Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.01.2023/Pykälä 18

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 18      

53/01.01.00.03/2023    

 

Valmistelija Hallintojohtaja Riitta Luotio:

Naantalin kaupungin hallintosihteeri on valittu Kaarinan kaupungin hallinnon palvelupäällikön virkaan. Hallintosihteerin toimi (vakanssinumero 1300105) vapautuu 1.3.2023 lukien.

Hallintosihteerin tehtävänkuvaan sisältyy tällä hetkellä vaativia, laajoja ja monipuolisia yleishallinnollisia teh­tä­viä. Hallintosihteerin toimenkuvaan kuuluvat kaupunginhallituksen ja -valtuuston kokousten esi­tys­lis­to­jen ja pöytäkirjojen kokoaminen Dynasty-asianhallintajärjestelmässä sekä näiden päätösten itsenäinen toimeenpano. Hallintosihteeri on sähköisen kokoushallinnan ja Dynasty10 asiahallintajärjestelmän pääkäyttäjä sekä organisaation yhteyshenkilö operaattorin ja kaupungin välillä. Hallintosihteerin vastuulle kuuluu luottamushenkilöiden säh­köi­sen kokousjärjestelmän hallinnointi koko organisaation osalta. Hallintosihteeri kouluttaa henkilökuntaa ja luottamushenkilöitä esityslista-pöytäkirjamoduulin ja sähköisen kokoushallinnan käyttämisessä. Hallintosihteeri toimii päätöksentekojärjestelmien käyttäjätukena. Tehtäviin on vuoden 2021 aikana lisätty itsenäinen rooli tarkastuslautakunnan esittelijänä ja sihteerinä. Lisäksi hallintosihteerillä on keskeisiä tehtäviä kaupungissa järjestettävien vaalien toimenpanossa.

Tehtävässä hoidetaan limittäin ja samanaikaisesti useita eri vai­heis­sa olevia hallinnollisia asioita. Tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää hyvän hallintotavan ja hallintoon liittyvän lainsäädännön käytännön osaamista. Tehtävässä tulee tulkita ja soveltaa kaupungin sisäisiä ohjeita.

Vakanssi sijoittuu KVTES -hinnoittelussa hallinnon asiantuntijatehtäviin (01ASI040).

Hallintosihteerien nykyinen nimike viittaa toimistosihteerin tehtäviin eikä kuvaa tehtävän sisältöä ja eteenkään työn vaativuutta. Nykyaikaisempi ja tehtävää paremmin kuvaava nimike on hallinnon asiantuntija.

Hallintopalvelujen organisaatiokaavio oheistetaan.

Vireillä olevassa organisaatiouudistuksessa on yhtenä tavoitteena kehittää päätöksentekopalveluita nykyisistä toimintatavoista ja käytänteistä. Kaupunginkanslian kaksi toimistosihteeriä (1,6 htv) siirtyisivät hallinnon asiantuntijan alaisuuteen vakanssin täyttämisen yhteydessä. Tämä selkeyttäisi hallintopalveluiden johtamisjärjestelmää siten, että muodollinen ja työnjohdollinen esimies on sama.

Vaikka päätöksiä hallinnon uudelleen organisoimisesta ei vielä ole, on tarkoituksenmukaista tarkastella hallintopalvelujen kokonaisuutta koko organisaation näkökulmasta.  Päätöksentekopalvelujen kehittäminen mahdollistaisi eri toimielimien päätöksentekoon liittyvien toimintatapojen yhtenäistämisen ja laadun parantamisen. Tulevalla muutoksella tulee varmistamaa päätöksentekoon tarvittavat henkilökuntaresurssit nykyistä paremmin.

Uudessa roolissa hallinnon asiantuntia käyttää julkista valtaa, jolloin nykyinen toimi tulee muuttaa viraksi.

Nimikkeen ja palvelussuhdelajin muutoksella on taloudellisia vaikutuksia, mutta ei aiheuta muutoksia Asiahallinnon talousarvioon.

Henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki:

Puollan esitystä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että hallintosihteerin vakanssinimike muutetaan hallinnon asiantuntijaksi. Samassa yhteydessä vakanssi nro 1300105 muutetaan toimesta viraksi 1.3.2023 alkaen.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Katja Mäntylä oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.