Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.09.2021/Pykälä 344

Kaupunginhallitus 10.05.2021 § 206    

Valmistelija  Hallintojohtaja Riitta Luotio ja viestintä- ja kehittämispäällikkö Tiina Rinne-Kylänpää:

 Valtuuston tärkein tehtävä on kaupungin strateginen johtaminen. Tätä teh­tä­vää korostaa myös nykyinen kun­ta­la­ki. Kaupunginvaltuuston rooli on keskeinen koko kuntakonsernin joh­ta­mi­ses­sa ja ohjaamisessa. Kunnan strategiaprosessia ja strategian sisältöjen toteutumista suositellaan arvioimaan itsearviointina valtuustokauden päättyessä. Valtuustokauden päättyessä tehtävä arviointi mahdollistaa "testamentin" tulevalle valtuustolle kaupungin strategian tilanteesta, päivitystarpeesta sekä strategiaprosessin kehittämisestä jatkossa.

Valtuuston rooli kaupungin toiminnan, talouden ja kuntakehityksen oh­jaa­ja­na sekä kunnan asukkaiden itsehallinnon ensisijaisimpana toteuttajana tulee ol­la vahva. Toimintaympäristön analysointi, muutossuuntien ha­vait­se­mi­nen, ajantasaisen strategian luominen ja sen arviointi ovat val­tuus­to­työs­ken­te­lyn ydintä. Nykyinen valtuustokausi jatkuu normaalia pi­dem­pään eli 31.7.2021 asti. Tämä on seurausta kuntavaalien siirtymisestä huhtikuulta kesäkuuhun

Valtuustotyön kasvavien vaatimusten myötä valtuustotyöskentelyn ke­hit­tä­mi­nen ja monipuolistaminen on ajankohtaista. Päätöskokousten lisäksi mah­dol­li­sia työskentelymuotoja ovat seminaari-, iltakoulu- ja tii­mi­työs­ken­te­lyt sekä kyselytunnit. Täl­lai­sil­la toimenpiteillä voidaan kehittää poliittisen ja ammatillisen johdon yh­teis­työ­tä sekä lisätä toimijoiden välistä luot­ta­mus­ta. Se, miten kehittämisen vai­ku­tus näkyy luottamushenkilöiden työssä, vaa­tii toiminnan arviointia.

Tuleva valtuustokausi 2021 - 2025 tulee olemaan monella tavalla poikkeava.  Uudet valtuustot aloittavat työskentelynsä todennäköisimmin koronapandemian edelleen vallitessa. Naantalin jalostamotoiminnan lakkauttaminen vaikuttaa kaupungin talouteen sekä kunnallisverotulojen että yhteisöverotuoton kautta. Valmisteilla oleva sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistus vaikuttaa toteutuessaan merkittävästi paikallisen ja alueellisen tason toimintaan. Uudistuksen eduskuntakäsittely on vielä kesken ja aikaa täytäntöönpanoon jää niukasti. Mitä toimivampi yhteistyö ja yhteishenki aluella on, sitä suuremmalla varmuudella uusituksella saavutetaan sotepalveluihin ja kustannustehokkuuteen liittyvät tavoitteet. Hyvinvointialueiden perustaminen muuttaa kuntien roolia ja tehtäväkenttää vuoden 2023 alusta lukien. Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen tehtävät siirtyvät uudelle itsehallinnolliselle sote-maakunnalle.  Kaupungin tehtävät kaventuvat ja työntekijämäärä vähenee. Käyttötalousmenoista siirtyy noin puolet sote-maakunnille. Kaupungin tuloja alennetaan siirtyviä kustannuksia vastaavasti valtionosuuksia, yhteisöveron tuottoa ja kunnallisveroa pienentämällä. Väestömuutokset, digitalisaatio ja ilmastonmuutos lisäävät tarvetta tulevaisuutta koskevasta keskustelusta.

Kuntaliitto on suositellut, että nyt istuntokauttaan päättävät valtuustot ar­vioi­si­vat omaa toimintaansa, saavuttamiaan tuloksia, käyttämiään työs­ken­te­ly­ta­po­ja sekä toimintansa kehittämistarpeita. Itsearvioinnin yhteydessä oli­si tärkeää kartoittaa, miten niin valtuustotyöstä luopuvat kuin siellä työs­ken­te­ly­ään jatkavat ovat kokeneet edellytyksensä hoitaa valtuutetun työtä ja mah­dol­li­suu­ten­sa vaikuttaa valtuustotyön kautta sekä mihin suuntaan val­tuus­to­työ­tä olisi heidän mielestään kehitettävä.

 Elinvoimainen kaupunki tarvitsee hyvin toimivaa luottamushenkilötyötä ja kau­pun­ki­lais­ten aktiivisuutta. Toimiva luottamushenkilötyöskentely luo poh­jan onnistuneelle muutosjohtamiselle. Kuntavaalivuotena on mahdollisuus kiinnittää huomiota luottamushenkilötyöhön ja sen edellytysten kehittämiseen.  Eräänä kehittämistyövälineenä toi­mii myös valtuutettujen ja kaupunginhallituksen oman työskentelyn it­sear­vi­oin­ti.

Kuntalain mukaan kunnanhallituksen tulee

1) vastata kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta;

2) vastata valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta;

3) valvoa kunnan etua ja, jollei hallintosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntaa ja käyttää sen puhevaltaa;

4) edustaa kuntaa työnantaja a ja vastata kunnan henkilöstöpolitiikasta;

5) vastata kunnan toiminnan yhteensovittamisesta;

6) vastata kunnan toiminnan omistajaohjauksesta;

7) huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta järjestämisestä.

Kunnanhallituksen tehtävien toteuttamista edellyttävää poliittista yhteistyötä johtaa kunnanhallituksen puheenjohtaja (Kuntalaki § 40). Naantalin kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta määritellään Naantalin kaupungin hallintosäännössä.

Kuntaliitto suosittaa, että luottamushenkilöt tekevät säännöllisesti itsearvioinnin omasta toiminnastaan. Itsearvioinnit voidaan toteuttaa sähköisellä kyselylomakkeilla, johon kaikki val­tuu­te­tut ja kaupunginhallituksen jäsenet vastaavat henkilökohtaisesti. Men­neen valtuustokauden työs­ken­te­lyn arviointi ja tulevan kauden suun­nit­te­lu tapahtuvat kunnan sisäisenä työ­nä.

Itsearviointi on Naantalissa suoritettu viimeksi keväällä 2017. Nykyisen valtuustokauden osalta arvioinnin kysymykset ovat pitkälti samat. Näin vertailtavuus aikaisempaan itsearviointiin säilyy. Kysymyspatteristoon on lisätty oma osionsa koronapandemiaan liittyvä osio.

Oheismateriaali:

-                Valtuustotyöskentelyn arviointi, lomakemalli

-                Hallitustyöskentelyn arviointi, lomakemalli

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää toteuttaa kaupunginvaltuuston ja -hallituksen työskentelyn itsearvioinnin. Kyselyjen tuloksista raportoidaan po. toimielimille.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 13.09.2021 § 344      

789/12.03.02.00/2021    

 

Valmistelija Hallintojohtaja Riitta Luotio:

Hallituksen työskentelyn arviointikyselyyn vastasi kuluvana vuonna  8 henkilöä (vuonna 2017: 7 henkilöä) ja valtuuston kyselyyn 17 henkilöä (vuonna 2017: 23 henkilöä). Vastausaktiivisuus oli pienempi kuin vuonna 2017 suoritetussa kyselyssä.

Oheismateriaali:

-          Vertailu: Hallituksen työskententelyn arviointi 2017 vs 2021

-          Vertailu: Valtuuston työskentelyn arviointi 2017 vs 2021.

Valtuustotyöskentelyn arviointi:

Valtuuston työskentelyn toimintakulttuuri on vastausten mukaan kehittynyt positiiviseen suuntaan. Strategian ohjavuus päätöksenteossa on pysynyt ennallaan. Kokouksissa työskentely koetaan tehokkaaksi, eikä kokousten kestoa venytetä tarpeettomasti. Tiedon kulku valmisteltavista asioista on hieman parantunut. Tärkeisiin asioihin koetaan käytettävän riittävästi aikaa. Valtuutetujen suhtautuminen toisiinsa sen sijaan on muuttunut heikommaksi ja  koetaan aikaisempaa epäkunnioittavammaksi.

Yhteistyö valtuustoryhmien välillä on parantunut merkittävästi. Lähes 65 % vastaajista piti yhteistyön toimivuutta erittäin hyvänä. Myös hallintokuntien välinen yhteistyö koettiin aikaisempaa parempana. Yhteistyön kaupungin ja elinkenoelämän sekä erilaisten järjestöjen väillä välillä koettiin parantuneen. Yhteistyösuhteet kaupungin ja median välillä koettiin aikaisempaa paremmiksi. Lähes 30 % vastaajista piti mediayhteistötä erittäin hyvänä. Yhteistyö hallituksen ja valtuuston välillä koettiin lievästi heikentyneen.

Valtutuuston vaikutusmahdollisuudet kunnan toiminnan kokonaisohjaukseen, omistajapolitiikkaan ja konserniohjaukseen koetiin vahvistuneen. Myös vaikutusmahdollisuudet elinvoiman ja elinkeinojen kehittämiseen koettiin olevan aikaisempaa paremmat. Vaikutusmahdollisuudet asukkaiden hyvinvoinnin edistämiseen koettiin sen sijaan aavistuksen verran heikommiksi.

Työ-ja toimintamuotojen kehittämisen osalta valtuutetut toivoivat erityisesti asioiden ennakoivaa selostamista informaatiotilaisuuksissa sekä valtuustoryhmien johdon ja kaupunginjohtajan yhteispalvereja. Toiveet seminaarien järjestämisestä olivat vähentyneet.

Kaupungin viranhaltijoiden työskentelyn koettiin kehittyneen positiiviseen suuntaan. Erityisesti tiedottaminen kuntalaisille valmisteilla olevista asioista ja päätöksistä koettiin parantuneen. Asioiden esittelyt koettiin aikaisempaa paremmin valmistelluiksi. Viranhaltijoiden tavoitettavuuden sen sijaan koettiin lievästi heikentyneen.

Kaupungin strategian koettiin vastaavan aikaisempaa paremmin toimintaympäristön aiheuttamiin tarpeisiin. Lisäksi strtegia koettiin rakenteeltaan ja sisällöltään selkeäksi ja johdonmukaiseksi.

Kyselyyn vastanneet valtuutetut kokivat, että startegia on auttanut toiminnan ja kehittämisen suuntaamisessa aikaisempaa vahvemmin. Lisäksi koekemus strategisten hankkeiden ja tavoitteiden säännöllisestä arvioimisesta on parantunut.

Lähes 59 % arviointiin vastanneista valtuutetuista koki valtuustotyöskentelyn onnistuneen kokonaisuutena melko hyvin menneellä valtuustokaudella. Vuonna 2017 vastaava prosenttiosuus oli 56,5 %. Lähes 12 % valtuustosta koki valtuustotyöskentelyn onnistumisen kokonaisuutena erittäin hyvänä. Vastava osuus vuonna 2017 kyselyssä oli 8,7 %.Yksikään vastaajista ei pitänyt valtuustotyöskentelyä huonona tai melko huonona.

Hallitustyöskentelyn arviointi

Kaupunginhallitus oli vastauksissaan selkeästi kriittisempi. Postiivista kehitystä koettiin onnistumisessa startegian toteuttamisessa sekä toimenpiteiden käynnistämisessä. Onnistuminen kaupungin edunvalvonnan hoitamisessa ja palvelutuotannon ohjauksessa koettiin edellistä kyselykierrosta heikommaksi. Myös kokemus avoimen ja läpinäkyvän toimintakulttuurin luomisessa oli heikentynyt.

Hallituksen tiedonsaannin valmisteltavista asioista koettiin parantuneen. Positiivista kehittymistä koettiin  lisäksi henkilökohtaisessa hallitustyöskentelyssä onnistumisessa. Hallitustyöskentelystä maksettava palkkio koettiin vähemmän palkitsevaksi. Myös omat vaikuttamismahdollisuudet koettiin heikommiksi verrattuna vuoden 2017 arvion mukaisiin kokemuksiin.

Yhteistyö hallituksen ja muiden osapuolten välillä koettiin monelta osin paremmaksi vuoden 2017 vastaavaan kyselyyn verrattuna. Erityisen hyvä kokemus yhteistyöstä oli hallituksen ja kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen välillä. Yhteistyö koettiin edellistä kyelykierrosta paremmaksi myös hallituksen ja lautakuntien, sekä hallituksen ja median välillä.

Hallituksen sisäisen kulttuurin koettiin heikentyneen luottamuksellisen työskentelyilmapiirin toteutumisen osalta. Ajankäyttön jakutuminen päätösasioihin ja keskusteluasioihin koettiin jakautuvan aikaisempaa epätarkoituksenmukaisemmin. Kokemus ajan käyttämisestä tärkeisiin asioihin koettiin heikentyneen. Startegian ohjavuus päätökseteossa koettiin vahvemmaksi. Esityslista-asioihin perehtyminen koettiin paremmaksi. Myös käytännöt uuden tiedon hakemiseen ja raportointiin hallitukselle koettiin kehittyneen.

Hallituksen ja valmistelutahojen keskinäinen työnjako strategisen ohjauksen osalta koettiin parantuneen. Kokemus strategian laadinnasta oli edellistä kyselykierrosta heikompi.

Hallitus oli tyytyväisempi omistajapolitiikan määrittelyihin kunkin konserniyhteisön tarkoituksesta ja ja tehtävistä startegian toteuttamisen kannalta. Kokemus omistuksille asetetuista tuottovaatimuksista oli heikentynyt edellisen kyselykierroksen tuloksesta. Omistajapolitiikan toteutumisen raportointi toimintakertomuksessa koettiin vuoden 2017 kokemukseen verrattuna heikommaksi.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee tiedokseen valtuustokauden 2017-2021 työskentelyn arvioinnit. Tuloksista raportoidaan valtuustolle luottamushenkilökoulutusten toteuttamisen yhteydessä.

Kokouskäsittely  Merkittiin, että henkilöstön edustaja Katja Mäntylä oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.