Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.01.2018/Pykälä 17

Kaupunginhallitus

§ 17

15.01.2018

 

Arkistotarkastukset vuonna 2017

 

618/07.01.01/2017

 

Kaupunginhallitus 15.01.2018 § 17

 

Vs. arkistosihteeri Matti Mieskonen:

 

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

 

• vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta;

• määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan;

• antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

 

Asiakirjahallintoa johtava arkistosihteeri johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeitten mukaisesti. Valvontatehtävässään arkistosihteeri voi suorittaa arkistotarkastuksia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tarkastuskertomukset.

 

Vuoden 2017 aikana vs. arkistosihteeri suoritti arkistotarkastukset teknisten palveluiden hallinnossa, sivistyspalvelujen hallinnossa, rakennusvalvonnassa sekä sosiaali- ja terveyspalveluissa.

 

Tarkastuksissa on perinteisesti keskitytty muun muassa arkistotiloihin, aineistojen tietosuojaan, seulontaan sekä asiakirjojen eheään säilyvyyteen ja saavutettavuuteen. Arkistovastaavia ja muuta henkilökuntaa on ohjeistettu tarvittavalta osin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käytännön tehtävissä.

 

Viime vuosina huomiota on myös kiinnitetty yhä kasvavassa määrin sähköiseen asiakirjahallintaan ja -arkistointiin liittyviin kysymyksiin. Yhteistyö kaupungin keskusarkiston ja eri toimialueiden arkistovastaavien välillä tulee jatkossa keskittymään yhä laajemmin siihen, miten erilaiset sähköiset ratkaisut arkistonhallinnan osalta pystytään toteuttamaan. Käytännössä kyse on tiedonohjaussuunnitelmien laadinnasta, johon eri toimialojen arkistovastaavat tulevina vuosina pyritään sitouttamaan. Ensimmäinen toimiva sähköinen arkisto on Naantalissa otettu käyttöön rakennusvalvonnassa.

 

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tarkastuksia jatketaan kuluvan vuoden aikana. Lisäksi arkistosihteeri on controllerin ohjeiden mukaisesti kiinnittänyt huomiota tarkastuksissa havaittujen puutteiden seurantaan. Vuoden 2017 tarkastuskohteista sosiaali- ja terveyspalveluihin tullaan tekemään vuoden 2018 aikana seurantakäynti, jolla pyritään varmistamaan nyt asetettujen toimenpiteiden edistyminen.

 

Oheismateriaali:

• Tarkastuskertomukset sivistyspalveluiden hallinnon, teknisten palveluiden hallinnon, rakennusvalvonnan sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen arkistotarkastuksista

 

VS. KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2017 arkistotarkastukset tiedoksi.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.