Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.02.2021/Pykälä 50

Kaupunginhallitus 15.02.2021 § 50     

188/07.01.03.00/2021      

Valmistelija Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vas­tuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

?                vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn to­teut­ta­mi­ses­ta;
 

?                määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan;
 

?                antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asia­kir­ja­hal­lin­non johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asia­kir­ja­hal­lin­nos­ta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

Asiakirjahallintoa johtava tiedonhallinnan asiantuntija johtaa kau­pun­gin­hal­li­tuk­sen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon teh­tä­viä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeitten mukaisesti. Val­von­ta­teh­tä­väs­sään tiedonhallinnan asiantuntija voi suorittaa ar­kis­to­tar­kas­tuk­sia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tar­kas­tus­ker­to­muk­set.

Vuoden 2020 aikana vs. tiedonhallinnan asiantuntija tarkasti saaristoasioiden, terveyskeskuksen ja vapaa-aikapalveluiden arkistot. Terveyskeskuksen tarkastuskohteessa tavoitteena oli aiemmin an­net­tu­jen korjausehdotusten toteutumisen seuraaminen.

Tarkastuskäynneillä on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja ar­kis­to­toi­men perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin omi­nai­suuk­siin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan to­teut­ta­mi­seen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen.

Käynneillä nousi esiin asiakirjojen säilytysmuotojen monimuotoisuus. Säh­köis­ten työkalujen kehittymisestä huolimatta kaupungissa syntyy vielä pal­jon sellaisia asiakirjoja, joita on säilytettävä paperimuodossa. Vuoden 2020 alus­sa voimaan tullut tiedonhallintalaki edellyttää kuitenkin, että vuo­teen 2022 mennessä viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään säh­köi­ses­ti. Tämä edellyttää koko kaupungin sähköisen säilytyksen ratkaisujen ke­hit­tä­mis­tä. Vuoden 2021 alusta käyttöönotettu uusi asianhallintajärjestelmä ja siihen liitetty tiedonohjaus luo pohjan sähköisen säilyttämisen kehittämiselle.

Lisäksi käynneillä kiinnitettiin huomiota arkistotilojen riittämättömyyteen sekä siihen, etteivät ne täytä kaikkia Kansallisarkiston arkistotiloille määrittelemiä vaatimuksia. Arkistovastaavien pe­reh­dy­tystä sekä arkistotyölle annettavaa työaikaa tulee myös lisätä.

Oheismateriaali:

?               Saaristoasioiden, terveyskeskuksen ja vapaa-aikapalveluiden arkistojen tarkastuskertomukset

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tar­kas­tuk­sia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2020 arkistotarkastukset tiedoksi.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstön edustaja Katja Mäntylä oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.