Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.12.2018/Pykälä 405

Kaupunginhallitus

§ 405

03.12.2018

 

Luvan antaminen teknisten palvelujen palvelukeskuksen toimistosihteerin toimen täyttämiseen

 

750/01.02.00/2018

 

Kaupunginhallitus 03.12.2018 § 405

 

Talouspäällikkö Pirjo Kankaristo:

 

Palvelukeskuksen toimistopalveluyksikkö vastaa teknisen palveluiden toimisto- ja taloushallinnon palveluista. Toimistopalveluyksikön toimistosihteereistä kahden henkilön työpanos kohdistuu rakennusvalvonnan tulosalueelle. Toinen näistä toimistosihteereistä (vakanssi nro 1710106) on jättänyt 15.11. irtisanomisilmoituksen.

 

Rakennusvalvonnan toimistosihteerin tehtäviin kuuluvat rakennuslupa-asioiden toimistotehtävät, asiakaspalvelu, neuvonta, lupa-arkiston hoito, rakennustarkastajien päätösten julkipanot, rakennus- ja huoneistotietojen tallennus ja ylläpito, rakennusvalvonnan laskutus sekä rakennusvalvonnan ostolaskujen asiatarkastus.

 

Toimistohenkilöstön erityishaasteena on tällä hetkellä sähköisten lupa- ja arkistojärjestelmien ylläpito. Lisäksi rakennusvalvonnassa on käynnissä projekti paperimuodossa olevien arkistojen digitalisoimisesta.

 

Oheismateriaali:

• Täytettävän vakanssin tehtävänkuvaus ja palvelukeskuksen organisaatiokaavio

 

Toimistohenkilöstön toimien pätevyysvaatimuksena on toimistoalan amk- tai opistoasteinen ammatillinen tutkinto ja hyvä perehtyneisyys vakanssin hoitoon liittyviin tehtäviin.

 

Tehtävän hoitamisen vaihtoehtojen tarkastelu

 

Palvelu hankitaan ulkopuoliselta palvelun tuottajalta

 

Vakanssin tehtävissä on merkittävästi asiakaspalvelua ja tehtäväalueelta tulevien vaihteleviin työtehtävien hoitamista, kaupungin eri tietojärjestelmien käyttöä sekä luottamuksellisten tietojen käsittelyä. Näiden palveluiden osto ulkopuoliselta palveluntuottajalta ei tästä syystä voida pitää perusteltuna toimintamallina.

 

Tehtävä täytetään sisäisillä järjestelyillä

 

Tehtävässä edellytetään perehtyneisyyttä rakennusvalvonnan lupakäytäntöihin, rakennusvalvonnan toimialan tuntemusta ja sujuvaa tietotekniikan käyttötaitoja. Rakennusvalvonnan toimistotyöt edellyttävät kahden henkilötyövuoden panostusta. Toimistohenkilöstön työtehtäviä ja tehtävien painotuksia on selvitetty syksyn aikana ja toimistoresurssitarpeita on arvioitu yhdessä tulosalueiden kanssa. Toteutettavissa olleet tehtävien uudelleen järjestelyt on suoritettu. Tämä ei ole poistanut vakanssin täyttötarvetta.

 

Tehtävän täyttämättä jättäminen

 

Vakanssin täyttämättä jättäminen heijastuu välittömästi rakennusvalvonnan palveluiden tuottamiseen ja asiakaspalveluun heikentävästi.

 

Tehtävän auki julistaminen

 

Rakennusvalvonnan palveluiden toiminnan kannalta rakennusvalvonnan toimistosihteerin vakanssin hoitaminen vakituisessa työsuhteessa on paras vaihtoehto toimintojen varmistamiseksi.

 

Edellä olevaan viitaten esitän, että kaupunginhallitus antaa luvan toimistosihteerin toimen (vakanssi nro 1710106) täyttämiseen 1.1.2019 alkaen.

 

Vakanssin täyttölupavalmistelusta on keskusteltu rakennustarkastaja Markku Aron ja vs. henkilöstöpäällikkö Eila Hulkkosen kanssa ja he pitävät esitystä perusteltuna.

 

Tekninen johtaja Reima Ojala:

 

Puollan vakanssin täyttämistä ja talouspäällikön perustelujen mukaista hakuprosessia.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus antaa teknisille palveluille luvan palvelukeskuksen toimistosihteerin toimen (vakanssi nro 171106) täyttämiseen.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Henry Palomäki oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.