Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.08.2017/Pykälä 308

Kaupunginhallitus

§ 308

28.08.2017

 

Kaupunginsihteerin tehtävienhoidon järjestelyt

 

726/01.02.02/2017

 

Kaupunginhallitus 1.6.2015 § 220

 

Kaupunginjohtaja Jouni Mutanen:

 

Kaupunginsihteeri Riitta Lehtinen on 16.2.2015 irtisanoutunut kaupunginsihteerin virasta jäädäkseen eläkkeelle 1.10.2015 lukien. Hän on lupautunut perehdyttämään uutta henkilöä elokuussa kolmen viikon ajan.

 

Oheismateriaali:

• kaupunginsihteerin toimenkuva

 

Kaupunginjohtaja ja kaupunginhallituksen puheenjohtaja ovat käyneet yhteisiä keskusteluja avainhenkilöiden kanssa. Ratkaisua on haettu ensisijaisesti kaupunginsihteerin tehtävien hoitamiseen.

 

Tavoitteena on ollut järjestelyjen toteuttaminen nykyisen henkilöstön osaamista ja työpanosta hyödyntäen sekä keskushallinnon toimintakyvyn turvaaminen.

 

Kaupunginjohtaja ja kaupunginhallituksen puheenjohtaja ovat valmistelussa päätyneet määräaikaiseen ratkaisuun 31.12.2016 saakka, jossa Riitta Luotio hoitaa kaupunginsihteerin tehtävät 1.8.2015 alkaen. Ratkaisua tehtäessä on otettu huomioon se, että päätöksiä kuntaliitosselvitysten perusteella tehdään syksyllä 2015 ja alkuvuodesta 2016. Vaalit on tarkoitus siirtää Turo Järvisen tehtäväksi.

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio hoitaa aluksi kaikki alaisensa henkilöstön esimiestehtävät. Tarkoitus on siirtää lähiesimiestehtäviä myöhemmin sovittavassa laajuudessa arkistosihteeri Enni Lampulle, joka palaa vanhempainvapaalta keväällä 2016.

 

Muut hallintojohtaja Riitta Luotion tehtävät ja toimivaltuudet virastopäällikkönä ja kaupunginjohtajan varahenkilönä säilyvät ennallaan.

 

Riitta Luotiolla on pitkäaikainen kokemus hallituksen ja valtuuston sihteerin tehtävistä sekä muusta vaativasta hallinnollisesta työstä.

 

Syksyllä 2016 on tarkoitus arvioida järjestelyn toimivuus ja päättää vakinaisesta järjestelystä.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus päättää, että hallintojohtaja Riitta Luotio hoitaa nykyisin palkkaeduin kaupunginsihteerin tehtävät johtosäännöissä mainituin valtuuksin 1.8.2015 lukien 31.12.2016 asti. Vaaliasiat kaupunginhallitus siirtää kaupunginlakimies Turo Järvisen tehtäväksi.

 

Lähiesimiestehtävien osalta tarvittavat päätökset tehdään keväällä 2016.

 

Kaupunginhallitus arvioi syksyllä 2016 järjestelyjen toimivuutta ja päättää vakinaisesta järjestelystä.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

 

Kaupunginhallitus 19.12.2016 § 423

 

Kaupunginjohtaja Jouni Mutanen:

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio on hoitanut hyvin ja ammattitaitoisesti kaupunginsihteerin tehtävät. Tältä osin väliaikainen järjestely on osoittautunut toimivaksi.

 

Haasteeksi on osoittautunut kokonaistyömäärän suuruus, kun Riitta Luotio on vastannut aikaisempien hallintojohtajien tehtävien lisäksi myös kaupunginsihteerin tehtävistä. Työmäärää ei ole merkittävästi vähentänyt se, että arkistosihteeri Enni Lampulle on siirretty joitakin lähiesimiestehtäviä. Lisäksi on otettava huomioon, että hallintojohtaja toimii Lampun poissaollessa hänen sijaisenaan esimiestehtävien osalta.

 

Ennen kaupunginsihteerin tehtävien vakinaistamista onkin syytä selvittää sitä, minkälaisin ratkaisuja tarvitaan, jotta hallintojohtajan työmäärä on kohtuullinen.

 

Naantalin kaupungin hallintosäännön 4 §:n mukaan kaupungin jokaisella vakinaisella viranhaltijalla ja työsopimussuhteisella työntekijällä on toimenkuva. Toimenkuvassa määrätään henkilön

 

1.1 asema kaupungin organisaatiossa,

1.2 tärkeimmät tehtävät ja

1.3 sijaistukset.

 

Lähin esimies valmistelee toimenkuvan. Kaupunginhallituksen yleisjaosto vahvistaa kaupunginjohtajan välittömien alaisten toimenkuvat.

 

Toimenkuvaa voidaan tarkistaa. Tällöin asianomaista alaista on kuultava. Toimenkuvaa vahvistettaessa ja tarkistettaessa on otettava huomioon toimialan tavoitteet, johtosäännön määräykset ja viran perustamispäätös.

 

Kaupunginsihteerin virka on lakkautettu vuoden 2016 talousarvion käsittelyn yhteydessä.

 

Kun tarvittavat työtehtäviä koskevat selvitykset on tehty, kaupunginsihteerille aikaisemmin kuuluneiden tehtävien vakinaistamiseksi tulee tarkistaa hallintojohtajan toimenkuva ja määritellä työtehtävät kohtuullisiksi. Lisäksi tulee tehdä tarvittavat muutokset hallintosäännön toimivaltaa koskeviin määräyksiin.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus päättää, että nykyistä järjestelyä, jossa hallintojohtaja Riitta Luotio hoitaa nykyisin palkkaeduin kaupunginsihteerille aikaisemmin kuuluneet tehtävät johtosäännöissä mainituin valtuuksin, jatketaan 30.9.2017 saakka.

 

Hallintojohtajan toimenkuvan tarkistaminen ja tarvittavien muutosten tekeminen hallintosääntöön tuodaan toimielimiin päätettäväksi 31.8.2017 mennessä.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

Merkittiin, että hallintojohtaja Riitta Luotio poistui kokouksesta esteellisenä tämän asian käsittelyn ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä tältä osin toimi kaupunginjohtaja Jouni Mutanen.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

 

Kaupunginhallitus 28.08.2017 § 308

 

Kaupunginjohtaja Jouni Mutanen:

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio on hoitanut hyvin ja ammattitaitoisesti kaupunginsihteerin tehtävät. Arvio on tässä suhteessa edelleen se, että järjestely on osoittautunut toimivaksi.

 

Haasteeksi on osoittautunut kokonaistyömäärän suuruus, kun Riitta Luotio vastaa aikaisempien hallintojohtajien tehtävien lisäksi myös kaupunginsihteerin tehtävistä. Työmäärää ei ole pystytty merkittävästi vähentämään eikä näköpiirissäkään ole tätä tavoitetta toteuttavia toimenpiteitä.

 

On syytä vakinaistaa järjestely, jossa hallintojohtaja vastaa myös ennen kaupunginsihteerille kuuluneista tehtävistä. On syytä laatia uusi toimenkuva ja samassa yhteydessä arvioida hallintojohtajan palkkauksen tarkistamistarvetta lisävastuun perusteella. On myös selvitettävä minkälaisia muutoksia uuteen hallintosääntöön mahdollisesti tarvitaan.

 

Muut hallintojohtaja Riitta Luotion tehtävät ja toimivaltuudet toimialajohtajana (ent. virastopäällikkö) ja kaupunginjohtajan varahenkilönä säilyvät ennallaan.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus päättää

 

• vakinaistaa 1.9.2017 lukien järjestelyn, jossa hallintojohtaja vastaa nykyisin palkkaeduin aikaisemmin kaupunginsihteerille kuuluneista tehtävistä ja
  

• antaa kaupunginjohtajan tehtäväksi laatia yhteistyössä Riitta Luotion kanssa hallintojohtajan uuden toimenkuvan sekä tarvittaessa valmistella muutokset hallintosääntöön 31.10.2017 mennessä.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että henkilökunnan edustaja Marja-Terttu Paju oli läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

 

Merkittiin, että hallintojohtaja Riitta Luotio poistui kokouksesta osallisuusjäävinä tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä tämän asian osalta toimi kaupunginjohtaja Jouni Mutanen.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.