Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 04.06.2020/Pykälä 5

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

§ 5

04.06.2020

 

Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Kohan käyttöönotto Vaski-kirjastoissa

 

424/12.03.01/2020

 

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 04.06.2020 § 5

 

Kirjastotoimenjohtaja Tarja Tuomi

 

Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suomessa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä. Axiell Auroran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huomattavat ja järjestelmä on ollut käytössä lähes 10 vuotta.

 

Vaski-kirjastoissa Axiellin toimittama PallasPro-kirjastojärjestelmä päivitettiin uudempaan Auroraan vuonna 2011. Suomessa kirjastojärjestelmämarkkinat olivat tuolloin käytännössä yhden toimittajan varassa ja kirjastoissa ryhdyttiin etsimään muita vaihtoehtoja. Yhdeksi vaihtoehdoksi löytyi avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Koha, jonka ensimmäinen käyttöönotto oli vuonna 2014 Joensuussa. Kohan ovat ottaneet käyttöön Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lumme-kirjastot sekä Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot, Kouvolan kaupunginkirjasto ja muut Kyyti-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto ja muut Lapin kirjastot sekä Porvoon kaupunginkirjasto ja muut Uudenmaan Helle-kirjastot. Kansalliskirjaston johdolla yhteensä 17 korkeakoulukirjastoa päätyi valitsemaan Kohan vuonna 2018.

 

Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kansainvälistä Koha-yhteisöä. Kehitystyössä on mahdollista hyödyntää Koha-yhteisön tekemää työtä, teettää työ omilla järjestelmäkehittäjillä tai hankkia kehitystyö ostopalveluna. Ylläpidon ja kehittämisen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeeksi suuri, jotta laatu ja kehitys pystytään turvaamaan. Kansallisella tasolla kehittämistä tehdään tieteellisten ja yleisten kirjastojen yhteistyönä. Vastaavasti nykyinen Aurora-kirjastojärjestelmä on ns. suljettu järjestelmä, jonka muutokset ja kehittämistyöt ovat maksullisia ja ne myydään erikseen jokaiselle kirjastolle.

 

Vuonna 2016 perustettiin in-house -yhtiö Koha-Suomi Oy hallinnoimaan kirjastojärjestelmän ylläpitoa, jolloin osakkaana oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon suoraan yhtiöltä. Koha-Suomi Oy:n toiminta-ajatuksena on tuottaa Kohaa käyttäville kunnille järjestelmän tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yhteistyössä kirjastojen kanssa. Yhtiön perustajajäsenet ovat Joensuun kaupunki, Kouvolan kaupunki, Mikkelin kaupunki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kaupunki ja Turun kaupunki. Yhtiöön ovat liittyneet kaikki Kohaa käyttävät kunnat. Naantalin kaupunginvaltuusto on lunastanut Koha-Suomi Oy:n osakkeet vuonna 2016 (KV § 83 17.10.2016).

 

Vaski-kirjastoissa käynnistettiin ensimmäinen Koha-projekti vuonna 2016. Projektin päätteeksi määriteltiin kuusi toiminnallisuutta, joiden tulisi toteutua ennen Vaski-kirjastojen käyttöönottoa. Seuraava Koha-Aurora -vertailuprojekti toteutettiin vuosina 2017-2018 ja käytiin keskustelua Kohan ominaisuuksista verrattuna Auroraan. Vuonna 2016 määritellyt toiminnallisuudet oli tällöin toteutettu Kohaan ja siten päätös käyttöönotosta oli mahdollinen. Vuonna 2019 tehtiin vielä muutamia lisäselvityksiä Kohan toiminnallisuudesta.

Vaski-johtoryhmä käsitteli Kohan käyttöönottoa kokouksessaan 28.1.2020 ja teki käyttöönottopäätöksen. Tavoite on, että käyttöönottoprojekti käynnistetään keväällä 2020 ja käyttöönotto on toukokuussa 2021.

Naantalin kaupunki on ollut mukana Vaski-yhteistyössä vuodesta 2008 alkaen. Yhteistyön myötä asiakkaille on voitu tarjota koko alueen kattava verkkokirjasto, yhteiset varaukset ja kuljetukset. Vaski-yhteistyön kautta asiakkailla on käytössä laajat ja edulliset kokoelmat. Myös yhteiset toimintatavat helpottavat ja nopeuttavat asiointia. Naantalin kaupunginkirjaston kannalta suositeltava ratkaisu on tehdä kirjastojärjestelmämuutos yhteistyössä Vaski-kirjastojen kanssa.

Koha-Suomen vuosittainen palvelumaksu on 0,28 €/asukas/vuosi. Kustannukset laskutetaan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan käyttöönottoa seuraavasta kuukaudesta lähtien. Palvelinkustannukset ja kirjastojen oma kehitystyö mukaan lukien Koha-järjestelmän kustannukset tulevat olemaan noin 0,47 €/asukas/vuosi. Tällä hetkellä Axiellille maksettavat kustannukset ovat Naantalin osalta vuosittain 0,83 €/asukas.

 

Kohan käyttöönottoprojektin toteuttaa Turun kaupungin IT-palvelut investointihankkeena, jonka kustannusarvio on 200 000 €. Muut Vaski-kunnat osallistuvat kustannuksiin asukasluvun mukaisesti. Hankinta toteutetaan jälkirahoitteisesti viiden vuoden tasapoistoina. Naantalin osuus viiden vuoden ajalta on 9 300 €, jolloin vuosittaisen tasapoistoerän suuruus on 1 860 €. Käyttöönottokustannusten vuoksi järjestelmävaihdoksesta alkaa tulla säästöä vasta vuodesta 2024 alkaen.

 

MUSEONJOHTAJA:

 

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsee asian tiedokseen.

 

KULTTUURI- JA VAPAA-AIKALAUTAKUNTA:

 

Hyväksyttiin ehdotuksen mukaan.