Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.02.2023/Pykälä 49

Kaupunginhallitus 13.02.2023 § 49      

129/07.01.03.05/2023    

 

Valmistelija Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Asiakirjahallintoa johtava tiedonhallinnan asiantuntija johtaa kau­pun­gin­hal­li­tuk­sen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon teh­tä­viä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeiden mukaisesti. Val­von­ta­teh­tä­väs­sään tiedonhallinnan asiantuntija voi suorittaa ar­kis­to­tar­kas­tuk­sia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tar­kas­tus­ker­to­muk­set.

Tarkastuskäynneillä on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja ar­kis­to­toi­men perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin omi­nai­suuk­siin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan to­teut­ta­mi­seen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen.

Vuoden 2022 aikana tiedonhallinnan asiantuntija tarkasti terveyskeskuksen potilaskertomusarkiston ja terveyskeskuksen hallinnon arkiston sekä ympäristönsuojelun arkiston.

Oheismateriaalina:

-                Terveyskeskuksen potilaskertomusarkiston ja terveyskeskuksen hallinnon arkiston arkistotarkastuspöytäkirja

-                Ympäristönsuojelun arkistotarkastuspöytäkirja

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tar­kas­tuk­sia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen arkistoihin on tehty neljä arkistotarkastusta vuodesta 2009 lähtien. Tarkastuksissa on korostettu mm. Kansallisarkiston arkistotiloille määrittämien vaatimusten toteutusta ja asiakirjojen seulontaa.
 

Terveyskeskuksen aluetta painotettiin tarkastuskohteina hyvinvointialueelle siirtymisen johdosta sekä potilastietoarkiston tilaan toteutetun saneerauksen vuoksi. Remontissa lattia suoristettiin, seinät maalattiin ja tilaan asennettiin uudet siirrettävät arkistohyllyt. Työn valmistuttua tilaan saatiin hyllytilaa puolet lisää. Arkistosta siirrettiin pois kaikki potilaskertomusarkistoon kuulumaton materiaali.

Lisäksi terveystoimen hallinnon arkistot haluttiin käydä läpi ennen tietoaineistojen siirtymistä hyvinvointialueelle. Tarkastuksessa ohjattiin arkiston järjestämistä ja käytiin epäselvää aineistoa läpi sekä seulottiin hävitettävä aineisto asianmukaisesti. Lisäksi pysyvästi ja määräajan säilytettävä materiaali luetteloitiin omiin arkistoluetteloihinsa.

Kokonaisuudessaa terveyskeskuksen arkistoaineisto saatiin verrattain hyvään tilaan ennen hyvinvointialueelle siirtymistä.

Ympäristönsuojelu

Ympäristönsuojeluun oli tehty edellinen arkistotarkastus vuonna 2011. Tämän jälkeen arkistoimatonta ja luetteloimatonta aineistoa oli kertynyt noin kuuden vuoden ajalta muun muassa useiden arkistovastaavan sijaisuuksien vuoksi. Vuoden 2022 tarkastus toteutettiin kolmessa erässä: tilanteen inventointi, palkatun työntekijän perehdyttäminen sekä tehdyn työn jälkeen nykytilan toteaminen ja ylläpito.

Ympäristönsuojeluun palkattiin kolmeksi kuukaudeksi korkeakouluharjoittelija, joka seuloi, järjesti ja luetteloi aineiston. Lisäksi aineistoa hävitettiin ja rekisteröitiin takautuvasti asianhallintajärjestelmään.

Arkistotarkastuksessa kiinnitettiin huomiota myös sopimushallinnan ylläpitämiseen, pitkään tai pysyvästi säilytettävän materiaalin siirtämiseen päätearkistoon sekä elinkaaren päänsä saavuttaneen materiaalin asianmukaiseen hävittämiseen.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2022 arkistotarkastukset tiedoksi.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.