Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.01.2020/Pykälä 33

Kaupunginhallitus

§ 33

27.01.2020

 

Arkistotarkastukset vuonna 2019

 

62/07.01.01/2020

 

Kaupunginhallitus 27.01.2020 § 33

 

Vs. tiedonhallinnan asiantuntija Emma Lintunen:

 

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

 

• vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta;
  

• määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan;
  

• antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

 

Asiakirjahallintoa johtava tiedonhallinnan asiantuntija johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeitten mukaisesti. Valvontatehtävässään tiedonhallinnan asiantuntija voi suorittaa arkistotarkastuksia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tarkastuskertomukset.

 

Vuoden 2019 aikana vs. tiedonhallinnan asiantuntija tarkasti Naantalin opiston, musiikkiopiston, kunnallistekniikan urakka-asiakirjojen ja tarkastustoimen arkistot. Pääosassa tarkastuskohteista tavoitteena oli aiemmin annettujen korjausehdotusten toteutumisen seuraaminen.

 

Tarkastuskäynneillä on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin ominaisuuksiin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan toteuttamiseen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen.

 

Käynneillä nousi esiin asiakirjojen säilytysmuotojen monimuotoisuus. Sähköisten työkalujen kehittymisestä huolimatta kaupungissa syntyy vielä paljon sellaisia asiakirjoja, joita on säilytettävä paperimuodossa. Vuoden 2020 alussa voimaan tullut tiedonhallintalaki edellyttää kuitenkin, että vuoteen 2022 mennessä viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti. Tämä edellyttää koko kaupungin sähköisen säilytyksen ratkaisujen kehittämistä.

 

Lisäksi käynneillä kiinnitettiin huomiota arkistovastaavien riittävään perehdytyksen ja arkistotyölle annettavan työajan merkitykseen.

 

Oheismateriaali:

• Naantalin opiston, musiikkiopiston, kunnallistekniikan urakka-asiakirjojen ja tarkastustoimen arkistojen tarkastuskertomukset

 

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tarkastuksia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2019 arkistotarkastukset tiedoksi.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.