Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.05.2023/Pykälä 153

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 153      

493/02.08.00/2023    

 

Valmistelija Hallintojohtaja Riitta Luotio

Naantalin kaupungissa on vireillä organisaatiouudistus, jonka yhteydessä on tarkoitus selvittää mm. eräiden tukipalvelujen organisointivaihtoehtoja. Omaan tuotantoon perustuvilla järjestämismalleilla kaupunki ei välttämättä pysty vastaamaan tulevaisuuden palvelutarpeisiin, kuntalaisten kasvaviin odotuksiin ja turvaamaan toiminnan jatkuvuutta.

Kunta-alan osaajapula koskettaa yhä useampaa ammattialaa. Työmarkkinoilla ei jatkossa ole saatavilla kaikkea tarvittavaa osaamista. Jo nykyisellään pitkäaikaiset poissaolot aiheuttavat ongelmia työjärjestelyissä ja työkuormissa. Osaajapula on arkipäivää mm. kirjanpidon, palkkahallinnon, asiakirjahallinnon ja ict-aloilla. Vaihtoehtoisten toimintamallien tarkastelu on näin tarpeen. Lisäksi kaupungin talouteen kohdistuu tulevina vuosina sopeuttamispaineita ja toiminnan tuottavuutta on kyettävä kasvattamaan.

Organisaatiouudistuksen yhteydessä on päätetty tehdä seuraavat tukipalveluja koskevat selvitykset:

- Taloushallinnon uudelleenorganisointivaihtoehdot

- Tietohallinnon uudelleenorganisointivaihtoehdot

- Palkkahallinnon uudelleenorganisointivaihtoehdot

- Päätöksentekopalveluiden keskittämisvaihtoehdot

- Sisäisten toimistopalveluiden uudelleenorganisointivaihtoehdot

- Hankintojen/keskusvaraston uudelleenorganisointivaihtoehdot

- Kiinteistöhuollon uudelleenorganisointivaihtoehdot

Yhteistyötoimikunta on käsitellyt organisaatiouudistusta 21.3.2023 kokouksessaan.

Selvitysten tekeminen on hyvä tehdä ulkopuolisen tahon voimin, jolloin asioita kyetään tarkastelemaan ilman ennakkoluuloja ja mielikuvia.

IT-palvelujen osalta selvitys on kohdennettava koko tietohallinnon palveluketjuun. Selvityksen tulee selkeyttää mitä toimintoja kaupungin kannattaa jatkossa tuottaa itse ja mitä puolestaan voidaan vaihtoehtoisesti hankkia ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Selvityksessä on tarpeen kuvata Naantalin kaupungin tietohallinnon toimintamallin ja nykytila, määrittää tavoitteet IT-toiminnalle, selkeyttää keskeisimpiä uudistamista ohjaavia periaatteita sekä määrittää eri vaihtoehdoissa tarvittavat resurssit.

Naantalin kaupungin tietohallinnon kehittämisestä ja konesalin ja käyttöpalvelujen auditointi on edellisen kerran tehty vuonna 2016.

Vuoden 2016 selvityksessä suositellut kehittämistoimenpiteet olivat:

- Asiakkaiden tarpeiden parempi ymmärtäminen

- IT-jatkuvuuden ja -riskien hallinnan sekä hankkeiden priorisoinnin kehittäminen

- Mahdollisimman laadukkaat IT-palvelut

- Häiriöiden vähentäminen ja nopean toipumisen varmistaminen.

Tietohallinnon toiminnassa ja It-johtamisessa on konsultoinnin jälkeen tapahtunut merkittävää edistymistä. Selvityksessä esitettyjä tavoitteita ja kehitystoimenpide-ehdotuksia on viety toteutukseen. Tavoitteiden ja toimenpiteiden etenemistä on myös seurattu. Tukipalvelutoimintojen tarkastelun yhteydessä olisikin hedelmällistä tehdä IT-palveluista uusi selvitys edellisen selvityksen jatkokehittämishankkeena.

Kaupunginjohtaja, hallintojohtaja ja talousjohtaja ovat keskustelleet selvitystarpeesta CGI:n edustajien kanssa.

CGI on sittemmin tehnyt tarjouksen IT-toimintamalleja koskevasta selvityksestä. Arvioitu kokonaistyömäärä on 17 henkilötyöpäivää, kokonaishinnan ollessa 17 850 euroa (alv 0 %).

- Oheismateriaali: CGI:n tarjous IT-toimintamallia koskevasta selvityksestä (Ei julkinen, julkisuuslain 6 §:n 3 -kohdan perusteella).

Hankintalain mukainen suorahankinnan alaraja on 60 000€. Kaupungin sisäisten toimintaohjeiden mukaan kaupunginhallitus voi antaa luvan suorahankintaan 20 000 euroon saakka.

Vuoden 2023 talousarvioon on palvelutuotannon uudelleenorganisointimallien ja mahdollisten muiden selvitystarpeiden kattamiseen varattu määrärahoja tulosalueelle Järjestelyerät.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää myöntää kaupunginjohtajalle luvan tilata IT-toimintamallia koskevan selvityksen suorahankintana CGI:ltä selostustekstissä esitetyin perustein.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.