Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.05.2018/Pykälä 204

Kaupunginhallitus

§ 204

28.05.2018

 

Luvan antaminen johdon sihteerin viran täyttämiseen sekä viran kelpoisuusehtojen vahvistaminen

 

439/01.02.00/2018

 

Kaupunginhallitus 28.05.2018 § 204

 

hallintojohtaja Riitta Luotio:

 

Hallintopalvelujen kaupunginkanslian johdon sihteerin virka tulee avoimeksi 1.8.2018 lukien. Nykyinen johdon sihteeri eläköityy 31.7.2018.

 

Johdon sihteerin tehtävänkuvaa on tarkastettu. Keskeiset tehtävät uudessa toimenkuvassa ovat hallintopalvelujen toimistopalveluista vastaaminen ja kehittäminen sekä johdon sihteerin vaativat toimistotehtävät.

 

Tehtävänkuvan ja täyttölupa-asian yhteydessä on myös tarkistettava muuttuneen viran kelpoisuusvaatimukset. Johdon sihteerin viran kelpoisuusvaatimuksiksi ehdotetaan seuraavaa: "Tehtävään soveltuva vähintään AMK-tasoinen tutkinto tai vastaava aikaisempi tutkinto."

 

Oheismateriaali: Tarkistettu tehtävänkuvaus.

 

Sisäisten palvelujen (kaupungintalon ja saariston palvelupisteet, puhelinvälitys, monistamo ja postitus) toiminnot siirrettiin helmikuussa 2016 arkistosihteerin alaisuuteen. Uudistus ei kuitenkaan ollut kaikilta osin onnistunut, sillä sen on todettu kuormittaneen väliportaan esimiehiä ja rajanneen asiantuntijoiden mahdollisuutta tehdä oman asiantuntija-alueensa kehittämistyötä. Laaditun selvityksen mukaan väliportaan johtaminen kaipaa vahvistamista hallintopalveluissa.

 

Tehtävänkuvan uudistuksessa sisäiset toimistopalvelut sekä kaupunginkanslian toimistosihteerit siirrettäisiin johdon sihteerin alaisuuteen. Hallintopalveluissa tämä merkitsisi vastaavanlaista tilannetta, kuin henkilöstöhallinnossa ja rahatoimessa on jo pitkään ollut. Myös muilla kaupungin palvelualueilla toimistohenkilökunta on muun esimiehen, kuin toimialajohtajan suorassa alaisuudessa.

 

Tehtävän täyttäminen sisäisellä siirrolla

Hallintopalvelujen tehtävänkuvia on muokattu talven 2017-2018 aikana. Toimistohenkilökunnan työkuormia on pyritty tasaamaan aikaisempaa paremmin. Hallintopalvelujen resursseista iso osa on sidoksissa kaupungintalon asiointipisteen, kaupungin puhelinvaihteen ja muiden tukipalvelujen tuottamiseen. Maaliskuussa 2018 on nimetty työryhmä tarkastelemaan keskitettyä palvelupisteratkaisua, saariston palvelupiste- ja kirjastotoimintoja sekä muihin näihin liittyviä asioita. Työryhmän tulee saada työnsä valmiiksi 30.5.2018 mennessä.

 

Johdon sihteerin tehtävässä on hektisiä ajanjaksoja, jotka ovat vaikeasti sovitettavissa toimielimien kokousrytmiin tai tukipalvelujen sijaistamistarpeeseen. Näin ollen tehtävän täyttäminen sisäisillä siirroilla ei ole mahdollinen, ilman että tukipalvelujen saatavuus järjestelyllä vaarantuisi. Myös erilaisten vaalien järjestämisessä johdon sihteerillä on keskeinen rooli.

 

Vakanssia ei täytetä

Johdon sihteerin tehtävä poikkeaa sisällöllisesti muiden toimistosihteerien tehtävänkuvasta. Tehtävään kuuluu paljon käytännön järjestelyjä erilaisiin tilaisuuksiin liittyen sekä yhdyshenkilönä toimimista tilaisuuksien, matkojen ja tapaamisten osalta. Vakanssin täyttämättä jättäminen heijastuu asiakkaisiin palvelutason heikkenemisenä. Johdon sihteerin tehtävä on eräänlainen käyntikortti suhteissa keskeisiin yhteistyökumppaneihin. Sihteerin tehtävän onnistuneella täytöllä on kaupungille imagollinen merkitys.

 

Uudessa tehtävänkuvassa tehtäviin on lisätty myös viestintään liittyviä tehtäviä aikaisempaa laajemmin. Erityisesti johdon viestinnän tukeminen on tärkeää sähköistyvässä julkishallinnossa. Työnkuvaan liittyy verkkoviestintään liittyviä tehtäviä ja johdon tukeminen erilaisten puheiden ja esitysten viimeistelyn osalta.

 

Vakanssin täyttämättä jättäminen vaarantaa tukipalvelujen tuottamisen turvaamisen ja tekee vaalien täytäntöönpanon entistä haasteellisemmaksi. Täyttämättä jättäminen lisäsi kaupunginkanslian henkilökunnan kokemaa kuormittumista entisestään.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus antaa hallintopalveluille luvan johdon sihteerin viran (vakanssi numero 1300102) täyttämiseen vakinaisesti 1.8.2018 lukien.

 

Kaupunginhallitus päättää johdon sihteerin viran kelpoisuusehdoiksi seuraavaa: Tehtävään soveltuva vähintään AMK-tasoinen tutkinto tai vastaava aikaisempi tutkinto.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Henry Palomäki oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.