Saaristolautakunta
Pöytäkirja 26.09.2017/Pykälä 19

Saaristolautakunta

§ 19

26.09.2017

 

Saaristolautakunnan kokouksen koollekutsuminen, esityslistan jakelu ja kokouksissa läsnä olevat

 

804/13.04.00/2017

 

Saaristolautakunta 26.09.2017 § 19

 

Viestintä- ja kehittämispäällikkö Tiina Rinne-Kylänpää:

 

Hallintosäännössä todetaan kokouksen koollekutsumisesta, esityslistan julkaisemisesta ja kokouksessa läsnä olevista seuraavaa:

 

"139 § Kokouskutsu

 

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

 

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

 

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

 

140 § Sähköinen kokouskutsu

 

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

 

141 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla

 

Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä.

 

Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit."

 

- - -

"144 § Läsnäolo kokouksessa

 

Toimielimen jäsenten ja esittelijän lisäksi toimielimen kokouksessa on läsnäolo- ja puheoikeus

 

- - -

• kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla muiden toimielinten kokouksessa, ei kuitenkaan tarkastuslautakunnan eikä valtuuston tilapäisen valiokunnan kokouksessa eikä vaalilaissa säädettyjen vaalitoimielinten kokouksissa.

 

Yhteistyötoimikunta (työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain tarkoittama yhteistoimintaelin) nimeää ne henkilöstön edustajat, jotka ovat saapuvilla kaupunginhallituksen, sen jaoston ja lautakuntien kokouksissa siltä osin, kuin niissä käsitellään henkilöstöä koskevia asioita.

 

Toimielin voi tarvittaessa myöntää henkilöstön edustajalle puhe- ja läsnäolo-oikeuden muissakin kuin henkilöstöä koskevissa asioissa.

 

Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta.

 

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti."

 

Saaristolautakunnan esittelystä todetaan seuraavaa:

 

"28 § Esittely

 

Saaristolautakunnan kokouksissa asiat ratkaistaan viestintä- ja kehittämispäällikön esittelystä."

 

VIESTINTÄ- JA KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ:

 

Saaristolautakunta päättää käyttää kokouksissaan sähköistä kokoushallintaa.

 

Kokouskutsu ja ilmoitus esityslistan valmistumisesta lähetetään sähköpostilla jäsenille ja muille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus.

 

Jos jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, hän ilmoittaa siitä omalle varajäsenelleen.

 

Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla liitteineen. Mikäli liitteissä on tietoja, joita ei voi yleisessä tietoverkossa julkaista, jätetään ne julkaisematta.

 

Lautakunnan esityslistan julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla ilmoitetaan sähköpostilla varajäsenille, tarkastuslautakunnan nimeämille jäsenilleen sekä tiedotusvälineille.

 

Henkilöstön edustajalla on puhe- ja läsnäolo-oikeus lautakunnan kokouksissa muidenkin kuin henkilöstöasioiden osalla.

 

SAARISTOLAUTAKUNTA:

 

Viestintä- ja kehittämispäällikön ehdotus hyväksyttiin.