Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.08.2018/Pykälä 289

Liitteet

Määrähan sisäinen muutos tehtäväalueella Asiahallinto

Kaupunginhallitus

§ 289

20.08.2018

 

TOS-mallin hankkiminen ja Asiahallinnon vuoden 2018 määrärahan muutokset

 

567/07.01.01/2018

 

Kaupunginhallitus 20.08.2018 § 289

 

Vs. arkistosihteeri Ilkka Valve:

 

Naantalin kaupungin toiminta- ja taloussuunnitelmassa 2018 - 2021 todetaan, että asiahallinnan tärkeäksi toimialaksi on nousemassa tiedonhallinta, joka tulee lopulta ohjaamaan lähes kaikkia kunnan sähköisiä prosesseja järjestelmistä käsin. Sähköisen tiedonhallinnan keskeisenä edellytyksenä on tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) laatiminen koko organisaation kattavasti.

 

Kaupunginjohtajan johtoryhmä on 10.10.2017 linjannut, että vuoden 2018 aikana tehdään arkistotoimen ja palvelualojen yhteisvoimin muutamia tiedonohjaussuunnitelmia ja että voimakkaammin TOS-asioita aletaan edistää vuoden 2019 aikana. Hallintopalveluihin on 2.7.2018 alkaen palkattu määräaikainen projektisuunnittelija valmistelemaan vuoden 2019 aikana toteutettavaa TOS-projektia.

 

Alustavissa suunnitelmissa on lähdetty siitä, että TOS laaditaan kokonaisuudessaan kaupungin omana työnä. Vaihtoehtoisena lähestymistapana olisi käyttää valmista TOS-mallia, jota kunnan omien tarpeiden mukaan muokkaamalla TOS voidaan laatia ilman, että koko työ tehdään alusta asti itse. Mikäli Naantalin kaupunki päätyy TOS-mallin hankintaan, se olisi tärkeätä saada käyttöön mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ma. projektisuunnittelija pystyy etenemään työssään tarkoituksenmukaisella tavalla. Kustannusten arvioimiseksi vs. arkistosihteeri on pyytänyt tarjouksen Innofactor Oyj:n tarjoamasta TOS-mallista. Kaupunginkanslia esittää, että Naantalin kaupunki hankkii TOS-mallin ja siihen liittyvät käyttöönottopalvelut. Hanke esitetään rahoitettavaksi Asiahallinnon tulosalueen säästöillä.

 

Oheismateriaali:

• Innofactorin tarjous 20.6.2018

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio:

 

Tarjottu TOS-malli on tehty yhteistyössä useiden kuntien kanssa ja sen käyttöönotolla saadaan merkittävää työajan ja -määrän säästö verrattuna tilanteeseen, jossa tiedonohjaussuunnitelma (TOS) luodaan tyhjältä pohjalta tai julkisen hallinnon yleisen pohjan avulla. Tarjottu TOS-malli on testattu Dynasty-integraatiossa. Tarjous ei kuitenkaan sisällä Dynasty-TOJ-integraatiota.

 

Tiedonohjaussuunnitelmien laadinta on edellytys Dynasty-asianhallintajärjestelmän kehittyneemmän version käyttöönotolle sekä sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin kehittämiselle. TOS-projekti on osa tiedonhallinnan pitkäjänteistä kehittämistyötä. Kehittämistehtävät kytkeytyvät kaupungin koko organisaatioon.

 

Vuoden 2017 aikana suunniteltiin kaupungin mobiilivaihteen sijaistamisen siirtämistä saariston palvelupisteisiin. Hanke kuitenkin kariutui poikkeavien aukioloaikojen seurauksena. TOS-mallin hankkiminen kyetään rahoittamaan mobiliivaihteen hoitamisen siirtämiseen varatuilla lisenssimaksuilla.

 

Esitän, että kaupunginhallitus päättää hankkia tarjouksen mukaisen TOS-mallin käyttööottopalveluineen ja hankinta rahoitetaan Asiahallinnon / Rymättylän palvelupisteen, Velkuan palvelupisteen ja Merimaskun palvelupisteen toimintayksiköiden palvelujen ostoista syntyvillä talousarviosäästöillä. Hankinnan kertakustannus on yhteensä 11 900 euroa.

 

Liitteenä on selvitys määrärahan sisäisestä muutoksesta tulosalueella Asiahallinto.

 

LIITE B3, KH 20.8.2018

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus päättää hankkia Dynasty-asiahallinnan ohjelmistoon lisäpalveluina TOS-mallin ja sen käyttöönottoon liittyvät palvelut. Hankinta rahoitetaan Asiahallinnon määrärahojen sisäisenä siirtona liitteen B3 mukaisesti.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.