Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 25.03.2024/Pykälä 79

Kaupunginhallitus 25.03.2024 § 79      

191/02.08.00/2024    

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Naantalin kaupungille työsuhdepolkupyörien hankinta leasingpalveluna.

Naantalin kaupunki haluaa edistää työntekijöidensä työhyvinvointia henkilöstöohjelman mukaisesti tarjoamalla heille mahdollisuuden työsuhdepolkupyörään. Kaupunki hankkii toimittajalta polkupyörien leasing-palvelua kuukausimaksulla sisältäen polkupyörän, tarvikkeet ja huollon polkupyöräkohtaisesti erikseen määriteltävän pituisille sopimuskausille. Polkupyöräetu vähennetään kokonaan työntekijän palkasta. Polkupyöräedun mahdollistaman liikkumisen lisääntymisen myötä pyörien käytön lisääntyminen on myös konkreettinen ilmastoteko.

Työnantaja voi tarjota työsuhdepyörän työntekijöilleen verosta vapaana henkilökohtaisena etuna maksimissaan 1200 euroon vuodessa asti yhteistoiminnassa 31.8.2023 käsiteltyjen periaatteiden mukaisesti.

Työnantajan on mahdollista joko ostaa työsuhdepyörät tai hankkia ne leasingilla. Vaihtoehdoista yleisempi on ollut leasing-vaihtoehto. Naantalin kaupungilla toimintatavaksi otetaan leasing- vaihtoehto.

Työntekijä voi käyttää työsuhdepyörää sopimuskauden aikana työ ja vapaa-ajalla. Työsuhdepyöräksi voi valita joko normaalin tai sähköavusteisen (max. 25 km/h ja 250 w) polkupyörän. Työntekijä voisi valita vapaasti polkupyörän verottajan rajoitusten puitteissa.

Sopimuskauden päättyessä pyörän voi palauttaa tai työntekijä voi lunastaa sen omaksi.

Työsuhdepolkupyöräedun muut periaatteet:

Polkupyöräedun suuruus on maksimissaan 1 200 euroa vuodessa (100 euroa kuukaudessa).  Polkupyöräetu koskee vain Naantalin kaupungin vakituisia työntekijöitä, ja niitä määräaikaisia joiden palvelussuhde kestää pyörän leasing-sopimuksen ajan. 

Polkupyöräetu muodostuu, kun työnantaja antaa polkupyörän työntekijän yksityiskäyttöön.

Tarjouskilpailu

Työsuhdepolkypyörien Leasing 490780 hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 9.2.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 23.2.2024 12:00. Määräaikaan mennessä saapui kuusi (6) tarjousta:

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville palveluille kriteerit, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Valintakriteeriksi tarjouspyynnön täyttäville tarjouksille on määrätty halvin kokonaishinta.

Vertailutietona käytettiin 2500 euron (sis. alv 24%) hintaista sähköpolkupyörää ilman lisävarusteita (kypärä, lukko, valot, tavarateline ja

lokasuojat) ja 100 euron kuukausi erää työntekijälle. Hinnat pyydettiin ilmoittamaan euroina ilman arvonlisäveroa.

Kokonaishinta koostuu seuraavista osista:

- pyörä,

- korot,

- työnantajan hallinnointimaksut koko sopimuskaudelta (sisältäen kaiken palvelun ja muita maksuja työnantajalle ei hyväksytä),

- vakuutuksen (vahinko-, varkaus ja ilkivaltavakuutus)

Saapuneet hyväksytyt tarjoajat järjestyksessä kokonaishinnan perusteella.

1 Etufillari Oy

2 Oomi Oy

3 Fleet Innovation Oy

4 Epassi Finland Oy

5 GoByBike Finland Oy

Tämän lisäksi saapui tarjous Electrobike Scanfour Oy:ltä. Electrobike Scanfour Oy:n tarjous ei vastaa hankinnan vaatimuksia. Tarjouspyynnössä on määritetty, että "Työsuhdepyörän valitsee työntekijä valitsemastaan liikkeestä." ja " Työntekijä/käyttäjä hankkii pyörän sieltä, mistä normaalistikin hankkisi sen: kivijalkaliike, suomalainen tai eurooppalainen verkkokauppa. Lisäksi leasing-palvelun tarjoajalla tulee olla kattava polkupyörien huoltoverkosto Suomessa." Electrobike Scanfour Oy on vaaditussa täsmennyksessä ilmoittanut, että työntekijä voi valita pyörän Electrobiken valikoimasta ja näin ollen tarjous ei vastaa tältä osin vapaavalintaisen työsuhdepolkupyörän valinnan vaatimuksia.

Halvimman kokonaishinnan tarjoaa Etufillari Oy, 2611,89 euroa (alv 0 %).

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Etufillari Oy:n tarjouksen toistaiseksi voimassa olevana. Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankinnan suurin arvioitu arvonlisäveroton arvo neljän vuoden ajalla on 110 000 euroa.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstön edustaja Juha Ovaska oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.