäinen käsitys kaupungin tärkeimmistä johtamishaasteista; näiden johtamishaasteiden ratkaisemista ja voittamista varten strategia ylipäänsä laaditaan: tuleva Työpaja 1 keskittyy pitkälti juuri tilannekuvan selkeyttämiseen ja yhtenäistämiseen.

• Syntyvä strategia ottaa kantaa erityisesti kaupunkikonsernin kokonaisuuteen, mutta siinä tulee olemaan liittymäpintaa myös yksittäisten toimialojen johtamiseen; tämä helpottaa strategian omaksumista ja todeksi elämistä.

• Eri sidosryhmille tarjoutuu strategiatyöskentelyn aikana mahdollisuuksia joko tuottaa sisältöehdotuksia tai ottaa kantaa aiemmin valmisteltuihin sisältöihin; osallistuminen jää usein hyvistä pyrkimyksistä huolimatta ohueksi, mutta yritämme löytää hyviä, innostavia kysymyksenasetteluja ja käyttökelpoisia menetelmiä sidosryhmien näkemysten hankkimiseksi.

• Aikanaan valmistuva strategiadokumentti tulee olemaan kompakti, mutta kuitenkin useampisivuinen; dokumentti pyritään laatimaan siten, että sen tarinallistaminen esimerkiksi visualisoinnin ja animoinnin keinoin on mahdollista ja luontevaa.

• Onnistunut strategiatyöskentely edellyttää kaikkien työskentelyyn osallistuvien rakentavaa otetta; hyvä lopputulos palkitsee kaikkia, vaikka sisällön suhteen olisikin jouduttu tekemään ymmärrettäviä kompromisseja.

• Tehdään tästä hyvä prosessi!

 

Strategian ohjausryhmä on määritellyt työskentelyä linjaavia periaatteita ja aikatauluja yhdessä Luoman kanssa 28.12.2017. Työsuunnitelmaan on lisätty toimialakohtaiset strategiakeskustelut, koska ne katsottiin hyödyllisiksi strategiaprosessin kokonaisuuden ja sitouttamisen kannalta. Prosessin kulkua kuvaava kaavio sekä työsuunnitelma on esityslistan liitteenä.

 

LIITE B1, KHKON 22.1.2018

 

Ensimmäinen suunnitelman mukainen työpaja järjestetään tiistaina 30.1.2018 klo 17-20 valtuustosalissa. Osallistujille on lähetetty työpajakutsun mukana ennakkotehtävä sekä esitys nykyisen kaupunkistrategian arvioinnista. Työpajan fasilitaattorina toimii Mikko Luoma.

 

Työpajan ohjelma:

 

Työpaja 1 käynnistää varsinaisen kaupunkistrategian valmisteluprosessin. Työpajan tavoitteena on antaa tietoa strategiaprosessin kokonaisuudesta sekä tuottaa ja yhtenäistää avainhenkilöiden näkemyksiä kaupunkiympäristöstä ja johtamishaasteista.

 

• Avaus, kaupunginjohtaja Jouni Mutanen

• Yleistä strategisesta johtamisesta ja kaupungin strategiaprosessin luonteesta, Mikko Luoma, dosentti, KTT

• Toimintaympäristön muutosvoimien kartoitus, (kaikki ennakkotehtävän pohjalta)

• Naantalin kaupungin johtamishaasteiden kartoitus

• Yhteenveto, Mikko Luoma

 

Työpajan yhteinen työskentely (Toimintaympäristön muutosvoimat ja Johtamishaasteet) tapahtuu pienryhmissä. Osallistujat valmistautuvat itsenäisesti ennakkotehtävän avulla ja yhdistävät ajatuksiansa pienryhmissä. Ryhmien odotetaan tuottavan yhteisen näkemyksen annettujen ohjeiden mukaisesti. Tilaisuuden ohjaaja Mikko Luoma johtaa työskentelyä.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Konsernijaosto merkitsee asian tiedoksi.

 

KONSERNIJAOSTO:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.