Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.03.2022/Pykälä 80

Kaupunginhallitus 07.03.2022 § 80      

223/07.01.03.05/2022    

 

Valmistelija Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vas­tuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn to­teut­ta­mi­ses­ta;
 

-                määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan;
 

-                antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asia­kir­ja­hal­lin­non johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asia­kir­ja­hal­lin­nos­ta vastaavien henkilöiden tehtävistä.

Asiakirjahallintoa johtava tiedonhallinnan asiantuntija johtaa kau­pun­gin­hal­li­tuk­sen alaisena asiakirjahallintoa ja valvoo, että asiakirjahallinnon teh­tä­viä hoidetaan asiakirjahallinnosta annettujen ohjeiden mukaisesti. Val­von­ta­teh­tä­väs­sään tiedonhallinnan asiantuntija voi suorittaa ar­kis­to­tar­kas­tuk­sia kaupungin virastoissa ja yksiköissä. Tarkastuskäynneistä laaditaan tar­kas­tus­ker­to­muk­set.

Tarkastuskäynneillä on kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan ja ar­kis­to­toi­men perinteisiin ydinkysymyksiin kuten arkistotilojen rakennusteknisiin omi­nai­suuk­siin ja varusteluun, aineistonhallintaan, seulonnan to­teut­ta­mi­seen, asiakirjojen hävittämiseen sekä tietosuojan toteutumiseen.

Vuoden 2021 aikana tiedonhallinnan asiantuntija tarkasti sosiaalitoimen hallinnon asiakirjat ja lähiarkiston, teknisten palveluiden hallinnon asiakirjat ja lähiarkiston sekä työllisyyspalveluiden arkiston. Tarkastukset ja niiden tarpeet olivat vuonna 2021 hyvin paljon toisistaan poikkeavia.

Sosiaalitoimen aluetta painotetiin tarkastuskohteina hyvinvointialueelle siirtymisen johdosta. Varsinkin sosiaalitoimen hallinnon arkistot haluttiin käydä ennakoivasti läpi tulevien arkistosiirtotyön helpottamiseksi. Tarkastuksessa ohjattiin arkiston järjestämistä ja työhön palkattiin määräaikainen työntekijä. Tarkastuksen myötä nyt toimialueen analoginen aineisto on hyvin säilytetty, seulottu, suojattu ja luetteloitu.

Työllisyyspalveluihin ei oltu nykyisten tietojen mukaan aiemmin tehty arkistotarkastusta. Näin ollen yhdellä tarkastuskäynnillä ei selvitty, vaan tarvittiin useampi tapaaminen sekä käytännön arkiston järjestely- ja seulostatyötä materiaalin selvittämiseksi. Samalla päivitettiin työllisyyspalveluiden sisäinen ohjeistus arkistotyölle. Osa työstä vaatii vielä arkistonjärjestelyresurssia tulevaisuudessa.

Tekniten palveluiden hallinnon ja lähiarkiston materiaali oli pääasiassa asianmukaisesti hoidettu. Yhdessä katsottiin mm. sopimusten siirtämistä uuteen asianhallintajärjestelmään sekä lähiarkistotiloihin kertyneitä päätearkistoon kuuluvia arkistoyksiköitä.

Lisäksi arkistotarkastuksissa on kiinnitetty huomiota sopimushallinnan ylläpitämiseen, pitkään tai pysyvästi säilytettävän materiaalin siirtämisestä päätearkistoon sekä elinkaaren päänsä saavuttaneen materiaalin asianmukaiseen hävittämiseen.

Pöytäkirjan liitteinä:

-                Sosiaalitoimen hallinnon ja lähiarkiston arkistotarkastuspöytäkirja

-                Teknisten palveluiden hallinnon ja lähiarkiston arkistotarkastuspöytäkirja

-                Työllisyyspalveluiden arkistotarkastuspöytäkirja

Liitteet B1 - B3, KH 7.3.2022

Arkistotarkastuksista pidetään yllä tarkastuslistaa ja sen mukaan tar­kas­tuk­sia jatketaan kuluvan vuoden aikana.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee vuoden 2021 arkistotarkastukset tiedoksi.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.