Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 16.12.2024/Pykälä 345

Saaristolautakunta 20.11.2024 § 35     

Valmistelija Viestintäpäällikkö Jessica Ålgars

Naantalin kaupungin tuottamia saaristotiedotteita ei enää vuonna 2025 jaeta joka kotitalouteen Rymättylässä, Merimaskussa, Velkualla ja Livonsaaressa. Tiedotteita on jaettu yhteensä noin 2700 kpl.

Syynä muutokseen on Postin vuodenvaihteessa voimaan astuvat muutokset koskien julkisia tiedotteita (eli lehtisiä, jotka jaetaan joka kotiin mainoskiellosta huolimatta), digitaalisen viestinnän kehittyminen ja parempi tavoittavuus, sekä painotuotteiden painatuksen ja jakelun merkittävästi kasvaneet kustannukset.

Postin sanelemat muutokset vaikuttavat Postin tämän hetkisten tietojen mukaan jaettujen tuotteiden painorajoihin, jakelupäiviin sekä hintaan.

Julkisen tiedotteen painoraja on ensi vuodesta lähtien 50 g, julkisia tiedotteita jaetaan enää kaksi kertaa kuukaudessa eikä sisällössä saa olla kaupallista mainontaa, suoramarkkinointia tai kolmannen osapuolen kaupallisia liitteitä. Tarkkaa tietoa muutoksesta on edelleen Postilta vaikeaa saada.

Posti on myös nostanut palveluhintoja 9 % lokakuusta 2024 alkaen. Saaristotiedotteiden painatus- ja jakeluhinnat ovat nousseet vuoden 2021 noin 10 000 eurosta vuoden 2024 n. 25 000 euroon. Jakelu maksaa nyt 10 000 euroa, ensi vuonna jakeluhinta olisi noin 10 900 euroa.

Saaristotiedotteet tuotetaan kuitenkin ensi vuonna samalla prosessilla ja sisällöllä kuin nyt, 11 kertaa vuodessa, koska tiedotteilla on oletettavasti kohderyhmä, joka aktiivisesti lukee niitä. Jatkossa saaristotiedotteen saa kahdella tavalla:

-          Tiedotteen voi noutaa painettuna lehtisenä ilmaiseksi kaupungin palvelupisteeltä/kirjastosta Rymättylästä, Merimaskusta tai Velkualta. Lehtiä tuotetaan sen verran, kuin menekkiä on.

-          Tiedotteen voi tilata omaan sähköpostiin kaupungin verkkosivujen kautta.

Uuden toimintatavan mukaan kaupunki säästää kustannuksia ja toimii vastuullisesti, koska saaristotiedotteita painetaan vain sen verran, kuin tarvetta on. Saamme myös mittareita saaristotiedotteen lukija- ja tilaajamääristä, jollaisia ei ole tähän mennessä ollut.

Kannustetaan vahvasti saariston yhdistyksiä hyödyntämään myös seudullista sähköistä tapahtumakalenteria, jonne jokainen voi helposti ja ilmaiseksi syöttää tapahtumatietoja. Naantalin sekä koko seudun tapahtumia voi hakea kaupungin verkkosivujen etusivujen kautta - alueen, ajankohdan tai teeman mukaan.

Yhdistykset voivat halutessaan myös hyödyntää sanomalehtien ilmaisia menovinkkipalstoja, kirjastojen ja kauppojen ilmoitustauluja sekä sosiaalisen median alueryhmiä.

Esittelijä Kehittämispäällikkö

Päätösehdotus Saaristolautakunta esittää kaupunginhallitukselle seuraavaa: Saaristotiedotteiden merkitys saaristolaisille ja saariston yhdistyksille on ollut tärkeä. Yhdistyksillä on saariston aktiviteettien ja palvelujen järjestämisessä merkittävä rooli, joten kaupunki on tukenut niiden toimintaa tarjoamalla maksuttoman ja helpon kanavan viestiä paikallisissa ja pienissäkin asioissa. Saaristossa asuu paljon ikäihmisiä, joilla sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä käytössä. Saaristotiedotteet ovat osa Naantalin saaristokulttuuria ja niillä on merkitystä saaristoidentiteetin säilyttämisessä. Tiedotteessa on ollut myös Varhan ja seurakunnan ilmoituksia. Kotiinjaetun tiedotteen etuna on, että se on kaikkien asukkaiden saavutettavissa, myös liikuntarajoitteisten. Kuntaliiton tuoreen kuntalaistutkimuksen mukaan Naantalissa seuratuin kaupungin viestintäkanava on kaupungin tiedotuslehti ja kotiin jaettavat tiedotteet, joita 84% seuraa useimmiten  (vrt kaupungin verkkosivut 38 % ja some 30%). Aikaisempaan, vuonna 2020, tehtyyn tutkimukseen verrattuna ei printin arvostuksessa ole tapahtunut muutosta.Tässä vaiheessa ei tule lopettaa saaristotiedotteiden jakelua, vaan kartoittaa yhdistysten tarpeet ja toiveet saariston asioiden viestinnässä sekä kehittää yhdessä saaristolaisten tarpeista lähtevää kustannustehokasta viestintää.

Päätös Kehittämispäällikön päätösehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 16.12.2024 § 345      

978/07.02.00/2024    

 

Valmistelija Viestintäpäällikkö Jessica Ålgars

Naantalin kaupungin tuottamien saaristotiedotteiden jakelu muuttuu ensi vuonna ja tarjoamme myös mahdollisuuden tilata tiedotteen suoraan omaan sähköpostiin.

Saaristotiedotetta ei enää jaeta joka kotitalouteen julkisena tiedotteena Rymättylässä, Merimaskussa, Velkualla ja Livonsaaressa. Tiedotteita on jaettu noin 2700 kpl. Saaristotiedotteessa on paitsi Naantalin kaupungin myös yhdistysten, seurakuntien ja Varhan aiheita.

Syynä muutokseen on Postin vuodenvaihteessa voimaan astuvat muutokset koskien julkisia tiedotteita (eli osoitteetonta suorajakelua), digitaalisen viestinnän kehittyminen ja parempi tavoittavuus sekä painotuotteiden painatuksen ja jakelun merkittävästi kasvaneet kustannukset.

Postin sanelemat muutokset vaikuttavat julkisten tiedotteiden painorajoihin, jakelupäiviin sekä hintaan. Julkisen tiedotteen painoraja on ensi vuodesta lähtien 50 g, julkisia tiedotteita jaetaan enää kaksi kertaa kuukaudessa eikä sisällössä saa olla kaupallista mainontaa.

Postin ilmoittama jakeluaika vastaanottajille on jatkossa seitsemän arkipäivää, mikä on melko pitkä aika ajankohtaistietoa sisältävälle painotuotteelle.

Posti ilmoitti vasta marraskuussa lopullisen tiedon julkisten tiedotteiden jakeluhinnasta. Hinnat nousevat enemmän kuin aiemmin ilmoitettiin, 0,45 euroon per tiedote. Saaristotiedotteen osalta jakeluhinta nousisi ensi vuonna nykyisestä 10 000 eurosta/vuosi noin 13 400 euroon/vuosi, eli 34 %. Painatushinta mukaan laskien Saaristotiedotteen jakelu ja painatus joka kotiin maksaisi jatkossa lähes 30 000 euroa vuodessa (henkilötyön lisäksi). Hinta on lähes kolminkertaistunut vuodesta 2021.

Painotuotteiden osuus viestinnän ja markkinoinnin kokonaisbudjetista on merkittävä. Tänä vuonna markkinoinnin kokonaisbudjetti on ollut 40 000 euroa, kun kaupungin kotiin jaettavien painotuotteiden (Nasta ja Saaristotiedotteet) hinta on ollut yhteensä 68 000 euroa vuodessa, henkilötyön lisäksi.

Asukaslehti Nasta jaetaan myös jatkossa jokaiseen naantalilaiseen kotitalouteen, neljä kertaa vuodessa. Nasta on kaupungin viestintäyksikön tuottama lehti, joka kuuluu Naantalin viestinnän strategiseen kokonaisuuteen. Nasta-lehdessä kuten muissa viestinnän kanavissa saariston aiheita nostetaan säännöllisesti ja näkyvästi esille.

Saaristotiedotteet kootaan hallinnon toimialalla.

Myös asukaslehti Nastan jakeluhinnat nousevat merkittävästi ensi vuonna, siitä huolimatta, että Nastan koko kutistuu Postin uusien painorajojen vuoksi.

Saatu palaute ja jakelu ensi vuonna

Asukkailta ja yhdistyksiltä on saatu kuusi kannanottoa, joissa toivotaan Saaristotiedotteen säilyttämistä. Keskeinen viesti on ollut niiden yhteisöllisyyttä luova merkitys sekä ikäihmisten vaikeudet käyttää digitaalisia palveluja ja kanavia, ja toive kotiin jaettavasta tiedotteesta. Saaristolautakunnan palaute 20.11. on samansuuntainen.

Postin syksyllä ilmoittamien muutosten vuoksi kaupungin tarkoituksena oli yhdistää Nasta-lehti ja Saaristotiedotteet yhdeksi tuotteeksi. Yksi lehti joka kotitalouteen palvelisi kaupungin asukkaita yhdenvertaisesti.

Saadun palautteen myötä on tuotu esille, että Saaristotiedote on edelleen tärkeä. Siksi kaupunki on päättänyt jatkamaan Saaristotiedotteiden julkaisemista vuonna 2025.

Saaristotiedotteet tuotetaan ensi vuonna samalla prosessilla ja sisällöllä kuin nyt, 6 kertaa vuodessa. Postin hitaan jakelurytmin ja korkean jakeluhinnan vuoksi 11 kertaa vuodessa ei ole enää toimiva malli.

Jatkossa saaristotiedotteen saa seuraavalla tavalla:

- Tiedotteen voi noutaa painettuna lehtisenä ilmaiseksi kaupungin palvelupisteeltä/kirjastosta Rymättylästä, Merimaskusta tai Velkualta. Sen voi noutaa myös palvelupisteen ollessa kiinni, kirjaston omatoimiaikana. Saaristotiedotteiden menekkiä seurataan ja niitä painatetaan sen verran, kuin menekkiä on.

- Tiedotteen voi tilata omaan sähköpostiin kaupungin verkkosivujen kautta: naantali.fi/saaristotiedote

- Tiedotteen voi noutaa Rymättylän keskustan kahvila Tuulisolmusta sekä Livonsaaren kyläkaupasta. Nämä jakelupaikat on lisätty saaristolaisten toiveesta, saavutettavuuden vuoksi. Kirjastot ovat kuitenkin ensisijainen jakelupaikka, joissa tiedotteiden menekkiä seurataan säännöllisesti.

- Niille henkilöille, jotka syystä tai toisesta eivät voi tilata tiedotetta sähköisesti tai noutaa se jakelupisteistä, tarjotaan mahdollisuus tilata Saaristotiedote painettuna omaan postilaatikkoon. Kotiin tilaaminen on mahdollista Saaristotiedotteen vuoden 2025 toisesta lehdestä alkaen ja tästä tiedotetaan kaupungin verkkosivuilla tammikuussa 2025.

Kotiin tilattavien Saaristotiedotteiden kustannuksista vastaa saaristolautakunta ja käytännön järjestelyt organisoidaan kehittämispäällikön toimesta.

Saaristotiedotteen julkaisu ja jakelu tällä tavalla tehdään vuoden kokeiluna, vuodelle 2025.

Painotuotteita vähentämällä kaupunki toimii vastuullisesti sekä taloudenhoidon että ekologisuuden kannalta. Saaristotiedotteita painetaan jatkossa sen verran, kuin tarvetta on. Saamme myös mittareita saaristotiedotteen lukija- ja tilaajamääristä.

Kaupungin on myös jatkossa arvioitava eri viestintäkanavia ja painotuotteiden roolia. Yhteiskunta kehittyy kohti digitaalisia palveluja ja viestintää, ja myös Naantalissa on ohjattava asukkaita käyttämään sähköisiä kanavia ja tapahtumakalentereita, kuten tänä vuonna Naantalin verkkosivulle avattu seudullinen tapahtumakalenteri.

Oheismateriaali:
- Merimasku-Seuran kannanotto saaristotiedotteen jakamisen jatkamiseksi
- Eläkeliiton Lemu-Askainen-Velkuan yhdistyksen kannanotto saaristotiedotteiden jakelusta
- Livonsaaren kyläyhdistys ry:n ja Pro Sinervo ry:n kannanotto saaristotiedotteen jakelusta
- Röölän kylätoimikunta ry:n kannanotto saaristotiedotteen jakelusta
- Rymättylän Perinnetoimikunnan kannanotto saaristotiedotteen jakelusta

- Mielipide saaristotiedotteen julkaisumuodon muutoksesta, Eläkeliitto Rymättylän yhdistys ry

Viestintäpäällikkö Jessica Ålgars on läsnä asiantuntijana kokouksessa.
 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi, että Saaristotiedotteiden tuottamista jatketaan vuonna 2025 nykyisellä sisällöllä 6 kertaa vuodessa. Saaristotiedotteen jakelu muuttuu Postin julkisen tiedotteiden uusien jakeluehtojen ja hintojen vuoksi siten, että tiedotetta ei jaeta joka kotitalouteen, vaan sen voi tilata omaan sähköpostiin tai noutaa painettuna saariston palvelupisteistä/kirjastoista, sekä Rymättylän kahvila Tuulisolmusta ja Livonsaaren kyläkaupasta.
Heille, jotka syystä tai toisesta eivät voi tilata tiedotetta sähköisesti tai hakea sitä jakelupisteestä, tarjotaan mahdollisuus tilata Saaristotiedote painettuna omaan postilaatikkoon. Näistä kustannuksista vastaa saaristolautakunta.

Kokouskäsittely Keskustelun aikana kaupunginjohtaja tarkensi ehdotustaan seuraavasti:

Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi, että Saaristotiedotteiden tuottamista jatketaan vuonna 2025 nykyisellä sisällöllä 6 kertaa vuodessa. Saaristotiedote jaetaan jokaisen kotitalouteen ja sen kustannukset rahoitetaan saaristolautakunnan määrärahoista. Kokeilun kesto on kaksi vuotta.

Merkittiin, että viestintäpäällikkö Jessica Ålgars oli läsnä kokouksessa asiantuntijana asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan tarkennettu ehdotus hyväksyttiin.