|
KH - Yleisjaosto |
§ 4 |
23.01.2017 |
Arkistotarkastukset vuonna 2016
51/07.01.01/2015
KH - Yleisjaosto 23.01.2017 § 4
arkistosihteeri Enni Lamppu
Kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen mukaisesti arkistotoimen johtavana viranomaisena toimii kaupunginhallituksen yleisjaosto. Arkistotointa johtavana ja valvovana viranhaltijana toimii arkistosihteeri. Toimintaohjeen mukaan arkistosihteeri voi suorittaa arkistotarkastuksia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tarkastuskertomukset.
Vuoden 2016 aikana arkistosihteeri suoritti arkistotarkastukset Maijamäen ja Suopellon kouluissa, terveyskeskuksessa sekä vesihuoltolaitoksella.
Tarkastuksissa kiinnitettiin huomiota muun muassa arkistotiloihin, tiedon säilytykseen, tietosuoja-asioihin, seulontaan ja asiakirjojen luettelointiin. Henkilökuntaa ohjeistettiin tarvittavilta osin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käytännön tehtävissä. Erikseen huomiota kiinnitettiin myös sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ja tietojärjestelmäselosteiden päivittämiseen liittyviin kysymyksiin.
Tarkastuskertomukset vuodelta 2016 ovat oheismateriaalina.
Oheismateriaali
-
Tarkastuskertomus Maijamäen yläloulun arkisto (hallinto- ja oppilasasiat)
-
Tarkastuskertomus Suopellon yläkoulun arkisto (hallinto- ja oppilasasiat)
-
Tarkastuskertomus vesihuoltolaitos (varikon arkisto)
-
Tarkastuskertomus terveyskeskus (potilaskertomusarkisto, hallinnon arkisto sekä irrallinen materiaali)
Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tarkastuksia jatketaan kuluvan vuoden aikana. Lisäksi arkistosihteeri on controllerin ohjeiden mukaisesti kiinnittänyt huomiota tarkastuksissa havaittujen puutteiden seurantaan. Tarkastuskohteisiin tehdään seuraavan vuoden aikana seurantakäynti ja näin pyritään varmistamaan korjaustoimenpiteiden suorittaminen.
KAUPUNGINJOHTAJA:
Kaupunginhallituksen yleisjaosto merkitsee vuoden 2016 arkistotarkastukset tiedoksi.
YLEISJAOSTO:
Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.