Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.04.2024/Pykälä 105

Kaupunginhallitus 15.04.2024 § 105      

302/02.08.00/2024    

 

Valmistelija Talousjohtaja Heli Lähteenmäki

Naantalin kaupungilla ei ole ollut käytössä varsinaista taloussuunnitteluun tarkoitettua järjestelmää. Talousarvion luvut on laadittu excelillä sekä syötetty ProEconomica Premiumin (=talouden perusjärjestelmä) budjetin syöttötyökaluun. Tekstiosuudet on laadittu word-dokumenteissa, joihin on käsin liitetty excelin eurotiedot. Talousarviodokumenttien kokoaminen talousarvion eri vaiheissa on näistä palasista ollut työlästä, aikaa vievää ja riskialtista. Taloussuunnittelun välineet ja prosessi vaikuttaa laajasti koko kaupunkiin, koska talousarviota laaditaan hajautetusti. Dokumenttien kokoaminen sen sijaan on ollut harvojen osaajien käsissä juuri sen monimutkaisuuden ja riskialttiuden vuoksi.

Talousarviossa 2024 varauduttiin hankkimaan taloussuunnittelujärjestelmä, jolla talousarviotiedot saataisiin systemaattisesti samaan järjestelmään ja myös dokumentit pystyttäisiin tuottamaan helpommin ja yksinkertaisemmin. Järjestelmällä laaditaan talousarvion lisäksi myös vuoden aikaiset talouden raportit sekä tilinpäätösasiakirja. Järjestelmän vaatimusmäärittely valmisteltiin toimialojen talouspäälliköiden sekä rahatoimen yhteistyönä, ja valmistelussa käytiin keskustelua myös henkilöstöpalvelujen kanssa henkilöstösuunnittelun osalta.

Tarjouspyynnössä edellytettiin muun muassa, että tarjottava järjestelmä on käytössä kolmella eri referenssitoimijalla, eli ostamme valmiin järjestelmän, joka voidaan ottaa käyttöön nopealla aikataululla. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna, eli se toimii palveluntuottajan palvelimella. Hankittavan järjestelmän vaatimusmäärittely on liitteenä. Tarjoajien tuli täyttää kaikki pakolliset vaatimusmäärittelyn mukaiset vaatimukset sekä mm. tilaajavastuulain asettamat vaatimukset.

Hankinta tehdään neljän vuoden sopimuskaudeksi. Tarjouspyynnössä pyydettiin erikseen hinta järjestelmän käyttöönottoprojektille sekä vuosihinta järjestelmän käytölle. Kilpailutus aiheesta julkaistiin 8.3.2024 Hilmassa ja tarjouskilpailu päättyi 27.3.2024.

Tarjouspyyntö liitteineen on liitteenä.

Liitteet 1-2, KH 15.4.2024

Kilpailutuksen tuloksena saatiin yksi tarjous Softwave Oy:ltä. Tarjous täyttää asetetut vaatimukset. Käyttöönottoprojektin hinta tarjouspyynnössä on 49 480 euroa ja järjestelmien käytön vuosihinta 37 030 euroa. Näin ollen neljän vuoden vertailuhinta (=4*käytön vuosihinta) nostaa hankinnan arvon 148 120 euroon, ja hankinnasta tulee siten tehdä kaupunginhallituksen päätös.

Tarjous on liitteenä.

Liite 3, KH 15.4.2024 (Salassa pidettävä JulkL 24.1.§ kohta 20)

Taloussuunnittelujärjestelmän käyttöönottoprojekti on vuoden 2024 investointi, ja talousarviossa arvioitiin käyttöönottoprojektin arvoksi 30 000 euroa. Tarjouksessa sen arvo on 49 480 euroa, joten hankinta vaatii 20 000 euron lisämäärärahan investointiosaan. Määrärahamuutos käsitellään omana asianaan. Järjestelmän käytöstä maksettava vuosihinta huomioidaan käyttötaloudessa kustannuksena.

Järjestelmän käyttöönoton on tarkoitus olla ripeä, jotta vuoden 2025 talousarvio saadaan laadittua uudella välineellä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hankkia taloussuunnittelu- ja talousdokumenttijärjestelmän Softwave Oy:ltä vuosihintaan 37 030 euroa ja käyttöönottoprojektin 49 480 euroa. Päätös on ehdollinen, mikäli valtuusto myöntää hankkeen käyttöönottoprojektille lisämäärärahan.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstön edustaja Juha Ovaska oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.