Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 11.02.2019/Pykälä 49

Kaupunginhallitus

§ 49

11.02.2019

 

Arkistotarkastukset vuonna 2018

 

100/07.01.01/2019

 

Kaupunginhallitus 11.02.2019 § 49

 

Vs. arkistosihteeri Ilkka Valve:

 

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

 

• vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta;
  

• määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan;
  

• antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

 

Asiakirjahallintoa johtava arkistosihteeri johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeitten mukaisesti. Valvontatehtävässään arkistosihteeri voi suorittaa arkistotarkastuksia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tarkastuskertomukset.

 

Vuoden 2018 aikana vs. arkistosihteeri suoritti arkistotarkastukset terveyskeskuksessa, maankäyttöosastolla sekä Keskustan päiväkodissa (pistokokeenomaisesti) ja varhaiskasvatuksen hallinnossa.

 

Arkistotarkastuksilla on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin ominaisuuksiin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan toteuttamiseen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen. Erityisesti on keskitytty niihin asioihin, joissa on havaittu korjattavaa aiempien tarkastusten yhteydessä. Vuoden 2018 tarkastuksilla on lisäksi pidetty esillä asiakirjahallinnan digitalisointiin liittyviä kysymyksiä: miten ja millä edellytyksillä tällä hetkellä paperimuodossa käsiteltäviä asiakirjoja olisi mahdollista saada sähköiseen muotoon ja miten prosesseja voitaisiin sujuvoittaa sähköisen asiakirjahallinnan myötä.

 

Tarkastuksilla keskusteltiin myös tiedonohjaussuunnitelmista, joiden laadintaan tullaan jatkossa panostamaan entistä voimallisemmin. Tiedonohjaussuunnitelmat ovat välttämätön edellytys asiakirjallisen tiedon sähköisen pitkäaikaissäilytyksen (sähköisen arkistoinnin) toteuttamiselle, ja niitä laaditaan koko kaupungin kattavasti projektina vuoden 2019 aikana.

 

Oheismateriaali:

• Terveyskeskuksen, maankäyttöosaston sekä päiväkotien ja varhaiskasvatuksen tarkastuskertomukset

 

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tarkastuksia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2018 arkistotarkastukset tiedoksi.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.