Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.05.2020/Pykälä 171

Kaupunginhallitus

§ 171

18.05.2020

 

Kuntalain väliaikaisen muutoksen vaikutukset hallintosäännön määräysten soveltamiseen

 

393/00.01.01.00/2020

 

Kaupunginhallitus 18.05.2020 § 171

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio ja kaupunginlakimies Turo Järvinen:

 

Taustaa

 

Kunnissa on poikkeusolosuhteiden johdosta aiempaa laajemmin otettu käyttöön kuntalain (410/2015) mukainen sähköinen kokous, joka mahdollistaa kunnallisen päätöksenteon sähköisessä ympäristössä siten, että toimielinten kokoontumisia varsinaisiin kokouksiin voidaan välttää. Ennen sähköisen kokouksen käyttöönottoa kunnan oli kuitenkin kuntalain mukaisesti otettava hallintosääntöönsä tarvittavat määräykset siitä, millaiset sähköiset kokous- ja päätöksentekomenettelyt sillä on käytössä ja miten kokoukset teknisesti toteutetaan.

 

Naantalin kaupungin hallintosääntö mahdollistaa sähköisen kokouksen järjestämisen kaikkien toimielimien osalta.

 

Nykyisen kuntalain soveltamisen kannalta ongelmalliseksi on osoittautunut 99 §:n mukainen edellytys sähköisessä kokouksessa läsnä oleviksi todettujen yhdenvertaisesta näkö- ja ääniyhteydestä. Kunnissa yleisesti käytössä olevat sähköiseen kokoukseen käytettävät ohjelmat eivät välttämättä kaikilta osin täysin mahdollista yhtäaikaista ja keskeytyksetöntä video- ja ääniyhteyttä, jolloin edellytystä yhdenvertaisesta näkö- ja ääniyhteydestä ei tosiasiallisesti voida toteuttaa.

 

Erityisesti kokoonpanoiltaan suuremmissa toimielimissä, joiden kokouksiin voi osallistua kerrallaan useita kymmeniä luottamushenkilöitä, on yhtäläisen näkö- ja ääniyhteyden edellytyksen täyttäminen osoittautunut tietoteknisesti haastavaksi. Tietoverkon kapasiteetin rajallisuudesta on voinut seurata, ettei etenkään videoyhteyttä ole voitu käytännössä pitää kokouksen ajan keskeytyksettömästi päällä.

 

Kuntalain väliaikainen muuttaminen

 

Eduskunta on päättänyt kuntalain väliaikaisesta muuttamisesta kuntien sähköisten kokousten osalta. Kuntalakiin (410/2015) on lisätty väliaikaisesti uudet 90 a ja 99 a pykälät. Muutos tuli voimaan 1.5.2020 lukien.

 

Oheismateriaali:

• Kuntalain väliaikainen muuttaminen kuntien sähköisten kokousten osalta

 

Lainmuutoksen tavoitteena on ollut parantaa kunnallisen päätöksentekojärjestelmän toimintaedellytyksiä poikkeusoloissa.

 

Lainmuutoksen myötä kunnanvaltuustolle kuuluvaa toimivaltaa kunnan hallinnon järjestämisestä käyttää eräissä tilanteissa kunnanhallitus niiltä osin, kuin kysymys on sähköisten toimintatapojen käyttöönotosta ja käytöstä sekä sähköisten kokousten pitämisestä kunnan kaikissa toimielimissä.

 

Näin ollen toimielimet eivät voi kuntalain väliaikaisen muutoksen perusteella tehdä lainmuutoksen sisältämistä asioista päätöksiä itsenäisesti. Lisäksi lainmuutoksen tarkoituksena on muun ohella joustavoittaa sähköisen kokouksen edellytyksiä eräiltä osin.

 

Muutoksella mahdollistetaan kunnan toimielinten kokousten pitäminen ja sähköinen päätöksenteko nykytilannetta joustavammin, mikä osaltaan tukee kansallista tavoitetta sosiaalisten kontaktien vähentämiseksi ja koronavirusepidemian hidastamiseksi. Lain muutoksella ei muutettu kuntalain 101 §:n sääntelyä kokouksen julkisuudesta.

 

Muutoksen vaikutukset

 

Muutoksen myötä kuntalakiin on lisätty säännökset eräiden hallintosäännön määräysten väliaikaisesta soveltamisesta sekä sähköisen kokouksen pitämisestä soveltuvalla videoneuvotteluyhteydellä tai vastaavalla teknisellä tiedonvälitystavalla.

 

Kunnanhallitus voi väliaikaisesti ottaa käyttöön kuntalain 98 §:n mukaiset päätöksentekotavat riippumatta siitä, mitä niiden käyttöönotosta on määrätty kunnan hallintosäännössä. Kunnanhallitus voi myös päättää siitä, että sähköinen kokous voidaan pitää uuden 99 a §:n mukaisilla edellytyksillä. Lisäksi kunnanhallitus voi hallintosäännön määräyksistä poiketen päättää, että toimielimen kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti ja että toimielimen julkisen kokouksen yleisöjulkisuus voidaan toteuttaa siten, että kokousta voidaan seurata vain sähköisesti.

 

Kunnanhallituksen mahdollisuus päättää hallintosäännön määräysten soveltamisesta koskee kunnan kaikkia toimielimiä. Kunnanhallitus voisi päättää määräysten soveltamisesta kunkin toimielimen osalta erikseen sekä siitä, sovelletaanko niitä kunkin toimielimen osalta esimerkiksi koko lain voimassaoloajan vai kokouskohtaisesti.

 

Soveltamistarve Naantalin kaupungissa

 

Naantalin kaupungin hallintosäännöissä on määräys siitä, että kaupunki osoittaa valtuuston julkisen kokouksen seuraamiseen tilan. Kuntalaki ei kuitenkaan edellytä yleisölle poikkeuksetta julkisen kokouksen seuraamismahdollisuutta kokouspaikalla tai muussa kunnan osoittamassa tilassa.

 

Kuntalain väliaikaisen muutoksen mukaan kunnanhallitus voi hallintosäännön määräyksistä riippumatta päättää siitä, että julkista kokousta on mahdollista seurata vain sähköisesti. Tällöin kaupungin ei tarvitse järjestää yleisölle tilaa kokouksen seuraamista varten myöskään siinä tapauksessa, että pääosa kokoukseen osallistujista on läsnä kokouspaikalla.

 

Muilta osin Naantalin kaupungin hallintosäännössä on huomioitu uuden 90 a §:n säädökset.

 

Oheismateriaali:

• Kooste Naantalin kaupungin hallintosäännön määräyksistä sähköisistä kokousten osalta kaupunginvaltuustossa ja muissa toimielimissä

 

Uudessa 99 a §:ssä säädetään sähköisestä kokouksesta soveltuvan teknisen tiedonvälitystavan avulla. Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvotteluyhteyttä tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat. Lisäksi edellytyksenä on, että puheenjohtaja voi johtaa kokousta kuntalain 102 §:ssä todetulla tavalla. Puheenjohtajalla tulee olla mahdollisuus varmistua siitä, että kokoukseen osallistutaan soveliaasta paikasta. Edellytyksenä pykälässä tarkoitetulle kokoukselle on myös, että kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioiden käsittelyyn.

 

Naantalin kaupungin toimielimien käytössä on sähköinen kokoushallinta sekä Teams-sovellus, joiden avulla kuntalaissa tarkoitetut sähköisen kokouksen edellytykset täyttyvät. Hallintosääntö mahdollistaa sähköisen kokouksen toteuttamisen lainmuutoksen mahdollistamalla teknisellä tiedonvälitystavalla. Keskikokoisista kaupungeista poiketen Naantalin kaupunginvaltuuston julkiset kokoukset on valtuustosalin konferenssi- ja äänentoisto- sekä kameratekniikan avulla mahdollista lisäksi suoratoistaa yleiseen tietoverkkoon.

 

Sähköisen kokouksen pitämisessä tulee edelleenkin ottaa huomioon erityisesti kuntalain 98 §:n 2 momentin sääntely tietoturvallisuudesta sekä salassa pidettävien tietojen käsittelystä. Mikäli videoneuvotteluyhteyden avulla pidettävässä sähköisessä kokouksessa käsitellään luottamuksellisia tai salassa pidettäviä asioita, kokous tulee voimassaolevan lain mukaisesti pitää suojatun tietoliikenneyhteyden avulla.

 

Yleisesti käytössä olevat videoneuvottelu- tai vastaavat ohjelmistot eivät yleensä sellaisenaan mahdollista kuntalain 105 §:n 5 momentin mukaista vaalin toimittamista sähköisessä kokouksessa suljetuin lipuin siten, että vaalisalaisuus on turvattu.

 

Naantalin kaupungilla ei tällä hetkellä ole käytössä toimintatapaa, jolla suljettu lippuäänestys voitaisiin sähköisessä kokouksessa toteuttaa. Tällaisen mahdollisuuden käyttöönotto on kuitenkin hyvä huomioida kokousteknisten ratkaisujen jatkokehittämisessä.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus päättää kuntalain väliaikaisen muutoksen voimassaoloajan ja kaikkien kaupungin toimielimien osalta seuraavaa:

 

• Kuntalain 98 §:n mukaiset päätöksentekotavat otetaan käyttöön riippumatta siitä, mitä niiden käyttöönotosta on määrätty kunnan hallintosäännössä.
  

• Sähköinen kokous voidaan pitää uuden 99 a §:n mukaisilla edellytyksillä.
  

• Toimielimien kokouskutsut voidaan lähettää sähköisesti ja toimielimien julkisen kokouksen yleisöjulkisuus voidaan toteuttaa siten, että kokousta voidaan seurata vain sähköisesti.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.