Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.04.2021/Pykälä 169

Kaupunginhallitus 19.04.2021 § 169     

312/02.08.00/2021      

Valmistelija Talousjohtaja Heli Lähteenmäki

Naantalin kaupungilla on tarvetta kehittää talouden ja toiminnan raportointia useasta eri syystä. Vuoden 2021 alussa tuli voimaan valtakunnallinen kuntatietouudistus, jonka johdosta nykyisin käsin Tilastokeskukselle tehdyt talousarvio-, neljännesvuosi- sekä tilinpäätösraportoinnit muuttuvat entistä säädellymmiksi ja ne toimitetaan jatkossa sähköisesti valtiokonttorille. Kuntatietoraportoinnin tausta-ajatuksena on se, että sen avulla pystytään tuottamaan valtiotason "konsernitilinpäätös", eli eliminoida julkisen sektorin tapahtumat toisistaan. Tämä vaatii tilikarttojen standardointia, toimittajatietojen tunnistamista uudella tunnisteella (sektoriluokitus) sekä palvelujen standardointia raportoinnissa (palveluluokitus). Tätä varten kunnille on annettu sitovat ohjeistukset mm. tilikartasta, sektoriluokista sekä palveluluokista, joiden perusteella vuoden 2021 taloustiedot raportoidaan valtiokonttorille.

Naantalissa kirjanpitojärjestelmä ei pysty muodostamaan kustannuspaikkakohtaisesta aineistosta palveluluokituskohtaista aineistoa, vaan palveluluokituksen tekeminen olisi vaatinut jokaisen laskun ja kirjanpidon erän kohdalla manuaalista työtä. Tämä on Naantalin mittakaavassa mahdotonta toteuttaa. Tätä varten tarvitaan toisenlainen tapa palveluluokituksen mukaisten tietojen tuottamiseen ja lähettämiseen. Raportointijärjestelmässä voidaan ylläpitää palveluluokitushierarkiaa, jolla kirjanpidosta saatava kustannuspaikkakohtainen aineisto muunnettaan palveluluokituksen mukaisesti. Sektoriluokat tulevat aineistoon suoraan kirjanpidosta. Raportointijärjestelmästä myös lähetetään tiedot sähköisesti valtiokonttoriin sen vaatimusten mukaisesti.

Valtioneuvoston asetuksella säädettin, että valtiokonttorin lisäksi neljännesvuosittain tulee raportoida samat, koko kaupungin tason toteutumatiedot valtuustolle. Aiemmin kuntien sisäistä raportointia ei ole säädelty ohjein tai säännöin.

Naantalin sisäisessä talouden seurannassa on tällä hetkellä käytössä Accuna-tuotteen pdf-raportit, jotka ajetaan erikseen kirjanpidosta kauden sulkeuduttua ja lähetetään vastuuhenkilöille. Lisäksi kirjanpitojärjestelmän raporteista taloutta voidaan seurata, mutta raportointi sitä kautta ei ole yksinkertaisinta mahdollista. Suoritetiedot ovat jokaisessa substanssijärjestelmässä erikseen, eli niiden yhdistäminen taloustietoihin on käsityötä. Nykyaikainen raportointi perustuu ns. johdon työpöytäratkaisuun, jossa jokainen vastuuhenkilö voi itse, sähköisen työvälineen kautta, seurata talouden ja toiminnan kehittymistä. Kirjanpidon valmistuminen jokaisen kuukauden jälkeen hieman kestää, joten reaaliaikaisuuteen ei aivan heti päästä. Nykyiset raportointivälineet kuitenkin kaipaavat modernisointia, sillä luottamushenkilöille tehtävä raportointi on tehty erillisillä excel-raporteilla. Tavoitteena on siten myös automatiosida manuaalista työtä.

Näistä syistä tammikuussa julkaistiin tarjouspyyntö "Tietojärjestelmäratkaisun hankinta johdon raportoinnin ja kuntatietouudistuksen vaatimusten toteuttamiseksi", jossa pakollisina vaatimuksina oli seuraavat:

" 1. Johdon työväline, jonka avulla kootaan julkisista lähteistä ajantasaista informaatiota toimintaympäristöstä ja sen muutoksista johdon käyttöön helposti käytettävässä muodossa.

a. toimittaja vastaa tietojen siirrosta, ylläpidosta, päivittämisestä sekä julkaisusta johdon työvälineeseen.

2. Talouden tietojen raportointiväline kaikille organisaation tasoille. Väline tuottaa kuukausittain organisaation määrittelemät raportit sekä Kuntatietouudistuksen vaatimat raportit koko kaupungin eri tasoille ja toimielimille raportoitavaksi, sekä Kuntatietouudistuksen vaatimusten mukaisesti sähköisesti Valtiokonttorille.

a. raportoinnissa hyödynnetään Pro Economica Premium-järjestelmän tietoja ja niitä jatkojalostetaan Kuntatietouudistuksen vaatiman palveluluokituksen mukaisiksi hankittavassa järjestelmässä. Hankittavasta järjestelmästä myös lähetetään tiedot Valtiokonttorille.

b. järjestelmässä - ylläpidetään tuotteistuslogiikkaa ja sen mukaista raportointia - on mahdollisuus taloustietojen jakamiseen esimerkiksi jakosäännöin ja vyörytyksin sekä ylläpitää muita tuotteistuslogiikoita, jotka varmistavat raportoinnin jatkuvuuden organisaatiorakenteen tai palveluluokituksen muutostilanteissa

c. tuotetaan valmiit raportit liitettäväksi osavuosikatsauksiin, kuukausiraportointiin, tilinpäätöksen toteutumavertailuihin ja muuhun raportointiin

d. on porautumismahdollisuus tietoihin

e. tietojen vieminen .csv ja excel-muotoon on mahdollista mm. jatkojalostusta varten.

3. Suoritteiden ja mittareiden hallinta osana työvälinettä

a. mahdollisuus suoritetietojen yhdistelyyn taloustietoihin ja niiden avulla erilaisten mittareiden muodostamiseen, laskemiseen ja seurantaan

b. suoritetietoja voidaan järjestelmässä ylläpitää, siirtää ja yhdistää raporteille.

4. Yllä kuvattuun kokonaisuuteen liittyvä asiantuntijapalvelu, jossa yhdistyy sekä työvälineen toiminnallinen ja tekninen osaaminen että substanssin ymmärrys.

a. asiantuntija-apu palvelukohdistuksien ja jakosääntöjen muodostamiseen b. jatkuva ylläpito ja kehittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Lisäksi edellytimme, että kyseessä on valmis, nopeasti käyttöön otettava järjestelmä, ja että se on käytössä kolmessa referenssikunnassa.

Ohjelmisto hankitaan palveluna. Näiden kriteerien täyttyessä hankinnan ratkaiseva tekijä on palvelun hinta.

Tarjouspyyntö on liitteenä.

Liite B2, KH 19.04.2021

Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta, joissa ilmoitettiin vaatimuksemme järjestelmälle täyttyvän. Referenssitarkistuksen jälkeen todettiin, että halvin tarjous ei täytä hankinnassa vaatimiamme asioita:  järjestelmän referenssikunnissa ei ole käytössä tarvitsemiamme kuntatietojärjestelmän vaatimuksia (kustannuspaikkaperusteisten tietojen muuttaminen palveluluokituksen mukaiseksi) eikä vaatimuksiimme kuulunut toimintaympäristön raportointi ole käytössä.

Oheismateriaali:

-          Tarjousten vertailutaulukko (Salassa pidettävä JulkL 24.1§:n kohdan 20 nojalla)

-          Kysymykset ja vastaukset

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hylätä Talgraf Oy:n tarjouksen, koska tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty ja valita raportointijärjestelmän toimittajaksi Softwave Oy:n hinnan perusteella.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstön edustaja Katja Mäntylä oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 Merkittiin, että talousjohtaja Heli Lähteenmäki oli läsnä asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.