Kaupunginhallitus
Esityslista 17.03.2025/Asianro 8

Kaupunginhallitus 17.03.2025         

245/07.01.03.05/2024    

 

Valmistelija Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Asiakirjahallintoa johtava tiedonhallinnan asiantuntija johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeiden mukaisesti. Valvontatehtävässään tiedonhallinnan asiantuntija voi suorittaa arkistotarkastuksia kaupungin palveluissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tarkastuskertomukset.

Tarkastuskäynneillä on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja arkistotoi-men perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin omi-naisuuksiin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan toteuttamiseen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen. Yhä enenvässä määrin pureudutaan myös sähköiseen säilyttmiseen siirtymiseen sekä sen mahdollistamiseen. Tarkastuksissa halutaan päivittää myös kokonaisuudessaan tiedonhallinnan kuvaukset ajantasalle: tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintamalli, arkistoluettelot sekä arkistonmuodostussuunnitelmat.

Vuoden 2024 aikana tiedonhallinnan asiantuntija tarkasti Naantalin lukion arkiston, kulttuuripalvelujen arkiston, opetustoimen hallinnon arkiston sekä vapaa-aikapalveluiden arkiston. Tarkastukset kohdistuivat sivistyspalveluihin, sillä aiempina vuosina oltiin pitkälti keskitytty hyvinvointialuemuutoksen vuoksi sosiaali- ja terveyspalveluiden kokonaisuuteen.

Oheismateriaali:

-          Naantalin lukion arkistotarkastus

-          Kulttuuripalveluiden arkistotarkastus

-          Opetustoimen hallinnon arkistotarkastus

-          Vapaa-aikapalveluiden arkistotarkastus

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tar­kas­tuk­sia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

Naantalin lukio

Naantalin lukion osalta tiedettiin, että arkistovastaavana toimiva koulusihteeri tulee vaihtumaan kuluvan vuoden lopussa. Arkistotarkastuksen myötä pyrittiin saamaan uudelle arkistovastaavalle hyvä ja selkeä pohja aineiston hallitsemiseksi.

Vanhaa paperista aineistoa löytyi vielä runsaasti lukion arkistotiloista. Nämä katsottiin alustavasti läpi ja loppu seulonta ja kotelointityö jäi arkistovastaavalle. Pysyvästi säilytettävää aineistoa siirretiin pätearkistoon järjstelytyön jälkeen.

Sähköisen aineiston osalta tunnistetaan haasteita henkilötietojen seulonnan osalta. Ongelmaa pyritään ratkomaan koko opetustoimen osalta yhteisesti aineiston seulonnan mahdollisuuksia kartoittamalla tai mahdollisesti aineiston siirrolla migraation kautta.

Kulttuuripalvelut

Kulttuuripalveluiden arkisto on asianmukaisesti hoidettu analogisen aineiston osalta. Jonkin verran seulottavaa aineistoa sivistystoimen arkistossa on edelleen. Arkistovastaavan kanssa käytiin aineistoa jo alustavasti yhdessä läpi ja seulonta toteutettiin pian arkistotarkastuksen jälkeen.

Kulttuuripalveluiden aineisto sähköistetään 2025 vuoden alusta ja muutokseen valmistautuminen aloitettiin jo tarkastuksessa. Yhteiset käytänteen ja tiedonohjaussuunnitelmien päivittäminen toteutetaan työpajoissa.

Opetustoimen hallinto

Arkisto on hoidettu asianmukaisesti.

Haasteet sähköisen aineiston osalta ovat samat kuin lukion aineiston kanssa. Henkilötietojen tuhoamiseen järjestelmästä haetaan yhteistä ratkaisua.

Vapaa-aikapalvelut

Vapaa-aikapalveluiden arkistossa on runsaasti seulottavaa aineistoa. Seulonnan osalta tulee olla tarkkana varsinkin hankkeiden osalta. Aineiston säilytysaika vaihtelee runsaasti ja nämä kokonaisuudet täytyy eritellä toisistaan. Aineistoa käytin jo runsaasti yhdessä läpi ja säilytysaikakokonaisuuksia on kirjattu arkistotarkastuksen lausuntoon.

Lisäksi etsivän nuorisotyön aineistoa on edelleen vapaa-aikapalveluiden arkistossa. Tämä aineisto tulee käydä läpi. Mikäli aineisto on hallinnollista, se saa jäädä kaupungille.

Ratkaisuvalta Hallintosääntö 63 § ja 64 §

Esittelijä Tiedonhallinnan asiantuntija

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2024 arkistotarkastukset tiedoksi.

Päätös