Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 338

Kaupunginhallitus 28.11.2022 § 338      

888/00.04.01/2022    

 

Valmistelija hallintojohtaja Riitta Luotio, sivistysjohtaja Kimmo Kuusimäki, perusturvajohtaja Iiro Pöyhönen, tekninen johtaja Reima Ojala,  talousjohtaja Heli Lähteenmäki ja henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki.

Palvelualueilla on ryhdytty seuraaviin toimenpiteisiin hyvinvointialueen valmistelun osalta:

Hallintopalvelut

Kaupunginvaltuuston lokakuun kokoukseen valmisteltiin esitys Naantalin kaupungin orgnaisaatiouudistuksesta 1.1.2023 lukien. Tässä yhteydessä lakkautettiin sosiaali- ja terveysjaosto ja sen yksilöjaosto. Pääosa näiden toimielimien päätösvaltaan liittyvistä asioista ratkaistaan jatkossa hyvinvointialueella. Sellaiset toiminnot, joista kaupunki jatkossa edelleen vastaa järjesteltiin vuoden 2023 talousarvion valmistelun yhteydessä uudelleen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta muutettiin  hyvinvointilautakunnaksi ja sen tehtäviin lisättiin hyvinvoinnin ja terveydeneditsäminen ml. ehkäisevän päihdehuollon ja mielenterveystyön koordinointi. Myös vaikuttamistoimielimein koordinointi keskitettiin kokonaisuudessaan  sivistyspalveluille. 

Yritys ja työllisyyspalvelut sekä maahanmuutto ja ktouttaminen siirrettiin hallintopalveluihin omaksi tulosalueeksi. Ympäristöterveydenhuollon koordinointi siirrettiin teknisiin palveluihin.

Organisaatiouudistuksesta aiheutuneet muutokset hallintosääntöön hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 15.11.2022 pidetyssä kokouksessa.

Sisäiset toimistopalvelut

Puhelinpalveluiden osalta hv-alue on aktiivisesti kartoittanut siirtyviä mobiililiittymiä ja teleratkaisuja. Terveyskeskuksen puhelinvaihde siirtyy hv-alueelle. Kaupungilla  ei käytännössä ole mahdollisuutta hoitaa toisen toimijan puhelinvälitystä.

Sisäisen kuljetuksen (posti, lääkekuljetukset ym.) osalta on hv-alueen kanssa käydyissä keskusteluissa sovittu, että soten sisäiset kuljetukset hoidetaan toistaiseksi kaupungin toimesta nykyiseen tapaan. Sisäiset kuljetukset ovat teknisten palvelujen vastuulla.

Asiointipisteen osalta sotelle tarjottavien palveluiden määrä on niin vähäinen, ettei siitä synny erillistä laskutusperustetta. Palveluneuvojat tulee kuitenkin kouluttaa neuvomaan asiakkaita hv-alueelle siirtyvien palvelujen ja toimintojen osalta. Apuna voidaan käyttää Suomi.fi palvelutietovarantoa, johon kaikki julkisyhteisöt ml. hyvinvointialue on velvoitettu kuvaamaan omat palvelunsa, asiointikanavansa ja yksikkönsä. Myös kaupunki on velvoitettu päivittämään omat sote-palvelukuvauksensa ajan tasalle kuluvan vuoden aikana. Sisältöä palvelutietovarantoon tuotetaan hajautetusti siten, että kukin palvelualue (ml sote) vastaa omien kuvauksiensa toteuttamisesta ja ajantasaisuudesta.

Ulos lähtevä posti on tähän mennessä kulkenut soteyksiköistä sisäisen postin kuljetuksella joko terveyskeskukseen  tai kaupungintalolle  frankeerattavaksi.  Ulkoisen postin osalta toinen Naantalin  kahdesta postimaksukoneesta on jo siirretty uudelle hv-alueen sopimukselle. Fyysisesti tämä  postimaksukone sijaitsee terveyskeskuksen puhelinvaihteessa. Tavoitteena  on, että  Naantalin  soteyksiköistä organisaation ulkopuolelle lähtevä posti frankeerataan jatkossa yksinomaan terveyskeskuksessa. Näin postituksesta ei ole tarvetta tehdä sopimusta hv-alueen kanssa.

Kaupungintalon soteyksikön postit on frankeerattu  kaupungintalolla, mutta jatkossa nekin siis siirtyvät sisäisellä kuljetuksella terveyskeskukseen frankeerattavaksi. Sisäisten kuljetusten, keskusvaraston ym käytöstä laaditaan sopimus kaupungin ja hyvinvointialueen välillä.

Postipalvelut on käyty läpi hv-alueen kanssa. Terveyskeskuksella on oma postin nouto- ja jakelusopimus sekä oma postilokerosopimus. Hv-alueelle on käydyissä keskusteluissa ilmoitettu, että hyvinvointialueen (Naantalin terveyskeskuksen) tulee jatkossa hankkia itselleen logistiikka-, rahti- ja vastauslähetyspalvelut, mikäli he näitä palveluita käyttävät. Näistä tärkein on logistiikkapalvelu, joka mahdollistaa pakettien lähettämisen.

Kaupungintalon postituksen budjetti on laskettu vuodelle 2023  siten, että siinä on huomioitu soten postiosuuden väheneminen. Kaupungilla on käytössään tyhjiä kirjekuoria, joihin postimaksukone leimaa Naantalin kaupungin logon. Postitusyksikön henkilöstöresurssit on uudelleen mitoitettu siten, että soten postituspalveluja ei kaupungilla enää jatkossa tuoteta.

Kaupungin tytäryhtiöitä laskutetaan toteutuneista postituskuluista sekä lisäämällä hintoihin10 %:n palvelumaksu.

Hyvinvointialueelle siirtyvä henkilökunta tilaa toimisto- ja hoitotarvikkeet  jatkossa pääasiassa hyvinvointialueelta. Mikäli vuonna 2023 vähäisessä määrin hankitaan tarvikkeita kaupungin keskusvaraston kautta, niin keskusvarasto ohjaa laskun suoraan hyvinvointialueelle.

Asiahallinto

Hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023, siirretään niille tietoaineistoja kunnilta kuten toimeenpanolaissa (616/2021, 64 §) määritellään. Terveyden- ja hyvinvoinninlaitoksen kesällä 2022 julkaisema  ohjeistus linjaa, mitä tietoaineistoja hyvinvointialueille tulee siirtää. Tässä tapauksessa siirrolla tarkoitetaan nimenomaan rekisterinpitäjyyttä eikä analogisten ja sähköisten aineistojen fyysistä siirtämistä. Näin ollen vuoden vaihteen jälkeen aineistoa saattaa edelleen jäädä väärän organisaation arkistotiloihin. Tämän vuoksi hyvinvointialueen ja Naantalin kaupungin välillä tulee olla selkeät tietoaineistoluettelot siitä, kuka on tietyn aineiston rekisterinpitäjä riippumatta siitä, missä tilassa arkisto- ja muu aineisto sijaitsee. Määrittely on työlästä, koska useimmat selvitettävät aineistokokonaisuudet pitävät sisällään sekä kaupungille että hyvinvointialueelle kuuluvaa tietoa.

Naantalin kaupungissa yllä kuvattuun siirtoon valmistautuminen on aloitettu vuoden 2021 lopussa, jolloin sosiaali- ja terveystoimen arkistotiloihin toteutettiin arkistotarkastukset ja kartoitettiin niiden tietoaineistoihin kohdistuva työ. Aineistot olivat jo verrattain hyvässä valmiudessa, mutta edelleen on jatkettu aineiston seulontaa, järjestämistä ja luettelointia. Loppuvuoden aikana puhtaaksi kirjoitettuihin luetteloihin voidaan merkitä selkeästi vastuutaho.

Hyvinvointialueelle siirtyvät analogiset aineistot ovat hyvin pitkälti jo sosiaali- ja terveystoimen arkistotiloissa, joten tietopyyntöjä ei pitäisi suurissa määrin tulla potilas- ja asiakasasiakirjojen osalta. Lähinnä pyynnöt koskisivat hallinnollisia tietoja, kuten päätöspöytäkirjoja ja niiden liitteitä sekä viranhaltijapäätöksiä, jotka säilyvät kaupungin asianhallintajärjestelmässä ja jäävät kokonaisuudessaan kaupungin haltuun. Myös Naantalin kaupunki saattaa joissain tilanteissa tarvita tietopalvelua hyvinvointialueelta. Yleisesti ottaen sekä hyvinvointialueet että kunnat ovat katsoneet, että muutoksista tiedonhallinnassa tulisi sopia kirjallisesti. Tietopalvelun maksuttomuudesta organisaatioiden välillä tulee sopia. Ennen hyvinvointialueen toiminnan aloittamista on myös sovittava siitä, että kaupungin arkistotyöntekijöillä on oikeus hakea kaupungin arkistotiloissa säilytettävästä hyvinvointialueen materiaalista tietoa, kun siihen kohdistuu tieto- tai tarkastuspyyntö. Sopimuksessa tulee lisäksi sopia tietoluovustuskäytänteistä eli siitä, miten tietopyyntö tehdään ja miten tieto luovutetaan toiselle osapuolelle. Varsinkin järjestelmissä olevien tietojen kohdalta tulee joissain tapauksissa pohtia yhteisrekisterinpitäjyyttä ja kirjata tämä tehtävään sopimukseen. Kaupunki odottaa tässä asiassa hyvinvointialueen yhteistä sopimuspohjaa, joka toimisi kaikkien kuntien osalta yhtenäisellä tavalla.

Hyvinvointialueelle saapuvia asiakirjoja ei enää jatkossa kirjata kaupungin asianhallintajärjestelmään. Hyvinvointialue on pyytänyt, että kaikki päättyneet asiat suljettaisiin asianhallintajärjestelmässä, jolloin tieto siirtyvien, avoimien asioiden määrästä saataisiin mahdollisimman tarkasti. Tätä työtä on tehty pitkin syksyä ja jatketaan vielä vuoden vaihteeseen asti. Lisäksi asiakirjahallinnon ja siirtyvän henkilöstön välillä on sovittu toimenpiteistä, kuten asiadiaarin antamisesta hyvinvointialueen käyttöön ja käyttöoikeuksien jatkamisesta, jotka helpottavat tulevaa tiedonhakua. Palvelujen tietojärjestelmät, kuten potilas- ja asiakastietojärjestelmät tietoineen siirtyvät pääasiassa kokonaisuudessaan hyvinvointialueille.

Sosiaali- ja terveystoimen sekä asiahallinnon yhteistyöllä on aloitettu muutosvaikutusten arviointi. Arvioinnin avulla kartoitetaan kaupungin organisaatiolle syntyviä tiedonhallinnallisia riskejä muutostilanteessa, tämä tarkoittaa siis asianhallintaan, tietoturvaan ja tietosuojaan kohdistuvia muutoksia ja riskitekijöitä. Muutosvaikutusten arvioinnin kautta saadaan myös ne tiedot, jotka tulee päivittää kaupungin tiedonhallintamalliin, asiakirjajulkisuuskuvaukseen, tietojärjestelmäselosteisiin sekä tiedonohjaussuunnitelmaan niiden prosessien ja järjestelmien osalta, jotka uudistuksen yhteydessä siirtyvät kaupungilta hyvinvointialueelle. Työtä tehdään yhdessä sosiaali- ja terveystoimen henkilökunnan asiantuntijoiden kanssa ja arviointia tullaan jatkamaan myös vuoden 2023 aikana, jotta vielä epäselvät asiat saadaan myös mahdollisimman hallitun muutoksen piiriin.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinnosssa varaudutaan vastaamaan vielä siirtymäaikana hyvinvointialueelta tuleviin tietopyyntöihin ainakin palkka- ja palvelussuhdeasioissa ja osaamis- ja koulutustietojen osalta.

Henkilöstösiirtojen ja lomatietojen konversiot on toteutettu. Muutokset palvelussuhteisiin annetaan myös hyvinvointialueen palkanlaskentaan.

Luovutettavan henkiöstön muistaminen arvolta 30 €/työntekijä  voidaan toteuttaa henkilöstöhallinnon määrarahoista, sillä liikunta- ja kultturietuutta on käytetty arvioitua vähemmän.

Tietohallinto

Hyvinvointialue ja valtioneuvosto ovat lähettäneet kirjeitä hv-alueuudistuksen turvallisen siirtymän varmistamiseksi vahvalla yhteistyöllä.

ICT-ratkaisujen osalta tilanne Varsinais-Suomessa on varsin haastava rinnakkaisjärjestelmien suuren lukumäärän vuoksi. Selvitys- ja muutostöitä on tehty laajasti, mutta jo nyt tiedetään, että palveluja on tarve toteuttaa yhteistyössä siirtymäaikana vuodenvaihteen jälkeen.

ICT-palveluissa on vireillä alueellinen sopimuspohja kuntatoimijoiden ja hv-alueiden välillä. Sopimus tuodaan erikseen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

Yksi IT-suunnittelija siirtyy kaupungin palveluksesta hyvinvointilaueelle.

Taloushallinto

Palvelujen ja tavaroiden oston osalta ratkaiseva tekijä siinä, kenelle lasku vuoden vaihteessa kuuluu, on tavaran saapumis- ja palvelun tuottamisajankohta. Tavarantoimittajille ja palveluntuottajille on hyvinvointialueelle siirtyvien sopimusten perusteella lähetetty informaatiota muuttuvasta organisoitumisesta ja laskutusosoitteista. Vuoden vaihteessa ennakoidaan kuitenkin tarvittavan jonkin verran selvitystyötä saapuviin ostolaskuihin liittyen.

Myyntilaskutus siirtyvien toimintojen osalta siirtyy hyvinvointialueen tehtäväksi sen jälkeen, kun Naantalin kaupungille ja vuoden 2022 tuloksi kuuluva laskutus on tehty tammikuussa 2023. Myyntilaskutusta tekevä henkilöstö siirtyy hyvinvointialueelle. Valmistelutoimet myyntilaskutuksen siirtoa varten ovat käynnissä. Erilaiset kaupungin maksamat tuet siirtyvät hyvinvointialueen maksettaviksi 1.1.2023 alkaen.

Tilinpäätöksen laadintaan tarvitaan kaupungin puolella hyvinvointialueelle siirtyvää henkilöstöä alkuvuonna 2023. Tästä tulee hyvinvointialueen kanssa erikseen sopia.

 Tekniset palvelut

Tilalaitos on osallistunut hyvinvointialueelle vuokrattavien tilojen vuokrasopimusten laadintaan syksyn ajan, mutta sopimuksia ei ole vielä tehty. Vuokrasopimukset on laadittu ja ne ovat hyvinvointialueen tarkastelussa.

Ateria- ja siivouspalveluista siirtyy 20 työntekijää (10 henkilöä ateriapalveluista ja 10 henkilöä siivouspalveluista) hyvinvointialueelle. Kummelin osalta ratkaisu on vielä kesken.

Konekeskukselta siirtyy kuuden ajoneuvon, jotka ovat olleet sosiaali- ja terveyspalveluiden käytössä, leasingsopimukset hyvinvointialueelle

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi hyvinvointialueen valmistelutilanteen.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Katja Mäntylä oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.