Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.08.2018/Pykälä 268

Kaupunginhallitus

§ 268

13.08.2018

 

Luvan antaminen teknisten palvelujen palvelukeskuksen toimistosihteerin toimen täyttämiseen

 

559/01.02.00/2018

 

Kaupunginhallitus 13.08.2018 § 268

 

Talouspäällikkö Pirjo Kankaristo:

 

Palvelukeskuksen toimistopalveluyksikkö vastaa teknisten palveluiden toimisto- ja taloushallinnon palveluista talouspäällikön, teknisen toimen sihteerin ja kahdeksan toimistosihteerin työpanoksella.

 

Toimistopalveluyksikössä tulee avoimeksi toimistosihteerin toimi (vakanssi nro 1710101) työntekijän siirtyessä eläkkeelle 1.9.2018 alkaen. Tämän vapautuvan vakanssin lisäksi yksikössä on syksyn aikana tulossa avoimeksi myös toinen toimistosihteerin vakanssi tulevan eläköitymisen johdosta. Näistä jälkimmäisen vakanssin vastuulla on vesihuollon kulutus- ja liittymälaskutus sekä vesikantaohjelman pääkäyttäjävastuu. Näiden tehtävien edelleen siirtämisen ja vesihuollon asiakas- ja laskutuspalveluiden joustavan toiminnan turvaamiseksi olisi tärkeää, että vakanssin nykyinen hoitaja ehtisi opastaa tehtäviä riittävästi uudelle työntekijälle.

 

Toimistopalveluyksikön toimistohenkilöstön tehtäviin kuuluu mm.

 

• monipuolisia hallinnon tehtäviä, kuten esityslistojen, pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten valmistelua, julkaisua ja tiedoksiantoja sekä sopimusten valmisteluja

• arkistointia ja päätösarkistojen hoitoa

• asiakaspalvelua rakennusvalvonnan, tilalaitoksen, vesihuoltolaitoksen ja palvelualan muiden tulosalueiden asiakkaille

• ostolaskujen asiatarkastusta ja investointihankkeiden seurantaa

• ulkoisen ja sisäisen laskutuksen hoitoa, kuten tilavuokrat, vesilaskut, ateria- ja siivouspalveluiden laskutus, maapohjan vuokrien laskutus, päätöslaskutus.

 

Toimistohenkilöstön toimien pätevyysvaatimuksena on toimistoalan amk- tai opistoasteinen ammatillinen tutkinto ja hyvä perehtyneisyys vakanssin hoitoon liittyviin tehtäviin.

 

Oheismateriaali:

• täytettävän vakanssin toimenkuva ja organisaatiokaavio palvelukeskuksesta

 

Tehtävän hoitamisen vaihtoehtojen tarkastelu

 

Palvelu hankitaan ulkopuoliselta palvelun tuottajalta

 

Täytettävän vakanssin tehtävissä on merkittävästi asiakaspalvelua, säännöllisesti kuukausittain toistuvaa laskutusta ja vesikannan tietojen ylläpitoa, tietojärjestelmien käyttöä sekä luottamuksellisten tietojen käsittelyä. Tehtävän hoito edellyttää säännöllistä yhteydenpitoa vesihuoltolaitoksen henkilöstön kanssa. Näiden palveluiden ostoa ulkopuoliselta palveluntuottajalta ei tästä syystä voida pitää perusteltuna toimintamallina.

 

Tehtävä täytetään sisäisillä järjestelyillä

 

Vesihuollon laskutuksen ja toimistotehtävien hoito vaatii nykytasolla noin 1,6 henkilötyövuoden panostuksen. Tehtävässä edellytetään hyvää perehtyneisyyttä vesihuoltolaitoksen ja teknisten palveluiden toimintaan, sujuvia tietotekniikan käyttötaitoja, hyvää asiakaspalvelutaitoa ja monipuolista asiantuntevuutta. Edellä mainituista syistä ja tehtävien laajuudesta johtuen tehtävien yhdistäminen toimistopalveluiden muiden toimistosihteereiden tehtäviin ei ole mahdollista.

 

Tehtävän täyttämättä jättäminen

 

Teknisten palveluiden eri yksiköiden toimistopalveluiden luotettava järjestäminen edellyttää, että palvelukeskuksen toimistopalveluyksikössä on käytettävissä riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstöresurssi. Vakanssin täyttämättä jättäminen heijastuu välittömästi vesihuoltolaitoksen ja muiden yksiköiden palveluiden tuottamiseen heikentävästi.

 

Tehtävä täytetään toistaiseksi

 

Vesihuoltolaitoksen toiminnan kannalta toimistosihteerin vakanssien hoitaminen vakituisessa työsuhteessa on paras vaihtoehto toimintojen varmistamiseksi.

 

Anon lupaa toimistosihteerin toimen (vakanssi nro 1710101) täyttämiseen 1.9.2018 alkaen.

 

Tekninen johtaja Reima Ojala:

 

Puollan toimistosihteerin vakanssin täyttämistä.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus antaa teknisille palveluille luvan toimistosihteerin toimen (vakanssi nro 1710101) täyttämiseen.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Henry Palomäki oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.