Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 14.08.2017 Pykälä 296

---

Kaupunginhallitus

§ 296

14.08.2017

 

Valtuutettu Vilhelm Junnilan valtuustoaloite toimenpiteistä avoimempaan päätöksentekoon

 

672/00.07.01/2017

 

Kaupunginvaltuusto 13.03.2017 § 27

 

Valtuutettu Vilhelm Junnila luki ja jätti valtuuston kokouksessa seuraavan viiden valtuutetun allekirjoittaman aloitekirjelmän:

 

"Toimenpiteitä avoimempaan päätöksentekoon

 

Tämän valtuustokauden aikana on päätöksenteon avoimuudessa menty eteenpäin, mutta paljon on vielä tehtävää. Tällä valtuustoaloitteella esitämme ratkaisuehdotuksen kahteen keskeiseen ongelmaan, jotka koskevat päätöksentekoa ja päätösten seurantaa.

 

Päätöksenteko kaikkien nähtäville

 

Naantalin ylintä valtaa käyttää kaupunginvaltuusto, jonka päätöksentekoa on kuitenkin vaikea seurata. Asiasta on aikaisemmin tehty valtuustoaloite, joka ei jostakin syystä ole lainkaan edennyt. Haluamme, ettei asiaa toiste lakaista maton alle. Kaupunginvaltuuston kokoukset eivät voi olla mikään politrukkien kuukausittainen kohtaaminen vaan asukkaat on saatava mukaan ja päätöksenteko kaikkien nähtäville.

 

Kokousten lähettäminen suorana tai videotaltiointi tekisi kuntapolitiikasta helpommin lähestyttävää. Kokousten kuvaaminen kannattaa, koska kunnallisten toimielinten pöytäkirjoissa ei näy kokouksessa esitettyjä puheenvuoroja. Se lisää äänestäjien kuluttajansuojaa, kun kuntalaiset voivat itse tarkistaa, pitävätkö heidän edustajansa lupauksistaan kiinni.

 

Kuvaamisella huomioitaisiin lisäksi liikuntarajoitteiset, vanhukset, sairaat, saaristossa asuvat ja muuten estyneet, jotka eivät voi osallistua valtuuston kokouksiin. Tulevaisuudessa tallenteilla voi olla käyttöä myös esimerkiksi politiikan tutkimuksessa.

 

Kokousten kuvaaminen ei ole kallista, eikä vaikeaa. Kaupunginvaltuuston kokoustekniikan uusintaan on jo esitetty määrärahoja taloussuunnitelmassa, joten on vain ja ainoastaan tahdosta kiinni halutaanko asukkaat oikeasti osalliseksi päätöksentekoon.

 

Pöytäkirjat asukkaiden seurattavaksi

 

Tämän valtuustokauden aikana pöytäkirjojen esilläoloaikaa on viranhaltijoiden toimesta rajoitettu siten, ettei edes muutaman vuoden takaisia aloitteita enää löydy mistään. Aiemmin pöytäkirjat olivat kauemmin asukkaiden seurattavissa. Tämä käytäntö hankaloittaa myös päättäjänä toimimista, koska asioita on vuosien mittaan käsitelty uudelleen eri yhteyksissä ilman tietoa menneestä. Erityisesti uudet valtuutetut joutuvat kohtuuttomaan tilanteeseen, kun heiltä tällä tavoin viedään mahdollisuus asioiden helppoon selvittämiseen. Viranhaltijapäätösten julkisuutta pitää myös laajentaa.

 

Kuntalaki ei rajoita nähtävilläoloaikaa, eikä Kuntaliiton suosituskaan kosketa kuin henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Raisiossa pöytäkirjat ovat nähtävillä koko valtuustokauden ajalta ja Turussa esimerkiksi kaupunginhallituksen osalta peräti vuodesta 1995 alkaen. Tässäkin asiassa on tahdosta kiinni, halutaanko avoimuutta edistää vai piiloudutaanko arkistointikäytäntöjen taakse. Edes teknisillä asioilla edellä mainittua ei voi selittää valkoiseksi, koska Raisio käyttää täsmälleen samaa järjestelmää.

 

Edellä olevan perusteella ehdotamme, että:

 

1 Naantali ryhtyy toimenpiteisiin kaupunginvaltuuston kokousten kuvaamiseksi ja julkistamiseksi

 

2 Naantali ryhtyy toimenpiteisiin pöytäkirjojen nähtävilläoloajan pidentämiseksi ja viranhaltijapäätösten julkisuuden laajentamiseksi."

 

KAUPUNGINVALTUUSTO:

 

Valtuustoaloite merkittiin vastaanotetuksi.

 

Kaupunginhallitus 20.03.2017 § 103

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus lähettää valtuustoaloitteen keskusvirastolle valmisteltavaksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

 

Kaupunginhallitus 14.08.2017 § 296

 

Hallintojohtaja Riitta Luotio:

 

Valtuutettu Vilhelm Junnila on 20.03.2017 jättänyt valtuustoaloitteen, jossa esitetään kaupunginvaltuuston kokousten kuvaamista ja julkaisemista sekä pöytäkirjojen nähtävilläoloajan pidentämistä ja viranhaltijapäätösten julkisuuden laajentamista.

 

Kokousten kuvaaminen

 

Kaupungintalon valtuustosalin kokous- ja äänentoistojärjestelmiin liittyvä tekniikka on tullut elinkaarensa päähän ja sitä ollaan uusimassa. Asiasta on laadittavana hankesuunnitelma, jossa kartoitetaan esitystekniikan tarpeet, kaapelointiperiaatteet sähkösuunnittelua varten, heikkokuuloisten järjestelmien kartoitus, tilan akustinen kartoitus sekä varsinaisen suunnittelutehtävän kuvaus. Tämän jälkeen edetään varsinaiseen suunnitteluun ja eri urakoiden kilpailutukseen.

 

Äänitys- ja kuvantoistojärjestelmät ovat osa nykyaikaista valtuustosalin toimintaa ja nämä otetaan huomioon valtuustosalin tekniikan uusimisen suunnittelussa. Videojärjestelmän alustava kustannusarvio on 64 500 euroa.

 

Valtuuston kokouksen kuvaaminen edellyttää kameravalmiuden lisäksi myös kuvauksesta huolehtivaa resurssia. Alustavan kyselyn mukaan tällaista palvelua on saatavilla alkaen 300 euroa/h (+ alv. 24 %). Lisätunnin hinta alkaen 99 euroa/h.

 

Kuntalain säädökset 1.6.2017 lukien

 

Kuntalain (410/2017) säännökset tulivat voimaan kokonaisuudessaan 1.6.2017 lukien. Uudet säännökset koskevat mm. kuntalaisten tiedoksisaantia ja vaikutusmahdollisuuksia sekä kunnan verkkoviestintää.

 

Pöytäkirjojen nähtävänäpito uuden kuntalain mukaan

 

Kunnan toimielimen esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Kunnan viranomaisen laatima pöytäkirja tulee yleensä julkiseksi julkisuuslain 6.1 §:n 6 kohdan mukaan. Pöytäkirja on pääsääntöisesti julkinen siitä alkaen, kun se on allekirjoituksen jälkeen tarkastettu tai muulla tavalla varmennettu. Kaikista liiteasiakirjoista ei kuitenkaan voi antaa tietoja asian valmisteluvaiheessa vaarantamatta asian käsittelyä. Harkintavaltaa voidaan asian käsittelyn jatkuessa käyttää siten, että tietoa ei anneta.

 

Uusi kuntalaki edellyttää, että toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päätyttyä. Yksityisyyden suoja on tässä yhteydessä painavampi peruste kuin julkisuusperiaate tai kunnan tiedottamisvelvollisuus.

 

Yksityisyyden suoja

 

Yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevien tietojen laittaminen kaupungin verkkosivuille on henkilötietojen käsittelyä, johon sovelletaan henkilötietolakia. Tämä merkitsee mm. sitä, että tietoja saadaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on hankittu (käyttötarkoitussidonnaisuus).

 

Ilman asianomaisen henkilön suostumusta henkilötietoja saa käsitellä vain, jos käsittelystä säädetään laissa tai käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Kaiken henkilötietojen käsittelyn on oltava oikeutettua ja tarpeellista koko sen ajan, kun tietoa käsitellään.

 

Vaikka henkilötiedot olisivat julkisia, niiden käsittelyyn sovelletaan henkilötietolain mukaisia vaatimuksia. Pöytäkirjojen ja esityslistojen osalta on huolehdittava, että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua kunnan toiminnan kannalta.

 

Tietynlaiset verkossa olevat tiedot ovat alttiita erilaisille tietoturvariskeille. Tällaisia voivat olla esimerkiksi henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitilin numero tai tieto perheenjäsenistä. Pöytäkirjoissa ja esityslistoissa tulisi julkaista vain tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot.Henkilötiedot tulee olla yleisessä tietoverkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan. Tämän vuoksi kunnan on poistettava henkilötiedot tietoverkosta oikaisu- ja vaatimusajan tai esimerkiksi kuulutuksen ilmoitusajan päätyttyä.

 

Pöytäkirjojen nähtävilläpito yleisessä tietoverkossa ja sähköisessä kokoushallinnassa 31.5.2017 asti

 

Naantalin kaupungilla on asianhallintaohjelmistosta käytössä versio Dynasty for SQL 6.25.2015.0126. Raision kaupungilla on käytössään saman ohjelmistoperheen eri versio (Dynasty 360).

 

Naantalin kaupungin pöytäkirjojen nähtävänä pitoa yleisessä tietoverkossa ei viime vuosina ole muutettu viranhaltijoitten toimesta. Kaupungissa on noudatettu edelleen Kuntaliiton suositusta siitä, että nähtävänä pidetään toimielimien kahden vuoden kokouspöytäkirjat. Sähköisen kokoushallinnan osalta toimielimien pöytäkirjojen näkyvyydessä sen sijaan on ohjelmistovaihdon yhteydessä vuonna 2015 tapahtunut muutos.

 

Luottamushenkilöiden sähköinen kokoushallinta otettiin käyttöön vuonna 2009. Sähköisessä kokoushallinnassa toimielimien pöytäkirjat ovat olleet luottamushenkilöiden nähtävissä koko sähköisen kokoushallinnan olemassaolon ajan vuosilta 2009 - 2015. Vuonna 2015 ohjelma vaihdettiin ja tämän vuoksi sähköisessä kokoushallinnassa on toimielimien asiakirjat näkyvillä vasta vuodesta 2015 lukien.

 

Viranhaltijapäätösten julkaiseminen uuden kuntalain mukaisesti

 

Uuden kuntalain mukaan kunnan viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Eräät viranhaltijapäätökset voidaan laittaa nähtäväksi, jotta ne saavuttaisivat lainvoiman muutoksenhakuajan kuluttua umpeen. Yksilöasioita ei kuitenkaan voi laittaa yleisesti verkkoon. Kunnan on harkittava, missä asioissa on tiedoksianto on tarpeen.

 

Päivitystarve

 

Mikäli osa viranhaltijapäätöksistä halutaan Naantalissa julkaista yleisessä tietoverkossa, se edellyttää asianhallintaohjelmiston päivitystä vähintään versioon Dynasty 6.3. Tässä versiossa ei kuitenkaan ole ole kuntalain vaatimaa henkilötietojen poistomahdollisuutta. Päivitys kannattaakin tehdä Dynastyn 6.4-versioon, jossa asiakirjojen nettiversiosta henkilötiedot kyetään nähtävilläpitoajan jälkeen "mustaamaan".

 

Innofactorilta on pyydetty versiopäivityksestä tarjous. Dynastyn versio 6.4 on tuotettu ja sitä ylläpidetään SÄHKE2-sertifiointivaatimusten mukaisesti.Tarjouksen mukainen versiopäivitys Dynasty 6.4 versioon sisältää projektipäällikköpalvelut, testipalautteen läpikäynnin, asennuspalvelut ja koulutuksen. Kaupungilla meneillään olevan tiedonohjausprojektin perusteella tarvitaan myös testiversio TOJ-integraation käyttöönottoa varten. Lisäksi hankittavaksi tulee viranhaltijapäätöksen julkaisumoduli.

 

Edellä selostetun hankinnan yhteishinta on 12 240 euroa. Ylläpitokustannus viranhaltijapäätösten julkaisumodulista on lisäksi 600 euroa/vuosi. Hankinnat tulevat kustannettavaksi Tietohallinnon tehtäväalueen määrärahoista. Hankintaa ei ole huomioitu vuoden 2017 talousarviossa ja siihen tarvitaan lisämääräraha.

 

Hankinnan perusteena ovat uuden kuntalain edellyttämät vaatimukset asianhallintajärjestelmältä.

 

Versiopäivityksen myötä kaupungin toimielimien pöytäkirjoja voidaan ryhtyä pitämään yleisessä tietoverkossa useamman kuin nykyisen käytännön mukaisen kahden vuoden ajan, kun henkilötietoja koskevat asiat saadaan verkkoversioista poistetuksi.

 

Uuden kuntalain velvoitteiden seurauksena kaupungin verkkotiedottamisen prosessi tulisi käydä läpi ja määritellä verkkotiedottamisen periaatteet.

 

Päätöksen yritysvaikutukset

 

Päätöksellä on yritysvaikutuksia. Valtuuston kokousten kuvaaminen ja julkaisu internetissä voidaan hankkia ostopalveluna.

 

Ratkaisuehdotus

 

Valtuutettu Vilhelm Junnilan aloitteen osalta todetaan seuraavaa:

 

• Valtuuston kokousten kuvaaminen/äänittäminen mahdollistetaan valtuustosalin kokous- ja äänentoistotekniikan suunnittelemisen yhteydessä.
  

• Viestinnän ja hallinnon vastuuhenkilöille annetaan tehtäväksi käydä läpi kaupungin verkkotiedottamisen prosessi sekä määritellä verkkotiedottamisen periaatteet ja toimintatavat 31.3.2018 mennessä.
  

• Kaupunginvaltuustolle esitetään että Tietohallinnon tehtäväalueen vuoden 2017 talousarvioon myönnetään 12 240 euron lisämääräraha Dynasty 6.4-version päivitykseen ja viranhaltijapäätösten julkaisumodulin hankintaan
  

• Uuden version käyttöönoton jälkeen toimielimien pöytäkirjat pidetään 1.6.2017 lukien nähtävänä yleisessä tietoverkossa useamman vuoden ajan.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus

 

• merkitsee hallintojohtajan valtuutettu Vilhelm Junnilan ym. valtuustoaloitteeseen antaman selvityksen tiedokseen ja saattaa sen valtuuston tietoon

 

• antaa viestinnän ja hallinnon vastuuhenkilöille tehtäväksi käydä läpi kaupungin verkkotiedottamisen prosessi sekä määritellä verkkotiedottamisen periaatteet ja toimintatavat 31.3.2018 mennessä

 

• ehdottaa valtuustolle, että kaupunginvaltuusto myöntää 12 240 euron lisämäärärahan vuoden 2017 talousarvion käyttötalousosaan Tietohallinnon tehtäväalueelle asiahallintaohjelmisto Dynastyn versiopäivitykseen ja siihen liitettävän viranhaltijapäätösten julkaisumodulin hankintaan

 

• ehdottaa valtuustolle, että valtuutettu Vilhelm Junnilan ym. aloite merkitään loppuun käsitellyksi.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.

---