Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 30.01.2017 Pykälä 6

---

Kaupunginhallitus	§ 23	23.01.2017
Kaupunginvaltuusto	§ 6	30.01.2017

 

Taloushallinnon ProEconomica-sovelluksen päivittäminen Premium-versioksi

 

833/02.07.00/2016

 

Kaupunginhallitus 23.01.2017 § 23

 

Kaupunginkamreeri Juha Heinonen:

 

Kaupunginhallitus teki asiassa periaatepäätöksen 19.12.2016 / § 427. Päätöksen yksi keskeinen osa oli, että sovellus siirretään sovellustoimittajan vastuulle ja se edellyttää sen asentamista sovellustoimittajan palvelimelle.

 

Hankkeessa pidettiin ensimmäinen neuvottelu 17.1.2017. Paikalla olivat Arja Rahkonen ja Matti Bodmann CGI:ltä ja kaupungin puolelta Jaana Laaksonen, Esa Arvas (tietohallinto) ja Juha Heinonen.

 

Neuvottelussa käytiin läpi hankkeen projektisuunnitelmaa ja siihen tehtiin runsaasti muutoksia, joiden tarkoituksena on tukea Premiumin käyttöönottoa 1.7.2017 alkaen. Projektisuunnitelman tämänhetkinen versio on oheisaineistossa.

 

Projektisuunnitelmaan on merkitty alustavat kalenteriajat projektin eri osille sekä jaoteltu se koulutukseen ja muuhun työhön.

 

Oheismateriaali:

• projektisuunnitelma

 

Toiminnan nykytilaan liittyvää arviointia

 

• Rahatoimella on syksystä 2016 lähtien ollut aktiivisesti vireillä paperilaskujen skannaustoiminnan kehittäminen. Selvittely on lähtenyt liikkeelle, kun Qvalia Oy tarjosi kaupungille verkkolaskutuspalvelua toimittajiemme käyttöön - samalla käynnistettiin keskustelu skannauksen ulkoistamisesta. Tähän asti skannausta on hoidettu paljon tilapäistyövoiman turvin mutta se ei ole kestävä ratkaisu.
  

• Tilanne on 16.1.2017 kaupungin kannalta muuttunut sikäli, että myös CGI ilmoitti tarjoavansa vastaavaa verkkolaskutuspalvelua ja skannauspalvelua kuin Qvalia.
  

• Edellä mainittujen tarjousten pohjalta voimme ratkaista skannauksen ja verkkolaskutuspalveluasiat. Vuosikustannus on tämänhetkisellä volyymilla 2 000 tai 4 000 euroa.
  

• Verkkolaskutuspalvelun tarjoamisella voidaan todennäköisesti tehokkaimmin vaikuttaa paperilaskujen määrään, jolloin skannaustarve tullee vähenemään nopeasti.

 

• Em. yritykset tarjoavat kaupungin tavara- ja palvelutoimittajien käyttöön maksuttomasti verkkolaskutuspalvelua, joka voitaisiin liittää myös linkkinä meidän verkkosivuillemme ("Tee verkkolasku Naantalin kaupungille oheisen linkin takaa avautuvalla sovelluksella"). Tähän yhteyteen on keskusteltu myös skannauksen ulkoistamisesta samalle palvelutarjoajalle.
  

• Skannauksen ulkoistaminen keventäisi rutiiniluonteista työtä, joka työ meidän on kuitenkin tehtävä, jotta kaikki laskut saadaan maksuun. Vuoden 2016 aikana on skannattuja laskuja ollut noin 2 700 kpl. Skannauksella tarkoitetaan sitä vaihetta, jossa paperinen lasku henkilön toimesta ja skannerin + sovelluksen avulla saatetaan sähköisen laskujen kierrätysjärjestelmän hyväksymään muotoon.
  

• Pelkkään skannaukseen arvioimme tällä hetkellä menevän viikoittain noin 7 tehokasta työtuntia eli vuodessa noin 2 kuukautta + suhteellinen osa lomasta.

 

Premium-muutoksen rakentaminen (samaan aikaan hoidetaan 2016 tilinpäätös, 2017 normaalit tehtävät)

 

• Talousarvion rahat riittänevät siihen mihin ne on tarkoitettukin.
  

• Projektisuunnitelman mukaan toimintaympäristön siirtäminen toimittajan servereille ja varustaminen kaupungin tiedoin maksaa noin 60 000 euroa sisältäen projektisuunnitelman mukaan CGI:n työn kuluineen (sovelluksen "uudelleen rakentaminen"; koulutus; projektin johto; installointi CGI:n servereille; testaus ym.). Kustannus voi aleta max 10 000 eurolla, jos kaikkea tarjottua koulutusta ei katsota tarpeelliseksi (projektisuunnitelman optiot).
  

• Pro Economicaan on muista järjestelmistä noin 24 eri liittymää. Näiden liittymien osalta ei CGI:n mukaan synny kustannusrasitetta niiden toimittajiin / taustaorganisaatioihin päin, koska liittymän toisen pään toiminta ei muutu.

 

Oman työn osuus

 

• Oman työn määrää ei voida etukäteen arvioida luotettavasti. Tämän selostusosan lopulla on pari vuotta sitten toteutetun Populus-palkkajärjestelmäprojektin karkean tason kustannustietoa. Oletus on, että Premium-projektin kustannus on merkittävästi pienempi kuin Populuksen, mutta merkittävästi suurempi kuin joulukuussa arvioin. Toisaalta oman työn osuus olisi suurin piirtein sama, olipa uusi toimintatapa mikä tahansa.
  

• Oman työn osuutta ja kustannuksia on seuraavassa lähestytty näkökulmasta "Mikä on laillinen / sopimusten mukainen maksimi 2017":

 

• Omaa työtä voi olla lisätyö 0,75 h / hlö / 200 työpäivää x 6 hlö = 900 x 18 eur / h = 16 200 euroa.
  

• Omaa työtä voi olla ylityö 6 x 330 (250 + 80) tuntia ylityötä, á 27 euroa / h x 6 hlö = 53 460 euroa. Ylityössä on kuitenkin luvanvaraisuutta ja myös muita rajoituksia kuin vuosikohtainen määrä, joten sen käyttö ei ole yksiselitteistä eikä välttämättä sovi näin nopeaan aikataulutukseen.
  

• Maksimissaan voimme laillisesti (vaatii työsuojeluviranomaisen luvan, jos mennään korotetuilla tuntimäärille) vuoden aikana teettää lisä- ja ylityötä kuuden henkilötyövuoden osalta noin 70 000 eurolla.
  

• Maksimaalinen lisä- ja ylityön teettäminen ei kuitenkaan ole välttämättä tarkoituksenmukaista.
  

• Henkilökunnalle on annettava vuosilomia ja normaalit työt on hoidettava.
  

• Työn laatu todennäköisesti kärsii, mikäli työmäärän tuntivolyymi pidetään pitkään korkeana.
  

• Samasta työstä myös työntekijän hyvinvointi voi kärsiä.
  

• Koska ylityönä tehdyn työtunnin hinta nousee, on se epätaloudellista, jos saatavilla on kokenutta työvoimaa.
  

• Meillä on mahdollisesti saatavilla nopeasti kaksi kokenutta työntekijää määräaikaisesti; näitä työntekijöitä ei tarvitse kouluttaa "talon tavoille".

 

• On tarkoituksenmukaista palkata tilapäistä työvoimaa usean kuukauden ajaksi, jotta vakinainen henkilöstö voi keskittyä toimialaosaamista vaativiin tehtäviin.
  

• Vertailukohdan kustannukselle saamme Populus-projektin kustannuksista.

 

Arviointia ja johtopäätöksiä muutoksen rakentamisen suhteen

 

• Sovellustoimittajalle maksettava kertaluonteinen kustannus on noin 60 000 euroa.
  

• Esitän 2 tilapäisen työntekijän palkkaamista ainakin 6 kuukaudeksi siten, että voimme palkata heidät ilman hakumenettelyä, kustannus noin 36 000 euroa. Mikäli projektin ja muiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää, heille esitetään lisäaikaa.
  

• Tilapäiset työntekijät tulisi saada työhön jo helmikuussa.
  

• Projektisuunnitelman esittely toimialoille aloitetaan 20.1.2017.
  

• Muiden toimialojen tulee omalta osaltaan arvioida projektisuunnitelman vaikutuksia ja ottaa se huomioon omassa toiminnassaan.

 

Vertailun vuoksi Populus-projektin välittömät kustannukset

 

• Projektin laskutus, kuluja noin 250 000 euroa, joista liittymiin 50 000 euroa.
  

• Palkkahallinnolle aiheutui käyttöönoton vuoksi ylityötä 2015 noin 40 000 euroa.
  

• Lisäksi oli kaksi tilapäistä työntekijää avustamassa, 2 x 6 kk, arvio 30 000 euroa.
  

• Projektin välittömät kustannukset vähintään 330 000 euroa.

 

Esitän, että kaupunginhallitus

 

• antaa rahatoimelle luvan välittömästi ryhtyä toteuttamaan Pro Economican päivitystä Premium-versioksi
  

• antaa rahatoimelle luvan kahden tilapäisen työntekijän palkkaamiseen 6 kuukaudeksi välittömästi ilman hakumenettelyä
  

• esittää valtuustolle 96 000 euron lisämäärärahaa rahatoimen tehtäväalueelle Premium-päivityksen rahoittamiseksi.

 

KAUPUNGINJOHTAJA:

 

Kaupunginhallitus

 

• antaa rahatoimelle luvan välittömästi ryhtyä toteuttamaan Pro Economican päivitystä Premium-versioksi
  

• antaa rahatoimelle luvan kahden tilapäisen työntekijän palkkaamiseen 6 kuukaudeksi välittömästi ilman hakumenettelyä
  

• esittää valtuustolle 96 000 euron lisämäärärahaa rahatoimen tehtäväalueelle Premium-päivityksen rahoittamiseksi.

 

KOKOUSKÄSITTELY:

 

Merkittiin, että kaupunginkamreeri Juha Heinonen on läsnä kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.

 

Kaupunginkamreeri Heinosen mukaan Premium-version käyttöönoton aikataulu on tarkistettu siten, että käyttöönotto tapahtuisi 1.9.2017. Lisäksi lisämäärärahan tarve on tarkistunut 105 000 euroon.

 

Kaupunginjohtaja muutti kokouksessa ehdotuksensa kuulumaan seuraavasti:

 

Kaupunginhallitus

 

• antaa rahatoimelle luvan välittömästi ryhtyä toteuttamaan ProEconomican päivitystä Premium-versioksi
  

• antaa rahatoimelle luvan kahden tilapäisen työntekijän palkkaamiseen 6 kuukaudeksi välittömästi ilman hakumenettelyä
  

• edellyttää, että erityistä huomiota kiinnitetään ProEconomican päivitystä koskevien sopimusten huolelliseen valmisteluun ja selkeyteen. Sopimukset tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.
  

• esittää valtuustolle 105 000 euron lisämäärärahaa rahatoimen tehtäväalueelle Premium-päivityksen rahoittamiseksi.

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan muutetun ehdotuksen ja päätti

 

• antaa rahatoimelle luvan välittömästi ryhtyä toteuttamaan ProEconomican päivitystä Premium-versioksi
  

• antaa rahatoimelle luvan kahden tilapäisen työntekijän palkkaamiseen 6 kuukaudeksi välittömästi ilman hakumenettelyä
  

• edellyttää, että erityistä huomiota kiinnitetään ProEconomican päivitystä koskevien sopimusten huolelliseen valmisteluun ja selkeyteen. Sopimukset tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.
  

• esittää valtuustolle 105 000 euron lisämäärärahaa rahatoimen tehtäväalueelle Premium-päivityksen rahoittamiseksi.

Kaupunginvaltuusto 30.01.2017 § 6

 

KAUPUNGINHALLITUS:

 

Kaupunginvaltuusto myöntää vuoden 2017 talousarvioon rahatoimen tehtäväalueelle 105 000 euron lisämäärärahan taloushallinnon ProEconomica-sovelluksen Premium-päivityksen rahoittamiseksi.

 

KAUPUNGINVALTUUSTO:

 

Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.

---