Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.10.2017/Pykälä 339

Kaupunginhallitus

§ 339

02.10.2017

 

Luvan antaminen määräaikaisen varastotyöntekijän palkkaamiseen

 

838/01.02.00/2017

 

Kaupunginhallitus 02.10.2017 § 339

 

Controller Riikka Söderlund:

 

Taustaa

 

Hankintatoimen ja keskusvaraston tulosalueen vuoden 2017 talousarvion strategisena tavoitteena on vaihtoehtoisten mallien selvittäminen hankinta- ja varastotoiminnan osalta. Tähän strategiseen tavoitteeseen ei tulla pääsemään vuoden 2017 aikana vaan työ jatkuu vuonna 2018.

 

Vuoden 2017 aikana on selvitetty talousarvioon kirjatun operatiivisen tavoitteen mukaisesti sähköisten järjestelmien toimivuutta, ja sen perusteella on luovuttu yhdestä sähköisestä tilausjärjestelmästä. Tämän johdosta on tilausprosesseja suunniteltu uudelleen ja koko kaupungin henkilökuntaa koulutettu olemassa olevan tilausjärjestelmän käyttöön.

 

Tulosalueen tavoitteena on kuitenkin yhä enenevässä määrin siirtyä ammattimaiseen ostamiseen. Kaupungin hankinnat on tarkoitus keskittää hankintatoimeen, jolloin tulosalue hoitaa kaupungin yhteiset tarvikehankinnat sekä niihin liittyvät osto-, varastointi- ja jakelurutiinit. Tällä toimintamallilla pyritään vapauttamaan muun henkilökunnan työpanosta omiin perustehtäviinsä.

 

Vuonna 2016 Ramboll Oy selvitti keskusvaraston toimintaa ja laaditussa selvityksessä todetaan, että oman keskusvaraston tilalle ei tällä hetkellä ole toteuttamiskelpoista ratkaisua. Rambollin selvitystä on käsitelty kaupunginhallituksessa 29.8.2016.

 

Henkilöstö

 

Keskusvarastolla työskentelee vakituisissa työsuhteissa varastopäällikkö sekä varasto- ja hankintasihteeri. Hankintapäällikkö jäi eläkkeelle 1.12.2016. Tämä vakanssi täytettiin sisäisesti ja osa-aikaisesti kahden vuoden määräajaksi siten, että controllerin työajasta 40 % käytetään tulosalueen hallinto-, koordinointi- ja kehittämistehtäviin.

 

Kaupunginhallitus antoi 31.10.2016 § 353 luvan varastotyöntekijän (vakanssi nro 1430102) täyttöluvan määräaikaisesti 1.11.2016 - 31.12.2017. Määräaikaisuuden perusteena oli vuoden 2017 aikana laadittavat jatkoselvitykset ja niihin liittyvä henkilöstöresursoinnin arviointi.

 

Tulosalueen vuoden 2017 kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa ovat olleet mukana sekä vakituinen henkilöstö että määräaikainen työntekijä. Kehittämistoimenpiteiden loppuunsaattamiseksi tarvitaan vuoden 2018 aikana vielä kaikkien merkittävää työpanosta, jonka ohella tulosalueen häiriötön toiminta ja asiakaspalvelu täytyy toteutua.

 

Lupa-anomus

 

Keskusvarastoon esitetään jatkettavaksi nykyisen määräaikaisen varastotyötekijän tointa. Varastotyöntekijä on osallistunut toiminnan uudelleenorganisointiin ja prosessin kehittämiseen, ja nämä työt jatkuvat vielä vuonna 2018. Uudella henkilöllä aikaa menee perehtymiseen ja siten henkilöresursoinnin arviointi kokonaisuudessaan vaikeutuu (myös hankintapäällikön määräaikaisuus päättyy vuoden 2018 lopussa).

 

Vakanssin täytöllä ei ole taloudellista vaikutusta nykytilanteeseen. Vuoden 2018 talousarvioesityksessä on keskusvaraston kustannuspaikalla määrärahat kolmen vakanssin osalta.

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio:

 

Puollan controller / vs. hankintapäällikkö Riika Söderlundin esitystä määräaikaisen varastotyöntekijän palkkaamiseksi keskusvarastolle. Määräaikaisuuden perusteena oleva varaston uudelleenorganisointi ja hankinta- ja varastotoimintojen prosessien kehittäminen ovat kesken ja valmistunee 31.12.2018 mennessä.

 

Hankintatoimessa on kyetty saavuttamaan merkittäviä säästöjä mm. yhdistämällä hankintapäällikön tehtävät controllerin tehtäviin määräaikaisesti sekä luopumalla Bos-katalogijärjestelmästä 1.10.2017 lukien. Säästöt ovat vuositasolla noin 140 000 €.

 

Varaston nykyinen henkilökunta on ammattiorientoitunutta ja kehittämishakuista. Työyhteisön saumattomalla yhteistyöllä ja hyvällä "me-hengellä" on ollut huomattavaa merkitystä jo saavutetuissa kehittämistuloksissa.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus myöntää hallintopalveluille luvan varastotyöntekijän määräaikaiseen palkkaamiseen 31.12.2018 saakka.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.